W ustawie z 26 września 2025 r. zmieniającej Kodeks pracy oraz inne ustawy (Dz.U. 2025, poz. 1423) wprowadzono szereg nowych regulacji dotyczących ustalania stażu pracy. Przewidziano w szczególności możliwość zaliczania do okresu zatrudnienia zarówno okresów prowadzenia działalności gospodarczej, jak i wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia. Początek stosowania nowelizacji wyznaczają dwie daty: od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora publicznego oraz od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym.

Poniżej wskazówki co do tego w jaki sposób powinny być dokumentowane poszczególne, nowe okresy wliczane do stażu pracy po nowelizacji przepisów.

1. Prowadzenie własnej pozarolniczej działalności (w Polsce)

Okresy:

• prowadzenie działalności pozarolniczej,
• współpraca jako osoba współpracująca,
• zawieszenie działalności / współpracy w celu opieki nad dzieckiem,
• prowadzenie działalności w okresie „ulgi na start”.

Dokumenty:

1. Zaświadczenia z ZUS (priorytetowe dowody):
   • zaświadczenie ZUS o opłaceniu składek emerytalnych, rentowych lub wypadkowych z tytułu prowadzenia działalności / współpracy;
   • w okresie „ulgi na start” – zaświadczenie ZUS o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.
2. Gdy ZUS nie potwierdza okresu lub brak tytułu do ubezpieczeń (np. stare okresy, brak składek):
   • wypis z rejestru działalności gospodarczej (CEIDG / dawny rejestr) wraz z dowodami opłacania składek (jeśli były),
   • odcinki druków pocztowych potwierdzających wpłatę składek,
   • potwierdzenia przelewów składek na ZUS,
   • inne dokumenty potwierdzające faktyczne prowadzenie działalności (korespondencja z urzędami, kontrahentami itp.).

2. Umowy zlecenia, umowy agencyjne, umowy o świadczenie usług (w tym B2B) + „osoba współpracująca”

Okresy:

• wykonywanie umowy zlecenia,
• wykonywanie umowy agencyjnej,
• wykonywanie umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (również B2B),
• bycie osobą współpracującą z osobą wykonującą takie umowy,
• analogiczne okresy, gdy nie było ubezpieczeń emerytalno-rentowych (np. student do 26 lat).

Dokumenty:

🎯 Kadry i Płace Książka 2025 - 📖 prostym, zrozumiałym językiem opisuje między innymi takie zagadnienia jak: staż pracy, zmiany w prawie pracy, zmiany w ustalaniu stażu pracy aktualizowane na bieżąco przez 365 dni od dnia zakupu.

1. Gdy był tytuł do ubezpieczeń:
   • zaświadczenie ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu lub rentowemu z tytułu konkretnej umowy / współpracy
     (to jest „twardy” dowód wymagany przez art. 302¹ § 12 KP).
2. Gdy nie było ubezpieczeń lub ZUS nie potwierdza okresu:
   • sama umowa zlecenia,
   • umowa agencyjna lub inna umowa o świadczenie usług,
   • zaświadczenie od zleceniodawcy o okresie wykonywania zlecenia / umowy,
   • rachunki / faktury wystawiane z tytułu wykonania zlecenia / usług,
   • potwierdzenia przelewów wynagrodzenia,
   • wydruki e-maili z przesyłanymi rachunkami/fakturami lub korespondencją dotyczącą wykonywania zlecenia,
   • w przypadku pracy tymczasowej – zaświadczenie z agencji pracy tymczasowej (APT) o okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz danego pracodawcy-użytkownika.

3. Członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej

Okresy:

• pozostawanie członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• ewentualnie okresy, gdy członkostwo stanowiło tytuł do ubezpieczeń społecznych.

Dokumenty:

• zaświadczenie wydane przez Rolniczą Spółdzielnię Produkcyjną o okresie członkostwa,
• wpis do rejestru członków Rolniczej Spółdzielni Produkcyjnej,
• jeżeli z członkostwa wynikał tytuł do ubezpieczeń – zaświadczenie ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnym / rentowym z tego tytułu.

4. Członkostwo w spółdzielni kółek rolniczych

Okresy:

• pozostawanie członkiem spółdzielni kółek rolniczych;
• jeżeli był to tytuł do ubezpieczeń – okresy ubezpieczenia z tego tytułu.

Dokumenty:

• zaświadczenie wydane przez Spółdzielnię Kółek Rolniczych o okresie członkostwa,
• wpis do księgi członkowskiej spółdzielni,
• jeżeli z członkostwa wynikał tytuł do ubezpieczeń – zaświadczenie ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnym / rentowym.

5. Praca zarobkowa za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy

(umowy cywilnoprawne, działalność gospodarcza itd.)

Okresy:

• wykonywanie pracy zarobkowej za granicą na podstawie umów cywilnoprawnych,
• prowadzenie działalności gospodarczej za granicą.

Dokumenty:

• dokumenty z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych,
• dokumenty z zagranicznych instytucji podatkowych (np. rozliczenia podatkowe, zaświadczenia o dochodach),
• dokument z zagranicznego rejestru działalności gospodarczej (wpis, wyciąg),
• zaświadczenie zagranicznego pracodawcy lub kontrahenta o okresie współpracy / wykonywania usług,
• inne dokumenty w wiarygodny sposób potwierdzające wykonywanie pracy zarobkowej (np. umowy, rachunki, przelewy).

6. Praca za granicą w stosunku pracy (etat u pracodawcy zagranicznego)

Okresy:

• okresy zatrudnienia na umowę o pracę u pracodawcy zagranicznego (wliczane na podstawie odrębnych przepisów).

Dokumenty:

• świadectwo pracy lub równoważne zaświadczenie o zatrudnieniu od pracodawcy zagranicznego,
• inne dokumenty pracodawcy zagranicznego potwierdzające okres zatrudnienia (zaświadczenia, wyciągi z systemów kadrowych),
• uzupełniająco – dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych / podatkowych danego kraju.

7. Podsumowanie – forma / sposób dokumentowania:

1. Zaświadczenia ZUS – zawsze, gdy jest możliwe ich uzyskanie i dany tytuł podlegał ubezpieczeniom (działalność, współpraca, zlecenia, członkostwo w spółdzielniach).
2. Zaświadczenia od podmiotów, na rzecz których była wykonywana praca / działalność – zleceniodawca, agencja pracy tymczasowej, spółdzielnia, zagraniczny pracodawca/kontrahent.
3. Dokumenty rejestrowe i urzędowe – wpisy do rejestrów działalności, rejestrów członków, ksiąg członkowskich, dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych i podatkowych (krajowych i zagranicznych).
4. Dokumenty finansowe i dowodowe – rachunki/faktury, potwierdzenia przelewów, wydruki e-maili, inne dowody faktycznego wykonywania pracy.