Dzień 24 grudnia 2025 r. to początek funkcjonowania nowych przepisów Kodeksu pracy wprowadzających obowiązek pełnej transparentności wynagrodzeń już na etapie rekrutacji. Zmiany te mają na celu m.in. wyrównanie pozycji negocjacyjnej kandydatów, ograniczenie dyskryminacji płacowej oraz wymuszenie na pracodawcach uporządkowania wewnętrznych systemów wynagradzania.
1. Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu
Każda osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi otrzymać od pracodawcy jasną informację o wysokości proponowanego wynagrodzenia jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Informacja ta obejmuje:
- początkową wysokość wynagrodzenia albo jego przedział (tzw. widełki płacowe),
- wszystkie składniki wynagrodzenia oraz inne świadczenia związane z pracą – zarówno pieniężne, jak i niepieniężne.
Przez „wynagrodzenie” należy rozumieć szerokie spektrum świadczeń: pensję zasadniczą, dodatki (np. stażowy, funkcyjny), premie i nagrody regulaminowe, nagrody jubileuszowe, benefity pozapłacowe (prywatna opieka medyczna, karta sportowa, samochód służbowy także do celów prywatnych, telefon, laptop, dodatkowy urlop itp.), a także świadczenia socjalne czy deputaty. Nie obejmuje natomiast świadczeń, których wysokość wynika wprost z przepisów powszechnie obowiązujących (np. dodatek za pracę w nocy, za nadgodziny, wynagrodzenie chorobowe, minimalna odprawa emerytalno-rentowa), chyba że pracodawca stosuje w tym zakresie własne, korzystniejsze zasady.
Pracodawca ma swobodę wyboru momentu przekazania tych danych – może to zrobić:
- już w samym ogłoszeniu o pracę (najczęściej wybierane rozwiązanie, bo zwalnia z obowiązku informowania każdego kandydata indywidualnie),
- przed rozmową kwalifikacyjną,
- najpóźniej bezpośrednio przed podpisaniem umowy o pracę.
Ważne: informacja musi zostać przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby kandydat mógł się z nią zapoznać i świadomie negocjować warunki zatrudnienia. Może mieć formę papierową lub elektroniczną (zwykły e-mail jest w pełni wystarczający – nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny). Choć ustawa nie nakłada obowiązku dokumentowania faktu przekazania informacji, w praktyce warto zachować potwierdzenie (np. wiadomość e-mail z potwierdzeniem odczytania lub podpisane oświadczenie kandydata).
2. Widełki płacowe muszą być oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach
Przedziały wynagrodzeń nie mogą być dowolne. Muszą wynikać z przyjętej w firmie metodologii (np. wartościowania stanowisk) i być neutralne zwłaszcza pod względem płci. Oznacza to, że dwie osoby wykonujące tę samą pracę, posiadające porównywalne kwalifikacje i osiągające podobne wyniki, powinny mieścić się w tym samym przedziale wynagrodzeń – niezależnie od płci, wieku czy innych cech osobistych.
3. Informacja o regulaminie wynagradzania i układzie zbiorowym pracy
Jeśli u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, kandydat musi zostać poinformowany o odpowiednich postanowieniach tych dokumentów. W przypadku regulaminu wynagradzania najczęściej oznacza to przekazanie jego pełnej treści (lub przynajmniej tych części, które dotyczą wynagrodzeń i świadczeń). Regulamin premiowania traktowany jest jako integralna część regulaminu wynagradzania, więc również powinien zostać udostępniony.
4. Neutralność płciowa ogłoszeń o pracę i nazw stanowisk
Ogłoszenia rekrutacyjne oraz nazwy stanowisk muszą być sformułowane w sposób neutralny pod względem płci. Niedopuszczalne są już formy sugerujące, że oferta kierowana jest wyłącznie do mężczyzn lub wyłącznie do kobiet.
Akceptowane rozwiązania:
- podanie obu form: kierownik/kierowniczka, specjalista/specjalistka, programista/programistka,
- użycie oznaczeń M/K: rekruter (M/K), analityk (M/K),
- formy osobowe: „poszukujemy osoby na stanowisko…”, „zatrudnimy osobę do obsługi klienta”,
- opis czynności zamiast nazwy stanowiska: „zatrudnimy osobę do koszenia trawy i pielęgnacji terenów zielonych”.
Wynagrodzenie nadal może być zróżnicowane, ale wyłącznie w oparciu o obiektywne kryteria: rodzaj wykonywanej pracy, wymagane kwalifikacje, ilość i jakość świadczonej pracy. Sama płeć czy różnice w sile fizycznej między konkretnymi osobami nie mogą uzasadniać różnic w płacy, jeśli praca i kwalifikacje są porównywalne.
5. Zakaz pytania o dotychczasowe wynagrodzenie
Wedle nowych regulacji, pracodawca nie może żądać od kandydata informacji o wysokości wynagrodzenia uzyskiwanego w obecnym lub poprzednich miejscach pracy. Zabronione jest zarówno bezpośrednie pytanie („Ile Pan/Pani zarabiał/a wcześniej?”), jak i pośrednie próby uzyskania tej informacji (np. poprzez wymaganie zaświadczenia o wynagrodzeniu). Dopuszczalne pozostaje pytanie o oczekiwania finansowe kandydata.
6. Dlaczego samo podawanie widełek w ogłoszeniach to za mało?
Nowe rozwiązania powinny także stanowić sygnał dla firm, że czas uporządkować cały system wynagradzania. Wszakże pracodawcy, którzy dotychczas ustalali pensje uznaniowo lub w drodze indywidualnych negocjacji, wskutek zmian w przepisach są narażeni na poważne ryzyka w postaci np.:
- porównywania przez pracowników swoich zarobków z widełkami publikowanymi w ogłoszeniach i możliwych żądań podwyżek,
- spadku zaufania i motywacji w zespołach,
- odpływu talentów z firmy,
- trudności rekrutacyjnych (oferty bez widełek lub z nierealnymi widełkami mogą być pomijane przez kandydatów),
- potencjalnych roszczeń o dyskryminację płacową lub nierówne traktowanie.
Lista kroków – jak firma powinna przygotować się do nowych przepisów o jawności i przejrzystości wynagrodzeń (obowiązujących od 24 grudnia 2025 r.)
- Przeprowadź pełny audyt obecnego systemu wynagrodzeń
- Zbierz i udokumentuj wszystkie składniki wynagrodzenia i świadczenia (zasadnicze, premie, dodatki, benefity pieniężne i niepieniężne).
- Sprawdź, które świadczenia wynikają wprost z przepisów powszechnych (nie musisz ich szczegółowo opisywać kandydatom), a które są Twoimi „wewnętrznymi, korzystniejszymi” rozwiązaniami (te musisz ujawnić).
- Zaktualizuj lub stwórz opisy stanowisk pracy
- Każdy opis musi być aktualny, precyzyjny i zawierać rzeczywiste obowiązki oraz wymagane kwalifikacje.
- Upewnij się, że dwie osoby na tym samym stanowisku naprawdę wykonują porównywalną pracę (to podstawa do obrony ewentualnych różnic płacowych).
- Przeprowadź wartościowanie stanowisk
- Oceń względną „wagę” każdego stanowiska w firmie (np. metodą punktową).
- Wynik wartościowania będzie obiektywną podstawą do budowy siatki płac i obrony różnic w wynagrodzeniach.
- Zbuduj lub zaktualizuj siatkę płac
- Przypisz każde stanowisko do odpowiedniego poziomu.
- Dla każdego poziomu określ realistyczny, obiektywny przedział wynagrodzeń (widełki minimalne–maksymalne).
- Widełki muszą być neutralne płciowo i oparte wyłącznie na kryteriach merytorycznych.
- Zaktualizuj układ zbiorowy / regulamin wynagradzania / regulamin premiowania.
- Zweryfikuj i dostosuj szablony ogłoszeń o pracę
- Wdrożenie neutralnych płciowo nazw stanowisk i oznaczeń (np. specjalista/specjalistka, osoba na stanowisku…, M/K).
- Dodaj w szablonie miejsce na podanie widełek wynagrodzeń.
- Usuń pytania o dotychczasowe wynagrodzenie
- Wyczyść wszystkie formularze aplikacyjne, kwestionariusze i skrypty rozmów rekrutacyjnych z pytań typu „Jakie były Pana/Pani zarobki w poprzedniej pracy?”.
- Zastąp je pytaniami o oczekiwania finansowe.
- Przygotuj gotowe komunikaty/wzory informacji o wynagrodzeniu
- Stwórz uniwersalny szablon maila lub dokumentu, który będziesz wysyłał kandydatom (gdy nie podajesz widełek w ogłoszeniu).
- Przygotuj wersję „pełną” (wszystkie składniki + link/załącznik do regulaminu wynagradzania).
- Przeszkól osoby prowadzące rekrutacje
- Rekruterzy i menedżerowie muszą wiedzieć:
– co dokładnie należy ujawnić,
– kiedy najpóźniej to zrobić,
– czego absolutnie nie wolno pytać,
– jak odpowiadać na pytania kandydatów o wynagrodzenie obecnych pracowników.
- Rekruterzy i menedżerowie muszą wiedzieć:
- Zaktualizuj procedury wewnętrzne i polityki HR
- Wprowadź zasadę regularnego przeglądu wynagrodzeń (np. raz w roku) pod kątem zgodności z siatką płac.
- Określ jasne kryteria podwyżek i awansów, aby uniknąć zarzutów o uznaniowość.
- Przeanalizuj obecne wynagrodzenia pracowników pod kątem zgodności z nowymi widełkami
- Sprawdź, czy nikt nie zarabia poniżej minimalnego poziomu nowego przedziału dla swojego stanowiska.
- Przygotuj się na ewentualne rozmowy podwyżkowe (pracownicy szybko zauważą różnice porównując z ogłoszeniami).
