Wyliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w 2017 r.

Ekwiwalent urlopowy wyraża kwotę pieniędzy, jaką pracownik powinien otrzymać za dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zasadniczo staje się on należny w ostatnim dniu zatrudnienia (także wtedy, gdy pensja za dany miesiąc wypłacana jest do 10 dnia miesiąca kolejnego) i z tym dniem rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent.

Odpowiedź na pytanie jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nie zawsze jest prosta. Przy kalkulowaniu omawianego świadczenia należy pamiętać, że:

  1. Pewne należności nie wchodzą do podstawy ekwiwalentu. Spośród nich wymienić należy przede wszystkim:
  • świadczenia wymienione w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), czyli np. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne,
  • premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego, czyli np. premie inne niż regulaminowe przyznawane swobodną decyzją pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
  • należności wypłacone pracownikowi tytułem rekompensaty poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np.: ekwiwalenty za pranie i konserwację odzieży roboczej, diety i inne należności przysługujące zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej,
  • świadczenia pozapłacowe typu pakiety medyczne finansowane przez zakład pracy czy należności z zfśs,
  • wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2008 r., sygn. akt II PK 183/07).

 

  1. Składniki stałe (np. wynagrodzenie zasadnicze określone stawką miesięczną) uwzględnia się w podstawie wyliczeń w pełnej wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, a więc jeśli przykładowo stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, to do podstawy wliczamy pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część, ustaloną stosownie do faktycznego okresu zatrudnienia.

 

  1. Składniki zmienne za okresy miesięczne wlicza się do podstawy w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (niezależnie od tego za jaki okres one przysługują). Podobnie jest ze składnikami zmiennymi należnymi za okresy dłuższe niż miesiąc (np. z premiami kwartalnymi), tyle że uwzględnia się je w podstawie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia uprawnienia do ekwiwalentu.

Czasami pracodawcy zastanawiają się, czy w podstawie ekwiwalentu można uwzględniać miesięczne składniki zmienne z okresu 12 miesięcy, jeśli ich wysokość ulega znacznym wahaniom? Odpowiedź brzmi: nie. Przepis § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego taką możliwość przewiduje wszakże tylko w odniesieniu do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 16 lipca 2013 r. (sygn. akt III APa 23/12), w którym czytamy:

„(…) Przepis § 8 ust. 1 (dla wynagrodzenia urlopowego) odpowiada wprawdzie treści § 16 ust. 1 rozporządzenia (dla ekwiwalentu), ale jedynie w przypadku § 8 w ust. 2 wprowadzono zapis, że w razie znacznych wahań wynagrodzeń można okres ustalania składników wydłużyć do 12 miesięcy. Możliwości takiej nie przewiduje § 16 rozporządzenia odnoszący się do ustalania ekwiwalentu, choć rozporządzenie nowelizowano wielokrotnie. Tylko wówczas, gdy pracownikowi przysługiwały składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe, niż jeden miesiąc, które zostały wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, składniki te uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. W praktyce przepis ten ma zastosowanie głównie do premii otrzymywanych za okresy roczne, półroczne czy kwartalne. (…)”.

 

  1. Niekiedy trzeba uzupełnić podstawę wyliczeń. Taka konieczność pojawia się wtedy, gdy w okresie, z którego podstawa jest ustalana, pracownik przez pewien czas był nieobecny w pracy (np. z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego). Uzupełnienie (dopełnienie) sprowadza się do:
  • podzielenia faktycznie otrzymanego przez pracownika wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało oraz
  • pomnożenia uzyskanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby (w ciągu 3 lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Pamiętajmy, że omawianego uzupełnienia dokonuje się w przypadku wszystkich składników zmiennych, choćby miały charakter incydentalny (tak jak np. wynagrodzenie i dodatki za sporadycznie świadczoną pracę nadliczbową) i niezależnie od przyczyn absencji w pracy, a zatem także w odniesieniu do nieobecności nieusprawiedliwionych.

 

  1. Czasem niektóre miesiące pomijamy przy budowaniu podstawy ekwiwalentowej. Jeśli:
  • przez cały czas przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub
  • przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny lub pełne miesiące kalendarzowe,

pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, to przy ustalaniu tej podstawy należy brać pod uwagę najbliższe miesiące, za które zmienne składniki były należne. Wyłączanie z kalkulacji danego miesiąca i przyjmowanie w jego miejsce wcześniejszego miesiąca powinno następować wyłącznie wtedy, kiedy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. nieświadczenia pracy w nadgodzinach, zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

 

  1. Gdy ustalimy już średnią miesięczną kwotę podstawy ekwiwalentu, musimy przejść do obliczenia stawki dziennej. W tym celu wymagane jest:
  • podzielenie podstawy wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy (w 2017 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi on 20,83 (sposób jego wyliczenia znajdziemy tutaj),
  • podzielenie otrzymanego wyniku przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (z reguły jest to 8 godzin, choć np. w przypadku niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym będzie to 7 godzin, a w przypadku niektórych osób zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej – 7 godzin i 35 minut).

Pracodawcy często mają wątpliwość jaki powinno się stosować współczynnik ekwiwalentowy przy zaległym urlopie. Otóż o tej kwestii decyduje moment zyskania przez pracownika prawa do ekwiwalentu. A zatem współczynnik urlopowy przyjmuje się z tego roku, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. Bez znaczenia pozostaje tu to, czy chodzi o urlop bieżący, czy też zaległy. Przykładowo jeżeli pracownik nabywa w styczniu 2017 r. prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z 2016 r., to stosujemy współczynnik z 2017 r.

 

  1. Na sam koniec musimy pomnożyć wyliczoną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent wypłacamy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, także wtedy gdy pracodawca opłaca pracowników za dany miesiąc do 10 dnia miesiąca kolejnego. Gdy pracownik przykładowo zostanie zwolniony z pacy 16 grudnia 2016 r., to w tym dniu powinien on otrzymać ekwiwalent, nawet jeśli grudniowa pensja będzie mu wypłacona dopiero w styczniu 2017 r.

 

Aby najpełniej zobrazować schemat wyliczania ekwiwalentu urlopowego posłużmy się poniższym przykładem.

Załóżmy, że:

  • w dniu 20 stycznia 2017 r. rozwiązano umowę o pracę z pracownikiem, który pracował na pełny etat w podstawowej organizacji pracy i któremu z tego powodu należał się ekwiwalent za 10 dni (80 godz. z tego 56 godz. dotyczy urlopu z 2016 r.) niewykorzystanego urlopu,
  • pracownik wynagradzany był stawką godzinową w wysokości 25 zł, a ponadto miał prawo do regulaminowych premii rocznych oraz zmiennych premii miesięcznych mających charakter roszczeniowy.

 Poczyńmy dodatkowe założenie, że wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w okresie poprzedzającym styczeń wynosiło:

  • wynagrodzenie godzinowe i miesięczne premie należne za okres od października do grudnia 2016 r.: 11650 zł (we wspomnianym okresie pracownik miał do przepracowania nominalnie 62 dni, a faktycznie z powodu 4 dni choroby, 8 dni urlopu wypoczynkowego i 3 dni nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych wypracował 47 dni);
  • premia roczna wypłacona w styczniu 2016 r. za rok 2015: 3980 zł (premia za rok 2016 wypłacona została dopiero na koniec stycznia 2017 r. – w okresie od stycznia do grudnia 2015 r. pracownik miał do przepracowania nominalnie 252 dni, a faktycznie z powodu 11 dni choroby, 19 dni urlopu wypoczynkowego i 2 dni nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych wypracował 220 dni).

 W opisanych okolicznościach ekwiwalent urlopowy należy obliczyć w następujący sposób:

 Krok 1. Uzupełnienie wynagrodzenia godzinowego i zmiennych premii miesięcznych:

  • 11650 zł : 47 dni pracy w okresie od października do grudnia 2016 r. = 247,87 zł,
  • 247,87 zł x 62 dni nominalnie do przepracowania w okresie od października do grudnia 2016 r. = 15367,94 zł.

Krok 2. Uzupełnienie premii rocznej:

  • 3980 zł : 220 dni pracy w 2015 r. = 18,09 zł,
  • 18,09 zł x 252 dni nominalnie do przepracowania w 2015 r. = 4558,68 zł.

Krok 3. Ustalenie średniego wynagrodzenia zmiennego:

  • (15367,94 zł : 3 miesiące) + (4558,68 zł : 12 miesięcy) = 5501,54 zł.

Krok 4. Obliczenie kwoty należnego ekwiwalentu:

  • 5501,54 zł : 20,83 (współczynnik urlopowy) = 264,12 zł,
  • 264,12 zł : 8 = 33,02 zł,
  • 33,02 zł x 80 godz. niewykorzystanego urlopu = 2641,60 zł.

Komentarz do “Wyliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w 2017 r.

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *