Posiłki podczas spotkań z klientami bez podatku

Informator Kadrowo - Płacowy 2018

Posiłki podczas spotkań z klientami finansowane przez pracodawcę pracownikom mobilnym (np. przedstawicielom handlowym) nie generują po stronie zatrudnionych przychodu, od którego należałoby pobrać zaliczkę na podatek.

Skorzystanie przez podwładnego ze świadczenia w postaci pokrycia przez podmiot go zatrudniający kosztów gastronomii (i noclegu) przy okazji wypełniania obowiązków służbowych niewątpliwie następuje za zgodą pracownika, niemniej świadczenie to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie zakładu pracy oraz nie przynosi zatrudnionemu korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść. Gdyby nie wykonywanie polecenia przełożonych związanych ze spotkaniami z kontrahentami pracownik mobilny nie miałby powodu do ponoszenia kosztów posiłków konsumowanych na tych spotkaniach.

Takie podejście jest zgodne ze stanowiskiem Trybunału Konstytucyjnego wyrażonym m.in. w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 20 czerwca 2017 r., sygn. 0111-KDIB2-3.4011.44.2017.1.SK.

Wskazano w niej, że: „(…) Zgodnie z literalnym brzmieniem art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami ze stosunku pracy są wszelkie świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, które to świadczenia pokrywane są ze środków pracodawcy.

Przy czym, zgodnie ze stanowiskiem Trybunału Konstytucyjnego (wyrażonym m.in. w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13), ukształtowane w procesie stanowienia prawa rozumienie przepisu może odbiegać od literalnego brzmienia, jeżeli określony, ustalony w praktyce, sposób rozumienia treści normatywnej utrwalił się, a zwłaszcza znalazł jednoznaczny i autorytatywny wyraz w orzeczeniach Sądu Najwyższego lub NSA. W takim przypadku należy uznać, że przepis ma taką właśnie treść, jaką odnalazły w nim te najwyższe instancje sądowe.

W wyżej oznaczonym wyroku Trybunał Konstytucyjny (oceniając przepis art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 3 w związku z art. 11 ust. 2-2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przez pryzmat ich zgodności z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej) stwierdził, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

    • zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
    • zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
    • korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Uwzględniając powyższe ustalenia Trybunału Konstytucyjnego, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 września 2014 r. sygn. akt II FSK 2280/12 wyraził pogląd, że jakkolwiek skorzystanie ze świadczenia w postaci noclegu wykupionego przez pracodawcę niewątpliwie następuje za zgodą pracownika, niemniej świadczenie to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie pracodawcy obowiązanego do właściwego zorganizowania pracy.

Z kolei w wyroku z dnia 2 października 2014 r. sygn. akt II FSK 2387/12, Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, że obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych, czy pokryciem kosztów eksploatacji samochodu służbowego czy kosztów zużytej energii elektrycznej. Ten obowiązek należy i trzeba odnosić i analizować w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy. Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy, tak aby była ona wydajna i należytej jakości. Zapewnienie możliwości nocnego wypoczynku odpowiada także obowiązkowi pracodawcy organizowania pracy w sposób zmniejszający uciążliwość pracy.

W konsekwencji, przyjąć należy, że mimo bardzo szerokiego ujęcia w art. 12 ust. 1 ww. ustawy przychodów ze stosunku pracy, nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika m.in., że Wnioskodawca zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Zakres obowiązków przedstawicieli obejmuje obsługę klientów Spółki, pomoc przy wyborze produktów Spółki, utrzymywanie relacji z dotychczasowymi klientami oraz pozyskiwanie nowych klientów. Wykonywanie obowiązków wiąże się ze stałymi wyjazdami. Wyjazdy te nie stanowią podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. W związku z powyższym przedstawiciele ponoszą wydatki na noclegi gdyż spotkania z klientami odbywają się w znacznej odległości od miejsca zamieszkania, jak również zachodzi konieczność kontynuowania spotkania w tej samej okolicy. Ponadto przedstawiciele ponoszą wydatki na posiłki podczas spotkań z klientami (tj. obiad z klientem, lunch biznesowy, itp. – przy czym wydatki te nie mają wystawnego charakteru, nie służą celom reprezentacyjnym, a mają charakter normalnego trybu prowadzonych spotkań zwyczajowo przyjętego w kontaktach biznesowych). Za ww. wydatki przedstawiciele handlowi płacą własną gotówką, bądź firmową kartą płatniczą. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów księgowych (faktur, rachunków, paragonów). Po przedłożeniu rachunków Spółka wykonuje przelew na konto pracownika lub zwraca gotówkę z kasy firmowej. Faktury i rachunki wystawiane są bezpośrednio na Spółkę.

Należy pokreślić, że ustawowe pojęcie nieodpłatnych świadczeń musi być zawsze interpretowane w konkretnym kontekście, a nie w oderwaniu od niego z pominięciem okoliczności realizacji pewnych uprawnień, zjawisk gospodarczych i zdarzeń prawnych.

Są świadczenia, które gwarantują higieniczne i bezpieczne warunki pracy i służą jej organizacji (umożliwiają prawidłowe wykonywanie pracy), których spełnienie leży przede wszystkim w interesie pracodawcy w celu odpowiedniego zorganizowania własnej działalności gospodarczej, która musi być nastawiona ze swej istoty na osiągnięcie przychodów. W takim przypadku pracownik korzysta z tych świadczeń (w ramach wykonywania przypisanej pracy), jednak dla niego jest to korzyść niewychodząca na zewnątrz stosunku pracy i nie stanowi dochodu, będącego przedmiotem opodatkowania.

Skorzystanie przez pracowników ze świadczenia w postaci pokrycia przez pracodawcę kosztów gastronomii i noclegu niewątpliwie następuje za zgodą pracownika, niemniej świadczenie to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie pracodawcy oraz nie przynosi pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść. Udostępnienie miejsc noclegowych pracownikom leży wyłącznie w interesie pracodawcy, a nie pracowników, którzy swoje potrzeby mieszkaniowe zaspokajają w innym miejscu i w inny sposób oraz którzy – gdyby nie konieczność wywiązania się z obowiązków wynikających z umowy o pracę – nie mieliby powodu do ponoszenia kosztu takich noclegów. Również gdyby nie obowiązki służbowe związane ze spotkaniami z kontrahentami pracownicy nie mieliby powodu do ponoszenia kosztów gastronomii związanych z tymi spotkaniami.

W tym stanie rzeczy oraz w świetle wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. oraz orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego uznać należy, że wynikające z konieczności wykonywania czynności służbowych sfinansowanie przez Wnioskodawcę kosztów noclegów i gastronomii związane z wykonywaniem przez pracowników–przedstawicieli handlowych pracy w miejscu i w czasie wskazanym przez pracodawcę (niebędącym podróżą służbową), nie generuje po stronie pracowników przychodu do opodatkowania. Wydatki ponoszone są bowiem w interesie pracodawcy, a co za tym idzie pracownicy nie otrzymują od Wnioskodawcy jakiekolwiek przysporzenia majątkowego. (…)”.

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *