Od początku lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie mają być wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego. Jeżeli nie będzie to możliwe (np. w razie braku połączenia internetowego), ww. zaświadczenie powinno zostać wystawione tzw. w trybie alternatywnym.

Płatnik otrzymuje elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) bezpośrednio po tym, jak lekarz je wystawi. Dokumenty te można filtrować, eksportować i archiwizować.

Gdy lekarz wystawi e-ZLA danej osobie, pracodawca ją zatrudniający znajdzie ten dokument na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) w zakładce „Dokumenty i wiadomości”, w widoku „Zaświadczenia lekarskie”.

Filtrowanie e-ZLA

E-ZLA można filtrować według wybranego kryterium. Przykładowo płatnik może wybrać zwolnienia lekarskie z ostatniego dnia lub tygodnia (kolumna „Data
wysłania”) albo zwolnienia konkretnego pracownika (kolumna „Ubezpieczony”).

Eksportowanie i zapisywanie

Elektroniczne zwolnienia lekarz podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Trzeba je przechowywać w oryginale. Oczywiście płatnik może wydrukować podgląd e-ZLA z PUE ZUS, ale ma on charakter wyłącznie informacyjny.

Gdy pracodawca wybierze konkretne e-ZLA, może je eksportować i zapisać na swoim komputerze lub innym nośniku (w tym celu klika się „Eksportuj” z widoku „Dokumenty i wiadomości” – „Zaświadczenia lekarskie”).

Eksportowane zaświadczenie ma format xml. Plik xml zawiera wszystkie dane ze zwolnienia lekarskiego oraz dane dotyczące podpisu elektronicznego lekarza. W nazwie pliku, którą system nadaje automatycznie, jest identyfikator e-ZLA na PUE ZUS oraz data i dokładny czas eksportu. Nazwę można przykłądowo uzupełnić o imię i nazwisko pracownika, którego dotyczy zwolnienie.

Dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego wyeksportowany z PUE ZUS trzeba przechowywać przez co najmniej 3 lata.

Archiwizowanie i porządkowanie

Gdy płatnik wyeksportuje wybrane e-ZLA, może je przenieść do archiwum. Wtedy nie będzie go już w widoku „Zaświadczenia lekarskie”. Funkcja archiwizacji pomoże uporządkować e-ZLA na Twoim koncie na PUE ZUS.
E-ZLA, które płatnik wyeksportuje z widoku „Dokumenty i wiadomości” – „Zaświadczenia lekarskie”, powinien zaznaczyć w ostatniej kolumnie, z prawej strony. Następnie należy kliknąć przycisk „Przenieś do archiwum” i zaakceptować komunikat, który się pojawi. Tego zwolnienia nie będzie już na liście. Jednak w każdej chwili można skorzystać z opcji „Przywróć z archiwum”, a wtedy zwolnienie znów będzie w zakładce „Zaświadczenia lekarskie”.

Źródło: ZUS