Pracownik jest zobligowany niezwłocznie informować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności w pracy i przewidywanym okresie jej trwania. Dotyczy to każdego pracownika i odnosi się m.ni. do zwolnień lekarskich. Obowiązek w tym zakresie wynika z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, który stanowi m.in., że: „W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy”.
Choć od kilku lat zwolnienia lekarskie są wystawiane elektronicznie i automatycznie przesyłane do pracodawców, nie zwalnia to pracowników z obowiązku poinformowania przełożonych o swojej chorobie i nieobecności.
Obowiązek ten wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Natomiast w sytuacjach nagłych, w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik musi niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.
W jaki sposób zawiadomić pracodawcę o nieobecności?
Powinny to regulować przepisy obowiązujące u danego pracodawcy. Jeśli przepisy wewnątrzzakładowe nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy, zawiadomienia tego pracownik może dokonać:
- osobiście lub przez inną osobę,
- telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (e-mail, sms),
- drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Skutki niepoinformowania pracodawcy o absencji
Niedotrzymanie tego terminu można usprawiedliwić, jednak brak terminowego poinformowania przełożonego o nieobecności musi być uzasadniony szczególnymi okolicznościami, na przykład obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Pracownik powinien dopełnić tego obowiązku niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn.
Książka dla kadr i płac "Mistrz Kadr i Płac" najnowsze wydanie na 2025 rok to ponad 1080 stron eksperckiej i praktycznej wiedzy kadrowo-płacowej opisanej zrozumiałym językiem z roczną aktualizacją!
Nieprzekazanie pracodawcy informacji o nieobecności w pracy lub przekazanie jej w sposób inny niż przewidują przepisy może być uznane za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji pracy, o którym mowa w art. 108 Kodeksu pracy. Może się to wiązać z nałożeniem kary porządkowej w postaci upomnienia lub nagany.
W skrajnych przypadkach konsekwencje mogą być zdecydowanie poważniejsze. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 16 czerwca 2004 r. (sygn. akt I PK 639/03) pracownik powinien z własnej inicjatywy – osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej – w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy, a niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika może stanowić ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § pkt 1 Kodeksu pracy). Daje to pracodawcy możliwość rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym z winy pracownika.
Źródło: PIP
