Nowe zasady dotyczące zwolnień lekarskich (L4) i ich kontroli

21 listopada 2025 r. Sejm uchwalił ustawę zmieniającą ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych oraz szereg innych aktów (w tym ustawę zasiłkową). 

Rzeczona nowela:

• przewiduje gruntowną przebudowę reguł w zakresie zwolnień lekarskich i ich kontrolowania,
• na dzień opublikowania niniejszego tekstu była jeszcze w trakcie prac legislacyjnych,
• co do zasady, zacznie obowiązywać po 3 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw (czyli najwcześniej od wiosny 2026 r.), z tym, że część rozwiązań wejdzie w życie później (np. przepisy umożliwiające łączenie zwolnienia lekarskiego u jednego pracodawcy z pracą u innego – dopiero od 1 stycznia 2027 r.).

 

1. Jeden okres zasiłkowy – niezależnie od liczby tytułów ubezpieczeniowych

Nowelizacja przesądza, że okres zasiłkowy (182 lub 270 dni) jest wspólny, niezależnie od liczby tytułów podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (np. kilku etatów, etatu i zlecenia).

W praktyce oznacza to, że:

• wszystkie okresy niezdolności do pracy sumują się,
• nie ma odrębnych „limitów” zasiłku dla każdego stosunku pracy,
• do tego okresu nadal wlicza się także dni, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy.

Zasada ta obowiązuje także wtedy, gdy – zgodnie z nowymi przepisami – ubezpieczony nie otrzyma L4 z jednego tytułu, bo rodzaj tej pracy pozwala na jej wykonywanie mimo choroby.

 

2. Kiedy można stracić prawo do zasiłku chorobowego? – już bez niedomówień

Aktualnie ustawa zasiłkowa wskazuje ogólnie, że zasiłek nie przysługuje, gdy:

1. ubezpieczony wykonuje pracę zarobkową, albo
2. wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego celem.

Kłopot polega na tym, że aktualnie przepisy nie doprecyzowuje jak dokładnie rozumieć powyższe uwarunkowania. 

Nowelizacja wreszcie tę lukę uzupełnia.

 

2.1. „Praca zarobkowa” na L4 – co to dokładnie znaczy?

Po zmianie:

Pracą zarobkową będzie każda czynność mająca charakter zarobkowy,
niezależnie od formy – czy to umowa o pracę, zlecenie, działalność gospodarcza, dzieło itd.

Kluczowe jest jednak wprowadzenie wyjątku:

• Nie będzie uznawane za pracę zarobkową wykonywanie czynności incydentalnych,
  których podjęcie w okresie zwolnienia wymagają istotne okoliczności.

Chodzi o sytuacje, gdy zaniechanie jednorazowej czynności spowodowałoby np. poważne straty finansowe. Można tu wymienić przykładowo:

• podpisanie pilnych dokumentów (faktury, umowy, listy przewozowe),
• przekazanie kluczowej, jednorazowej informacji,
• działanie konieczne dla uniknięcia realnych szkód.

Takie sporadyczne, wymuszone okolicznościami czynności nie będą automatycznie pozbawiać zasiłku.

Bardzo ważny bezpiecznik dla pracowników:

Polecenie pracodawcy NIE jest „istotną okolicznością”.

Oznacza to, że:

• szef nie może legalnie wymuszać na pracowniku, by ten w czasie L4 „trochę popracował”,
• samo „bo pracodawca tak chce” nie usprawiedliwia aktywności zawodowej na zwolnieniu,
• incydentalność + realna, obiektywna konieczność = wyjątek od zakazu,
  a nie furtka do stałej pracy zdalnej na L4.

W praktyce:

• nadal zakazane będzie normalne wykonywanie obowiązków – obsługa klientów, prowadzenie działalności, prace w gospodarstwie rolnym, systematyczne zdalne wykonywanie zadań;
• dopuszczalne będzie wyjątkowe, jednorazowe działanie – gdy faktycznie wymaga tego sytuacja i nie wynika to z bieżących potrzeb pracodawcy.

 

2.2. „Aktywność niezgodna z celem zwolnienia” – co wolno choremu w codziennym życiu?

Nowela wprost potwierdza to, co od lat wynikało z orzecznictwa:
celem zwolnienia lekarskiego jest leczenie i rekonwalescencja, czyli możliwie szybki powrót do zdolności do pracy.

Za aktywność niezgodną z celem zwolnienia będą uznawane wszelkie działania, które:

utrudniają lub wydłużają proces leczenia.

Przykładowo – niedozwolone będą m.in.:

• remont mieszkania w czasie L4,
• intensywne treningi, udział w zawodach sportowych,
• typowy wyjazd wakacyjny „dla wypoczynku” (o ile nie ma charakteru leczniczego).

Z kolei dopuszczalne będą np.:

• zwykłe czynności dnia codziennego:
  zakupy spożywcze, wyjście do apteki, odprowadzenie dziecka do żłobka/przedszkola, krótka wizyta u rodziny,
• czynności związane ze zdrowiem:
  wizyta u lekarza, badania, zabiegi, rehabilitacja,
• spacer w ramach zaleconej rekonwalescencji, o ile lekarz nie zalecił bezwzględnego leżenia,
• incydentalne wyjścia wymuszone okolicznościami (np. odbiór leków w innej miejscowości).

W nowych przepisach wprost zapisano, że zwykłe czynności życia codziennego oraz działania incydentalne wymuszone istotnymi okolicznościami nie będą przesłanką do odebrania zasiłku.

 

2.3. Miejsce pobytu na L4 – co z kontrolą „pod adresem”?

W pierwotnym projekcie nowelizacji zakładano, że samo nieprzebywanie pod adresem wskazanym na zwolnieniu mogłoby być podstawą utraty zasiłku, chyba że chory udowodni istnienie ważnych powodów (np. wizyta u lekarza, zakupy, spacer). Planowano także doprecyzować zasady podawania zagranicznego adresu pobytu.

Ostatecznie z tych zmian zrezygnowano. Obowiązywać więc nadal będzie to, że:

• ubezpieczony musi podać lekarzowi aktualny adres pobytu na czas niezdolności,
• jest zobowiązany powiadomić ZUS i pracodawcę o zmianie adresu w ciągu 3 dni,
• możliwe jest wskazanie adresu zagranicznego – przepisy tego nie zakazują, ale w razie kontroli trzeba liczyć się z koniecznością wykazania, że wyjazd nie koliduje z procesem leczenia,
• typowy wyjazd turystyczny w czasie L4 nadal może być uznany za naruszenie celu zwolnienia.

 

3. L4 u jednego pracodawcy, praca u drugiego – zasady od 2027 r.

Najbardziej spektakularnym elementem reformy jest zmiana podejścia do osób, które mają więcej niż jedno źródło ubezpieczenia chorobowego (np. dwa etaty, etat + etat, etat + działalność).

 

3.1. Jak jest obecnie?

W praktyce uznaje się, że:

• jeśli ktoś pobiera zasiłek chorobowy z tytułu zatrudnienia u jednego pracodawcy,
• a w tym czasie pracuje u innego – to jest to „praca zarobkowa podczas L4”,
• co skutkuje utraceniem świadczenia chorobowego za cały okres zwolnienia.

Nawet jeśli drugi rodzaj pracy nie obciążał zdrowia i nie miał wpływu na proces leczenia.

 

3.2. Jak będzie po zmianach?

Nowelizacja przewiduje, że:

1. zasadniczo niezdolność do pracy dotyczy każdego tytułu ubezpieczenia osobno – lekarz może wystawić osobne L4 na każdy z nich.
2. jeżeli jednak rodzaj pracy z jednego tytułu może być wykonywany mimo choroby, to na wniosek ubezpieczonego lekarz może w ogóle nie wystawiać zwolnienia dla tego tytułu.

W praktyce wygląda to tak:

• pracownik informuje lekarza, że chce nadal pracować u jednego z pracodawców,
• lekarz ocenia, czy choroba rzeczywiście uniemożliwia tę konkretną pracę,
• jeśli nie – wystawia zwolnienie tylko dla tego zatrudnienia, którego chory nie jest w stanie wykonywać,
• drugi stosunek pracy pozostaje „aktywny” – pracownik może normalnie pracować i pobierać wynagrodzenie za pracę.

Przykłady:

• pracownik magazynu z kontuzją kolana – nie jest w stanie wykonywać pracy wymagającej dźwigania i chodzenia po hali (L4 u pracodawcy A – centrum logistyczne), ale nadal może świadczyć zdalnie usługi grafika komputerowego dla innej firmy (pracuje u pracodawcy B), bo praca ta polega na siedzeniu przy komputerze,
• informatyk z ograniczeniami ortopedycznymi – nie może wykonywać ciężkich prac fizycznych, ale może świadczyć pracę zdalną w zakresie programowania.

Ubezpieczony musi przy tym pamiętać o obowiązku poinformowania pracodawcy, u którego pracuje, o okresie zwolnienia wystawionego z innego tytułu (nie musi ujawniać całego zaświadczenia).

 

3.3. Skutek finansowy

Nowe przepisy umożliwią:

jednoczesne pobieranie pełnego zasiłku chorobowego z jednego tytułu i 100% wynagrodzenia za pracę z drugiego.

 

4. Nowe zasady kontroli zwolnień lekarskich

Reforma L4 to również gruntowne uporządkowanie zasad kontroli – zarówno pod kątem tego, czy zwolnienie zostało prawidłowo wystawione, jak i tego, czy jest właściwie wykorzystywane.

 

4.1. Kontrola prawidłowości orzekania – lekarze ZUS

ZUS zachowuje prawo do weryfikacji:

• orzeczeń o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby,
• orzeczeń o konieczności osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny,
• prawidłowości wystawiania zaświadczeń lekarskich (L4).

W ramach tej kontroli ZUS może:

• skierować ubezpieczonego na badanie do lekarza orzecznika lub lekarza konsultanta (w wyznaczonym miejscu albo w miejscu pobytu chorego),
• zlecić badania pomocnicze,
• zażądać od lekarza wystawiającego zwolnienie lub placówki medycznej dokumentacji medycznej i wyjaśnień,
• zwrócić się do ubezpieczonego o złożenie wyjaśnień.

Osoba badana jest zobowiązana udostępnić dokumentację medyczną lekarzowi przeprowadzającemu badanie.

Dodatkowo ZUS będzie prowadził kontrolę formalną zwolnień – czyli sprawdzał, czy zaświadczenia zostały wystawione zgodnie z przepisami o trybie i zasadach wystawiania e-ZLA.

 

4.2. Kontrola prawidłowego wykorzystywania L4 – kto, co i jak sprawdza?

Nowelizacja utrzymuje zasadę, że nad prawidłowym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich czuwają przede wszystkim ZUS oraz płatnicy składek, którzy wypłacają zasiłki. ZUS będzie mógł kontrolować sposób korzystania z L4 także w odniesieniu do osób, którym świadczenia wypłaca pracodawca jako płatnik zasiłków – zarówno na jego wniosek, jak i z urzędu.

Zakres kontroli obejmie nie tylko ubezpieczonych aktualnie podlegających ubezpieczeniu chorobowemu, lecz także osoby po ustaniu tytułu ubezpieczenia, które nie mogą wykonywać pracy z przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy zasiłkowej. Chodzi w szczególności o sytuacje, gdy brak możliwości świadczenia pracy wynika z decyzji właściwego organu lub innego uprawnionego podmiotu wydanej na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi – a więc np. z powodu obowiązkowej kwarantanny, izolacji domowej lub izolacji w rozumieniu przepisów sanitarno-epidemiologicznych.

Nowością będzie wyraźne wpisanie do ustawy zasiłkowej, że pracodawcy jako płatnicy składek mogą prowadzić kontrolę prawidłowości korzystania ze zwolnień lekarskich także wtedy, gdy wypłacają pracownikowi wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. 

Dodatkowo płatnik składek zyskuje formalne narzędzie do rozwiewania wątpliwości: jeżeli ma podejrzenia, że pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, może zwrócić się do właściwej jednostki organizacyjnej ZUS o wydanie rozstrzygnięcia w tej sprawie. ZUS – rozpatrując taki wniosek – będzie mógł, w razie potrzeby, zwrócić się o opinię do lekarza, który wystawił zwolnienie, albo do lekarza orzecznika, zanim podejmie ostateczne stanowisko.

 

4.3. Przebieg kontroli – prawa i obowiązki stron

Kontrole mają być prowadzone:

• w miarę potrzeb, bez sztywnego grafiku,
• ze zwiększoną intensywnością w okresach wzmożonej absencji chorobowej,
• proporcjonalnie do celu, z poszanowaniem prywatności,
• w sposób, który nie pogarsza stanu zdrowia i nie zakłóca leczenia,
• w czasie ograniczonym do niezbędnego minimum.

Kontrola może odbywać się:

• w miejscu zamieszkania lub aktualnego pobytu ubezpieczonego,
• w miejscu pracy,
• w miejscu wykonywania działalności gospodarczej,
• lub w innym miejscu, jeżeli wymaga tego cel kontroli.

Kontrolujący ma prawo:

• wejść do miejsca przeprowadzania kontroli,
• legitymować osobę kontrolowaną w celu ustalenia tożsamości,
• żądać informacji od ubezpieczonego, płatnika składek lub lekarza leczącego,
• w uzasadnionych przypadkach – uzyskać dostęp do danych z kont ubezpieczonego i płatnika w ZUS.

Jednocześnie jest zobowiązany:

• okazać legitymację służbową/pracowniczą i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli,
• poinformować osobę kontrolowaną o jej prawach, w tym o możliwości wniesienia zastrzeżeń do protokołu,
• zachować w tajemnicy wszystkie informacje dotyczące prywatności osoby kontrolowanej.

Osoba kontrolowana ma obowiązek:

• umożliwić przeprowadzenie kontroli,
• udzielić na żądanie wymaganych informacji,
• składać wyjaśnienia, jeśli zażąda tego kontrolujący.

 

4.4. Protokół z kontroli i zastrzeżenia pracownika

Wyniki kontroli są ujmowane w protokole sporządzanym w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kontrolowana. Jeżeli pojawi się konieczność korekty, sporządza się aneks do protokołu.

Ubezpieczony może w ciągu 7 dni:

• złożyć zastrzeżenia do ustaleń z protokołu lub aneksu,
• wskazać odpowiednie dowody na poparcie swojego stanowiska.

ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zastrzeżenia i pisemnie poinformować o wyniku.

Protokół (z uwzględnieniem ewentualnych zastrzeżeń) stanowi:

• podstawę do wszczęcia postępowania w sprawie ustalenia braku prawa do zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego,
• dowód w tym postępowaniu, chyba że z jego treści nie wynika, iż zwolnienie było wykorzystywane nieprawidłowo.

Pracodawca, który ma wątpliwości co do sposobu korzystania przez pracownika z L4, może zwrócić się do ZUS z wnioskiem o rozstrzygnięcie. ZUS może wówczas – przy potrzebie – zasięgnąć opinii lekarza wystawiającego zwolnienie lub lekarza orzecznika.