Wolna od składek ZUS jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego.
Niestety, ZUS od pewnego czasu zaczął przyjmować znacznie bardziej rygorystyczne podejście do stosowania tego przepisu. Na szczęście, w czerwcu 2025 r. pojawiły się trzy interpretacje łagodzące stanowisko organu rentowego.
ZUS wraz ze znowelizowaniem z mocą od 1 września 2023 r. przywołanej wyżej regulacji, w udzielanych wyjaśnieniach akcentował konieczność realizacji obowiązków formalnoprawnych i księgowych po stronie pracodawców w postaci gromadzenia i ewidencjonowania dowodów zakupu (np. paragonów) dotyczących posiłków konsumowanych przez zatrudnionych (por. interpretacje indywidualne: z 13 sierpnia 2024 r., sygn. DI/100000/43/504/2024 oraz z 27 maja 2024 r., sygn. DI/200000/43/479/2024). I to pomimo tego, iż faktyczne brzmienie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego nie wymaga dokumentowania wydawanych przez podwładnych środków jeśli dofinansowanie odbywa się za pośrednictwem bonów, talonów, kuponów lub kart żywieniowych, których sieć punktów akceptujących jest ograniczona wyłącznie do podmiotów oferujących posiłki (placówek gastronomicznych i sklepów spożywczych).
Ku uciesze płatników, w czerwcu 2025 r. wydano trzy interpretacje, w których organ rentowy łagodniejszym okiem spojrzał na kwestię posiłków, kart lunchowych i bonów żywieniowych. Mowa o interpretacjach ZUS:
- z 10 czerwca 2025 r., sygn. DI/100000/43/543/2025,
- z 10 czerwca 2025 r., sygn. DI/100000/43/444/2025,
- z 25 czerwca 2025 r., sygn. DI/200000/43/597/2025.
W myśl wskazanych interpretacji, pracownicy korzystający z kart lunchowych i bonów żywieniowych nie muszą gromadzić wszystkich dowodów zakupowych (paragonów czy wyciągów). Nie zmienia to jednak faktu, że podmioty zatrudniające, w celu stosowania przedmiotowego zwolnienia z ozuowania, powinny wdrożyć odpowiednie narzędzia służące kontroli prawidłowości wykorzystania środków służących nabyciu posiłku. Zaakceptowane przez ZUS rozwiązania w tym zakresie to przykładowo:
Książka dla kadr i płac "Mistrz Kadr i Płac" najnowsze wydanie na 2025 rok to ponad 1080 stron eksperckiej i praktycznej wiedzy kadrowo-płacowej opisanej zrozumiałym językiem z roczną aktualizacją!
- wprowadzenie i stosowanie regulaminu dotyczącego korzystania przez pracowników z przedpłaconych kart lunchowych przeznaczonych do nabycia pracowniczych posiłków do spożycia przekazanych uprawnionemu pracownikowi lub regulaminu korzystania z kart lunchowych zapewnionego przez ich wydawcę, jego agenta lub autoryzowanego dystrybutora, dostarczanego pracownikowi przez pracodawcę ;
- podpisanie przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem kary lunchowej / bonów żywieniowych, w którym zobowiązuje się on do ich przestrzegania;
- uprawnienie wydawcy/agenta/dystrybutora kart na podstawie zawartej umowy do prowadzenia audytów (np. w postaci badania „mystery shopper”), weryfikujących przestrzeganie przez akceptantów kart żywieniowych nadzoru nad prawidłowością korzystania z kart żywieniowych przez użytkownika i przyjmowania płatności nimi wyłącznie za posiłki;
- zobowiązanie dystrybutora/wydawcy/agenta kart lunchowych / bonów żywieniowych do udostępnienia na wniosek pracodawcy uproszczonej historii transakcji per karta / bon.
