Weryfikowanie statusu ubezpieczeniowego zleceniobiorców a RODO

Wszystko o zatrudnianiu i rozliczaniu cudzoziemców

Aby możliwym było prawidłowe rozliczenie pod względem składkowym zatrudnioną w ramach umowy zlecenia osobę, zakłady pracy muszą posiadać odpowiednią wiedzę o jej innych tytułach podlegających ubezpieczeniom zusowskim i wysokości osiąganych na ich podstawie przychodów w danym miesiącu. A zatem podmioty zatrudniające powinny wiedzieć jak weryfikować status ubezpieczeniowy zleceniobiorców i czy proces takiej weryfikacji nie łamie przypadkiem przepisów RODO.

Wraz z początkiem 2016 r. znaczącym modyfikacjom uległy reguły ozusowania umów zlecenie. W aktualnym stanie prawnym, zleceniobiorca jest obejmowany obowiązkowymi ubezpieczaniami społecznym w sytuacji, gdy z innych tytułów osiąga w danym miesiącu przychód (podlegający składkom emerytalnym i rentowym) w kwocie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.  A zatem, w 2018 r. wykonawca zlecenia realizujący jednocześnie dwie lub więcej umów zlecenie, podlega obligatoryjnym ubezpieczeniom społecznym z każdej z umów do czasu, aż łączna podstawa wymiaru składek osiągnie poziom 2100 zł. Dopiero, gdy suma podstaw składek społecznych w miesiącu osiągnie wskazane powyżej poziomy, zleceniobiorca z kolejnych tytułów ubezpieczeniowych ma opłacaną obowiązkowo tylko składkę zdrowotną.

Weryfikacja statusu zleceniobiorcy

W myśl art. 34 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, jeśli do opłacania składek ZUS za ubezpieczonego zobowiązanych jest kilku płatników, składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ma być naliczana przez każdego z nich, chyba że ubezpieczony przedstawi dokumenty z których wynika brak takiego obowiązku. Niestety w przepisach brakuje doprecyzowania, o jakie dokumenty chodzi.

W celu uniknięcia błędnych naliczeń składkowych płatnicy zwykle zwracają się do zleceniobiorców z prośbą o:

  • wypełnienie oświadczenia, które będzie wskazywało m.in. inne tytuły ubezpieczeniowe i uzyskiwane w ramach ich kwoty podstaw wymiaru składek społecznych,
  • dostarczenie z innych miejsc pracy np. zaświadczeń od innych płatników o uzyskanej podstawie wymiaru składek ZUS w danym miesiącu.

Stosowanie powyższej praktyki nie łamie przepisów RODO, albowiem jest zgodne z prawem w świetle:

  • art. 34 ust. 6 oraz  art. 46 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, na mocy którego płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ww. ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy oraz
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w myśl którego przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wtedy, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych osobowych.

Użyteczne wzory

Wzór oświadczenia zleceniobiorcy (z klauzulą RODO) określającego m.in. status zatrudnionej osoby, które da nam odpowiedź, jakie składki ZUS będą obligatoryjne w przypadku danej umowy.

Najnowsze publikacje z aktualnym stanem prawnym na 2018 r.

Wniosek do ZUS

Zleceniodawca, chcący sprawdzić, czy prawidłowo wypełnił obowiązki płatnika w odniesieniu do konkretnego zleceniobiorcy w danym miesiącu, może zwrócić się do ZUS z wnioskiem o zbadanie prawidłowości wykazanych składek za zleceniobiorcę.

Załatwienie omawianego wniosku polega na wskazaniu, czy konkretna umowa zlecenia albo współpraca rodzą w danym miesiącu obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Odpowiedź na wniosek stanowi potwierdzenia prawidłowości ustalenia wysokości podstawy wymiaru składek przez płatnika składek (np. prawidłowości uwzględnienia wszystkich składników przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek).

Przedmiotowy wniosek nie jest sformalizowany, choć w celu ułatwienia podmiotom zatrudniającym skorzystania z prawa do jego złożenia, ZUS opracował wzór wniosku o nazwie USZ, który udostępniony jest na stronie www.zus.pl, z możliwością wypełnienia i wydruku bądź jedynie wydruku. Zleceniodawca nie jest zobowiązany do korzystania z tego wzoru i jeśli zdecyduje się na samodzielne przygotowanie wniosku, powinien w nim zawrzeć m.in.:

    • dane identyfikacyjne płatnika,
    • dane identyfikacyjne ubezpieczonego,
    • okresy rozliczeniowe, których wniosek dotyczy.

Na wniosku płatnik może podać także dodatkowe informacje np. o określonej w umowie zlecenia stałej kwotowej odpłatności w przypadku pobierania w danym miesięcy zasiłku z ubezpieczenia społecznego.

Informacja przekazywana zleceniodawcy w odpowiedzi na wniosek jest aktualna wyłącznie na dzień jej sporządzenia. ZUS jest w stanie rozstrzygnąć zbieg tytułów do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych po otrzymaniu imiennych raportów miesięcznych od wszystkich płatników danego ubezpieczonego za miesiąc wskazany we wniosku i pozyskaniu innych, niezbędnych do rozstrzygnięcia zbiegu informacji (np. wybór tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych w przypadku, gdy tytuły te powstały tego samego dnia). Złożenie wniosku „wyprzedzająco”, tj. za miesiąc, za który jeszcze nie upłynął termin na złożenie dokumentów rozliczeniowych skutkuje tym, że wniosek oczekuje na możliwość rozpatrzenia.

 

Artykuł był pomocny? Chcesz więcej takich publikacji?

Bądź zawsze na bieżąco!

Jeśli tak, kliknij powyżej "Lubię to" oraz "Messenger" a dołączysz do grona czytelników SerwisKadrowego.pl na facebooku i messengerze, aby być zawsze na bieżąco.

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *