Rozliczanie delegacji – diety i inne należności za podróże służbowe

Wszystko o zatrudnianiu i rozliczaniu cudzoziemców

Sposób rozliczania delegacji odbywanych przez zatrudnione osoby zależy przede wszystkim od tego, czy rozliczanie to dokonywane jest na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, czy też w oparciu o regulacje wewnątrzzakładowe. Tak czy inaczej, dieta delegacyjna nie może być niższa od diety należnej za delegację krajową wypłacaną w budżetówce, która obecnie wynosi 30 zł.

Tzw. budżetówka rozliczając delegacje musi stosować przepisy ww. rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.

Podmioty prywatne w zakresie rozliczania delegacji mają wybór i mogą stosować:

  • reguły wskazane w przywołanym wyżej akcie prawnym lub
  • własne zasady organizowania oraz opłacania podróży służbowych, które powinny wynikać wprost z układu zbiorowego pracy lub w regulaminu wynagradzania, bądź umowy o pracę, jeżeli w zakładzie nie obowiązuje żaden ze wspomnianych aktów normatywnych. Zasady te nie mogą ustanawiać wysokości diety za dobę delegacji (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na poziomie niższym niż krajowa dieta przewidziana dla budżetówki.

Zauważmy, że w myśl Sąd Najwyższy w wyrok z 3 marca 2016 r., sygn. akt II PK 3/15, stwierdził, że: „(…) że przepisy wykonawcze (rozporządzenie o podróżach służbowych – przypis redakcji) ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 K.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. (…)”.

Ten sam pogląd został zaprezentowany w wyroku SN z 7 lipca 2016 r., sygn. akt I PK 211/15.

Na mocy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., zatrudnionej osobie wysłanej w delegację poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, przysługują:

  • diety oraz
  • zwrot:
    • kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
    • kosztów dojazdów (alternatywnie ryczałt),
    • kosztów noclegów bądź ryczałt za nocleg,
    • innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Diety

Dieta w czasie delegacji krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Obecnie wynosi ona 30 zł za dobę podróży. Jej finalna wysokość zależy od czasu podróży służbowej, który liczy się od momentu rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

Czas krajowej podróży służbowej Wysokość krajowej diety Pomniejszanie diety o zapewniony pracownikowi posiłek
Podróż trwająca nie dłużej niż dobę mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje Przy zmniejszaniu diety każdy posiłek stanowi odpowiednio:

·        śniadanie – 25% diety (7,50 zł tj. 25% z kwoty 30 zł);

·        obiad – 50% diety (15 zł tj. 50% z kwoty 30 zł);

·        kolacja – 25% diety (7,50 zł).

 

Podróż trwająca nie dłużej niż dobę od 8 do 12 godzin 15 zł

czyli 50% pełnej diety

Podróż trwająca nie dłużej niż dobę ponad 12 godzin 30 zł
Podróż trwająca dłużej niż dobę – za każdą dobę 30 zł
Podróż dłuższa niż dobę – za niepełną, ale rozpoczętą dobę – trwająca do 8 godzin 15 zł

czyli 50% pełnej kwoty diety należnej za dobę delegacji

Podróż dłuższa niż dobę – za niepełną, ale rozpoczętą dobę – trwająca ponad 8 godzin 30 zł
Ważne!

Obniżanie krajowych diet tytułem zapewnianych posiłków powinno odbywać się każdorazowo poprzez mnożenie pełnej kwoty 30 zł przez stosowną stawkę procentową z zależności od zagwarantowanego pracownikowi posiłku. Regułę tę stosuje się także w przypadkach, kiedy stosowne pomniejszenie dokonywane jest w odniesieniu do niepełnej diety (należnej przykładowo przy wyjeździe służbowym trwającym 11 godzin). Potwierdziło to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 16 kwietnia 2013 r.

Zmniejszania diet (krajowych i zagranicznych) związanego z posiłkami dokonuje się także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

 

W przypadku podróży zagranicznych diety należne są w wysokościach wskazanych w załączniku do rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. (ich kwoty wskazane są na końcu artykułu).

Diety zagraniczne również podlegają pomniejszaniu tytułem posiłków zapewnionych pracownikowi. Każdy posiłek stanowi odpowiednio:

Wszystko o zatrudnianiu i rozliczaniu cudzoziemców
  • śniadanie – 15% diety;
  • obiad – 30% diety;
  • kolacja – 30% diety.

Zwrot kosztów noclegów

W przypadku delegacji krajowej zwrot kosztów noclegu przysługuje:

  • w wysokości stwierdzonej rachunkiem / fakturą, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki krajowej diety (tj. nie wyższej niż 600 zł) albo
  • w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli obecnie 45 zł (pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00).

Zwrot z tytułu noclegu nie przysługuje:

  • gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,
  • kiedy pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
  • za czas przejazdu w delegacji.

W przypadku zagranicznej podróży służbowej tytułem zwrotu kosztów noclegów należy się:

  • rekompensata na podstawie przedłożonego rachunku hotelowego w granicach limitu określonego dla danego kraju (limity podane są w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego),
  • jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za hotel, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 25% limitu określonego na noclegi w hotelu dla danego kraju.

Zwrot kosztów noclegu nie jest należny gdy zakład pracy lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Pracodawca ma prawo w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej wyżej wymienione limity.

Zwrot kosztów przejazdów

Przejazdy i związane z tym koszty to nieodzowny element każdej podróży służbowej. Dlatego też delegowanemu należy się zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Pracodawca, na wniosek pracownika jest uprawniony do wyrażenia zgody na przejazd w podróży krajowej autem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością zakładu pracy. W takich okolicznościach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na terenie Polski trwającej co najmniej 10 kolejnych kalendarzowych dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zwrot za koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej w delegacji krajowej

Zatrudniona osoba bardzo często musi się przemieszczać po miejscowości docelowej w delegacji. Na tę okoliczność należy się jej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety czyli aktualnie 6 zł. Wspomniana należność nie przysługuje pracownikowi, który nie ponosi kosztów dojazdów.

Zamiast ryczałtu pracownik na swój wniosek pozytywnie rozpatrzony przez pracodawcę otrzymuje zwrot na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w kwocie faktycznie poniesionej.

Zwrot za koszty dojazdów w delegacji zagranicznej

Osoba przebywająca w delegacji poza granicami Rzeczpospolitej niejednokrotnie dojeżdża z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Z tego tytułu należny jest jej ryczałt na pokrycie związanych z tym kosztów w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli zatrudniony ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Dodatkowo podwładny w celu pokrycia mu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej powinien otrzymać ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ww. ryczałty nie przysługują jeżeli:

  • podróż zagraniczna odbywana jest służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
  • delegowany ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Zwrot innych wydatków

Przy zagranicznych podróżach służbowych zatrudnionemu należy się dodatkowo:

  • zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów,
  • zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Ponadto zatrudnionemu tytułem delegacji przysługuje zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np.:

  • opłaty za bagaż,
  • opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
  • postój w strefie płatnego parkowania,
  • miejsca parkingowe,
  • inne konieczne wydatki wiążące się bezpośrednio z przebywaniem w delegacji.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach 

Lp. Państwo Waluta Kwota diety Kwota limitu na nocleg
1 Afganistan EUR 47 140
2 Albania EUR 41 120
3 Algieria EUR 50 200
4 Andora EUR 50 160
5 Angola USD 61 180
6 Arabia Saudyjska EUR 45 180
7 Argentyna USD 50 150
8 Armenia EUR 42 145
9 Australia AUD 88 250
10 Austria EUR 52 130
11 Azerbejdżan EUR 43 150
12 Bangladesz USD 50 120
13 Belgia EUR 48 160
14 Białoruś EUR 42 130
15 Bośnia i Hercegowina EUR 41 100
16 Brazylia EUR 43 120
17 Bułgaria EUR 40 120
18 Chile USD 60 120
19 Chiny EUR 55 170
20 Chorwacja EUR 42 125
21 Cypr EUR 43 160
22 Czechy EUR 41 120
23 Dania DKK 406 1.300
24 Egipt USD 55 150
25 Ekwador USD 44 110
26 Estonia EUR 41 100
27 Etiopia USD 55 300
28 Finlandia EUR 48 160
29 Francja EUR 50 180
30 Gibraltar GBP 35 200
31 Grecja EUR 48 140
32 Gruzja EUR 43 140
33 Hiszpania EUR 50 160
34 Hongkong USD 55 250
35 Indie EUR 38 190
36 Indonezja EUR 41 110
37 Irak USD 60 120
38 Iran EUR 41 95
39 Irlandia EUR 52 160
40 Islandia EUR 56 160
41 Izrael EUR 50 150
42 Japonia JPY 7.532 22.000
43 Jemen USD 48 160
44 Jordania EUR 40 95
45 Kambodża USD 45 100
46 Kanada CAD 71 190
47 Katar EUR 41 200
48 Kazachstan EUR 41 140
49 Kenia EUR 41 150
50 Kirgistan USD 41 150
51 Kolumbia USD 49 120
52 Kongo,
Demokratyczna Republika Konga
USD 66 220
53 Korea Południowa EUR 46 170
54 Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna EUR 48 170
55 Kostaryka USD 50 140
56 Kuba EUR 42 110
57 Kuwejt EUR 39 200
58 Laos USD 54 100
59 Liban USD 57 150
60 Libia EUR 52 100
61 Liechtenstein CHF 88 200
62 Litwa EUR 39 130
63 Luksemburg EUR 48 160
64 Łotwa EUR 57 132
65 Macedonia EUR 39 125
66 Malezja EUR 41 140
67 Malta EUR 43 180
68 Maroko EUR 41 130
69 Meksyk USD 53 140
70 Mołdowa EUR 41 85
71 Monako EUR 50 180
72 Mongolia EUR 45 140
73 Niderlandy EUR 50 130
74 Niemcy EUR 49 150
75 Nigeria EUR 46 240
76 Norwegia NOK 451 1.500
77 Nowa Zelandia USD 58 180
78 Oman EUR 40 240
79 Pakistan EUR 38 200
80 Palestyńska Władza Narodowa EUR 50 150
81 Panama USD 52 140
82 Peru USD 50 150
83 Portugalia EUR 49 120
84 Republika Południowej Afryki USD 52 275
85 Rosja EUR 48 200
86 Rumunia EUR 38 100
87 San Marino EUR 48 174
88 Senegal EUR 44 120
89 Republika Serbii
i Republika Czarnogóry
EUR 40 100
90 Singapur USD 56 230
91 Słowacja EUR 43 120
92 Słowenia EUR 41 130
93 Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym:

– Nowy Jork
– Waszyngton

USD 59 200
 

350
300

94 Syria USD 50 150
95 Szwajcaria CHF 88 200
96 Szwecja SEK 459 1.800
97 Tadżykistan EUR 41 140
98 Tajlandia USD 42 110
99 Tajwan EUR 40 142
100 Tanzania USD 53 150
101 Tunezja EUR 37 100
102 Turcja USD 53 173
103 Turkmenistan EUR 47 90
104 Ukraina EUR 41 180
105 Urugwaj USD 50 80
106 Uzbekistan EUR 41 140
107 Wenezuela USD 60 220
108 Węgry EUR 44 130
109 Wielka Brytania GBP 35 200
110 Wietnam USD 53 160
111 Włochy EUR 48 174
112 Wybrzeże Kości Słoniowej EUR 33 100
113 Zimbabwe EUR 39 90
114 Zjednoczone Emiraty Arabskie EUR 39 200
115 Państwa inne niż wyżej wymienione EUR 41 140

 

Artykuł był pomocny? Chcesz więcej takich publikacji?

Bądź zawsze na bieżąco!

Jeśli tak, kliknij powyżej "Lubię to" oraz "Messenger" a dołączysz do grona czytelników SerwisKadrowego.pl na facebooku i messengerze, aby być zawsze na bieżąco.

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *