Umowy zlecenia i klauzula informacyjna RODO - wzór

Przepisy RODO dotyczą także danych osobowych zbieranych i przetwarzanych przy okazji zawierania oraz realizowania umów cywilnoprawnych takich jak np. umowy zlecenia i umowy o dzieło. Z tego powodu przygotowaliśmy klauzulę obowiązku informacyjnego wymagana przy przetwarzaniu danych osób, z którymi zostały zawarte umowy cywilnoprawne oraz wzór umowy zlecenia z klauzulą RODO.

Przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenie, kontraktu menedżerskiego lub umowy o dzieło) podmiot zatrudniający nie potrzebuje zgody na przetwarzanie danych. Wynika to z art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO, w myśl którego przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wtedy, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych osobowych.

Co więcej, już sam fakt zawarcia umowy zlecenia (bądź taki zamiar) stanowi wystarczającą przesłankę do legalnego przetwarzania danych osobowych. Jak stanowi wszakże art. 6 ust. 1 lit. b RODO, przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

W praktyce mogą się jednak zdarzyć szczególne sytuacje związane z realizacją umowy cywilnoprawnej, gdy pobranie zgody od zatrudnionej osoby może być konieczne. Omawiana zgoda będzie wymaga przykładowo gdy pracodawca chce wykorzystać wizerunek zleceniobiorcy do celów promocyjnych swojej działalności (wizerunek nie jest wszakże niezbędny do zawarcia umowy).

Poniżej przykładowa treść klauzuli informacyjnej RODO:

1) Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ……………………………………………….. z siedzibą w ……………………… przy ul. …………………………………………………………………………………………

2) Na podstawie obowiązujących przepisów, wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się:

• listownie na adres: ……………………………………………………
• przez e-mail: …………………………………………………………….

3) Dane osobowe pozyskane w związku z zawarciem z Panią/Panem umowy będą przetwarzane w następujących celach:

• związanych z realizacją podpisanej z Panią/Panem umowy,
• związanych z dochodzeniem ewentualnych roszczeń, odszkodowań,
• udzielania odpowiedzi na Pani/Pana pisma, wnioski i skargi,
• udzielania odpowiedzi w toczących się postępowaniach.

4) Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest:

• niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5) Pozyskane od Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane:

• podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie oraz
• organom lub podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądom, organom ścigania lub instytucjom państwowym, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.

6) Pani/Pana dane nie będą przekazane do państw trzecich.

7) Okres przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

• czasu obowiązywania umowy,
• przepisy prawa, które mogą nas obligować do przetwarzania danych przez określony czas,
• okres, który jest niezbędny do obrony naszych interesów.

8) Ponadto, informujemy, że ma Pani/Pan prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• żądania sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
• żądania usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności w przypadku cofnięcia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie, gdy nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy przetwarzamy Pani/Pana dane na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu czy też na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• przenoszenia swoich danych osobowych,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9) W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane na podstawie zgody – ma Pani/Pan prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem. Zgodę może Pani/Pan wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny bądź adres e-mailowy.

10) Informujemy, że nie korzystamy z systemów służących do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.