Terminowość to nieodłączny obowiązek każdego działu kadr i płac. Z tego powodu – by ułatwić „pilnowanie” najważniejszych dat z punktu widzenia kadrowo-płacowego – przygotowaliśmy terminarz na luty 2023 r.
Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na luty 2023 r.
| 06.02.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za styczeń 2023 r. przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe |
| 07.02.2023 | – Złożenie GUS DG-1 – meldunek o działalności gospodarczej |
| 15.02.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za styczeń 2023 r. przez płatników posiadających osobowość prawną |
| 15.02.2023 | – Przekazanie wpłat do instytucji finansowej prowadzącej PPK, obliczonych i pobranych od wynagrodzeń wypłaconych w styczniu 2023 r. |
| 15.02.2023 | – Złożenie GUS Z-10 za 2022 r. – sprawozdanie o warunkach pracy |
| 20.02.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za styczeń 2023 r. przez płatników innych niż osoby prawne i jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe |
| 20.02.2023 | – Opłacenie zaliczek na podatek od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w styczniu 2023 r. przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej, służbowego stosunku pracy, z działalności wykonywanej osobiście, w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło umów o dzieło (PIT-4) |
| 20.02.2023 | – Opłacenie zryczałtowanego podatku pobranego od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w styczniu 2023 r. od przychodów zatrudnionych osób podlegających zryczałtowanemu opodatkowaniu (PIT-8A) |
| 20.02.2023 | – Złożenie deklaracji PFRON za styczeń 2023 r. (DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b) oraz wpłata wyliczonej kwoty na PFRON |
| 27.02.2023 | – Przekazanie do PFRON dokumentów dotyczących dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za styczeń 2023 r. (Wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P oraz formularzem INF-O-PP lub INF-O-PR) |
| 28.02.2023 | – Przekazanie informacji PIT-11 za 2022 r. osobom, dla których zostały one wystawione |
| 28.02.2023 | – Przekazanie przez płatników dokonujących wypłat należności osobom niemającym w Polsce miejsca zamieszkania imiennych informacji IFT-1/IFT-1R tym osobom oraz urzędom skarbowym właściwym w sprawie opodatkowania osób zagranicznych (urzędom wyłącznie drogą elektroniczną) |
| 28.02.2023 | – Przekazanie podatnikowi informacji PIT-R o wypłaconych kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich za 2022 r. |
| 28.02.2023 | – Przekazanie ubezpieczonemu rocznej informacji za 2022 r. o danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych sporządzonych do ZUS, w podziale na poszczególne miesiące (ZUS IMIR) |
| 28.02.2023 | – Poinformowanie do końca lutego 2023 r. zatrudnionych o ponownym autozapisie do PPK. Ponowny autozapis w PPK odbywa się co 4 lata. Po raz pierwszy od wdrożenia programu odbędzie się on w 2023 r. Terminy autozapisu są jednakowe dla wszystkich podmiotów, niezależnie od daty przystąpienia do PPK. Ulotki informacyjne dla pracowników w trzech językach: polskim, angielskim i ukraińskim można pobrać klikając w ten link. |
| 28.02.2023 | – Przekazanie zaświadczeń do ZUS o dochodach zatrudnionych emerytów/rencistów |
Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac
Ponadto, w lutym, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:
- dokonać weryfikacji:
- ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
- limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
- okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
- zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
- łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
- zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
- przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny;
- pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);
- sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia).
Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo
Z orzecznictwa sądowo-administracyjnego jednoznacznie wynika, że zapłacenie przez pracodawcę (zleceniodawcę) zaległych składek ZUS za pracownika (zleceniobiorcę) i byłego pracownika (byłego zleceniodawcę) w części, która powinna zostać potrącona z wynagrodzenia, nie powoduje po stronie tych osób powstania przychodu. Wszystkie obowiązki w zakresie obliczania, rozliczania oraz opłacania należnych składek zusowskich, także w części finansowanej przez pracownika (zleceniobiorcę), obciążają bowiem płatnika składek. Fakt późniejszego wpłacenia składek (późniejszego wywiązania się z opisanego obowiązku prawnego) nie zmienia charakteru prawnego wpłaty, nawet jeżeli w dacie wypłaty nie wiąże płatnika z pracownikiem/zleceniobiorcą stosunek zatrudnienia. Pozostaje ona nadal składką na ubezpieczenie społeczne.
Czasem pracy pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego konieczne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy.
Czas pracy pracownika handlowego rozpoczyna się od wyjazdu z jego mieszkania w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy („biuro”), a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania. W konsekwencji czasem pracy objęty jest w tym wypadku również powrót pracownika do miejsca zamieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego. W takiej sytuacji nie można twierdzić, że nie jest wliczany do czasu pracy czas przejazdów pracownika świadczącego pracę w warunkach tak zwanej nietypowej podróży służbowej, w tym dojazd do pierwszego klienta, a następnie przejazd od ostatniego klienta do mieszkania pracownika. W sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla pracownika żadnego miejsca („biura”), które mogłoby być traktowane jako filia jego siedziby i taką funkcję spełniało mieszkanie pracownika, pracownik już od momentu opuszczenia mieszkania rozpoczyna bezpośrednie czynności przygotowawcze do wykonania zasadniczego zadania służbowego (wizyty u klientów itp.).
Co nas czeka w najbliższym czasie
Obecnie na publikację w Dz.U. oczekuje nowelizacja wprowadzająca zmiany do Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości pracowników oraz kontroli na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Z uwagi na wspomniane modyfikacje, resort pracy przygotował projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, który trafił do konsultacji. W myśl zaproponowanych rozwiązań m.in.:
- do części B trafi:
- dowód poinformowania pracownika, że może podlegać kontroli trzeźwości pracowników oraz na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu (informacja do tego się odnosząca powinna mówić także o sposobie przeprowadzania ww. kontroli);
- dokumentacja dotycząca pracy zdalnej – zastąpi informacje o telepracy;
- przewidziano nową część E akt osobowych przeznaczoną na informacje o dacie, godzinie i minucie badania trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność narkotyków.
Z projektem można zapoznać się klikając w ten link.
Wskaźniki / parametry kadrowo-płacowe na luty 2023 r. (kalkulator)
Kliknij w poniższy kwadrat oznaczony trzema liniami i wybierz interesujące Cię informacje.
