13 grudnia 2025 r. to dzień wejścia w życie ustawy z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych.

Nowe przepisy upraszczają procedury zawierania i ewidencjonowania układów, przewidują możliwość skorzystania ze wsparcia mediatorki lub mediatora w rokowaniach oraz pozwalają regulować m.in. kwestie godzenia życia zawodowego i prywatnego, równości płci, procedur antymobbingowych czy wykorzystywania nowych technologii, w tym sztucznej inteligencji.

Istotną zmianą jest odejście od papierowej rejestracji układów na rzecz elektronicznej ewidencji. Ustawa przewiduje utworzenie Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy, czyli centralnego systemu teleinformatycznego służącego do gromadzenia informacji o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych.

Do czasu uruchomienia KEUZP zgłoszenia są przekazywane drogą elektroniczną do ministra właściwego do spraw pracy, wraz z cyfrowym odwzorowaniem dokumentów oraz podpisem kwalifikowanym lub zaufanym.

W okresie przejściowym zgłoszeniu podlegają wyłącznie nowe układy zbiorowe pracy, nowe protokoły dodatkowe oraz nowe porozumienia zbiorowe. Układy i protokoły zarejestrowane przed wejściem w życie ustawy nie wymagają ponownego zgłoszenia.

Książka dla kadr i płac "Mistrz Kadr i Płac" najnowsze wydanie na 2025 rok to ponad 1080 stron eksperckiej i praktycznej wiedzy kadrowo-płacowej opisanej zrozumiałym językiem z roczną aktualizacją!

SPRAWDŹ - Mistrz Kadr i Płac - książka z roczną aktualizacją!

Informacja na temat tzw. okresu przejściowego tj. pomiędzy wejściem w życie ustawy z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (uzp) a uruchomieniem Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych (KEUZP)

Do czasu utworzenia KEUZP obowiązek zgłaszania informacji, o których mowa w art. 33 ust. 1 i art. 34 ust. 1, jest realizowany przez przekazanie drogą elektroniczną zgłoszenia zawierającego wymagane informacje opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym wraz z cyfrowym odwzorowaniem treści układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołów dodatkowych do ministra właściwego do spraw pracy.

Zgłoszenia można dokonać poprzez:
•    e-Doręczenia: https://www.gov.pl/web/rodzina/e-doreczenia
•    Elektroniczną Skrzynkę Podawczą: https://www.gov.pl/web/rodzina/kontakt-elektroniczna-skrzynka-podawcza
•    Adres mailowy: [email protected]

Minister właściwy do spraw pracy potwierdza prawidłowe dokonanie zgłoszenia informacji drogą elektroniczną, a w przypadku przekazania informacji, o których mowa w art. 33 ust. 1, nadaje numer nowemu układowi zbiorowemu pracy lub porozumieniu zbiorowemu (art. 52 ust. 3 uzp).

Potwierdzenie prawidłowego przekazania informacji jest przesyłane przez ministra właściwego do spraw pracy w terminie 3 miesięcy od dnia wpłynięcia zgłoszenia.

Informacje dotyczące protokołów dodatkowych do zakładowych układów zbiorowych pracy są przekazywane niezwłocznie przez urząd obsługujący ministra właściwego do spraw pracy do właściwego okręgowego inspektora pracy (art. 52 ust 3-5 uzp)

WAŻNE!!!Zgłoszeniu podlegają nowe układy zbiorowe pracy (zakładowe i ponadzakładowe), nowe protokoły dodatkowe do obowiązujących układów oraz nowe porozumienia zbiorowe – układy i protokoły dodatkowe zarejestrowane wcześniej nie podlegają zgłoszeniu
Zdarzenia podlegające zgłoszeniu określa art.34 ust.1-2 – są to informacje dotyczące:

1) zawarcia układu zbiorowego pracy i protokołu dodatkowego do układu;
2) przedłużenia obowiązywania układu zbiorowego pracy;
3) wstąpienia w prawa i obowiązki strony układu zbiorowego pracy;
4) wystąpienia z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy;
5) rozwiązania układu zbiorowego pracy;
6) odstąpienia od stosowania zakładowego układu zbiorowego pracy;
7) zawarcia porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do porozumienia zbiorowego;
8) wypowiedzenia układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego;
9) stwierdzenia przez sąd nieobowiązywania układu zbiorowego pracy w całości albo w części;
10) rozszerzenia stosowania ponadzakładowego układu zbiorowego pracy.

Zakres informacji przekazywanych w zgłoszeniu w odniesieniu do układów i porozumień – dane aktualne w dniu zawarcia układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego (art.33 ust.1) – są to informacje o:

1) tytule układu lub porozumienia;
2) dacie zawarcia układu lub porozumienia oraz dacie ich wejścia w życie;
3) okresie, na który układ lub porozumienie zostały zawarte;
4) stronach układu lub porozumienia, ich siedzibach i adresach poczty elektronicznej;
5) zakresie przedmiotowym układu lub porozumienia;
6) liczbie osób objętych układem lub porozumieniem z podziałem na płeć, wiek, niepełnosprawność, wielkość przedsiębiorstwa i sektor, w miarę ich dostępności;
7) liczbie pracodawców objętych układem lub porozumieniem;
8) nazwach pracodawców objętych układem lub porozumieniem wraz z numerami REGON;
9) kodzie PKD dla każdego pracodawcy objętego układem lub porozumieniem, określającym działalność przeważającą, jeżeli pracodawca taki kod posiada.

Do zgłoszenia załącza się odwzorowanie cyfrowe układu zbiorowego pracy, protokołu dodatkowego lub porozumienia

Układy zbiorowe pracy

Dla pracodawców, układy zbiorowe to narzędzie lepszego zarządzania zakładem pracy, planowania działalności i stabilizacji zatrudnienia. Dla pracowników to realna szansa na dodatkowe uprawnienia, takie jak np. dodatkowe urlopy, przejrzyste zasady wynagradzania czy rozwiązania wspierające równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Układy zbiorowe pracy na przestrzeni wielu lat odgrywały istotną rolę w systemie prawa pracy. Były one początkowo źródłem prawa pracy, które ułatwiało dostosowywanie regulacji prawnych do warunków pracy osób zatrudnionych w różnych branżach. Dzięki układom zbiorowym istniała możliwość równoważenia potrzeb pracowników oraz wymagań poszczególnych gałęzi gospodarki. Tworzone dla pracowników nowe rozwiązania, umożliwiały dobór tych najlepszych i najkorzystniejszych. Z czasem wypracowane w ten sposób przepisy podlegały procesowi utrwalenia i upowszechnienia, doprowadzając ostatecznie do ich uwzględniania w regulacjach o charakterze ogólnokrajowym. Ustalone w praktyce rozwiązania dotyczące np. urlopów, ochrony trwałości stosunku pracy czy świadczeń socjalnych stały się z czasem trwałym elementem prawa o charakterze ustawowym. Tak ukształtowana sytuacja prawna w Polsce, powoduje, że porozumienia zbiorowe oraz układy zbiorowe pracy, stały się swego rodzaju uzupełnieniem dla regulacji zawartych w Kodeksie pracy.

Od 1995 r. w Polsce istnieje podział na zakładowe oraz ponadzakładowe układy zbiorowe pracy i nowa ustawa zachowuje w mocy ten podział. Układ zakładowy zawierany jest na poziomie zakładu. Układ ponadzakładowy może obejmować dowolną ilość różnych firm. W układzie zakładowym, jak i ponadzakładowym ustalane są jednolite zasady pracy, które dotyczą pracowników wykonujących swoje zadania we wszystkich podmiotach objętych danym układem.

Skąd potrzeba zmiany przepisów dotyczących układów zbiorowych?

Ustawa z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych wdraża do polskiego porządku prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej. Zgodnie z jej postanowieniami każde państwo członkowskie, w którym wskaźnik zasięgu rokowań zbiorowych jest poniżej progu 80 %, zobowiązane jest do ustanowienia ram warunków sprzyjających rokowaniom zbiorowym, w drodze ustawy po konsultacji z partnerami społecznymi albo w drodze porozumienia z nimi oraz ustanawia plan działań na rzecz promowania rokowań zbiorowych.

Państwa członkowskie UE na podstawie dyrektywy 2022/2041 są zobowiązane do przedkładania sprawozdań z postępów w tym zakresie, co wiąże się z koniecznością wprowadzeniem dodatkowych rozwiązań w kwestii sprawozdawczości i zbierania danych na temat układów zbiorowych pracy oraz porozumień zbiorowych. Ustawa ma na celu stworzenie ułatwień dla stron dialogu, które w rezultacie przyczynią się do szerszego podejmowania rokowań zbiorowych oraz większego objęcia pracowników umowami zbiorowymi.

Ustawa jest również realizacją najistotniejszych postulatów zgłaszanych od wielu lat przez partnerów społecznych, w szczególności tych dotyczących uproszczenia procedury zawierania oraz rejestrowania układów zbiorowych pracy.

Ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych ma na celu również uwzględnienie wniosków wynikających z dokonanej w ramach Krajowego Planu Odbudowy ekspertyzy dotyczącej funkcjonowania układów zbiorowych pracy w Polsce. „Ekspertyza na temat aktualnej sytuacji oraz perspektyw rozwoju układów zbiorowych pracy w Polsce” została przygotowana w ramach realizacji Kamienia Milowego A53G: Przeprowadzenie procesu konsultacji z partnerami społecznymi na temat możliwości zawierania układów zbiorowych oraz przeprowadzenie kompleksowego badania na temat potencjalnej roli pojedynczej umowy o pracę w zapewnieniu nowej elastyczności i bezpieczeństwa na polskim rynku pracy.

Autorzy ekspertyzy wskazali, że zmiana sytuacji układów zbiorowych wymaga zmiany podejścia i strategii samych partnerów społecznych, jak również przebudowy ram prawnych.

Dotychczasowe ramy prawne nie tworzyły zachęt, a wręcz utrudniały lub demotywowały partnerów społecznych do prowadzenia negocjacji układowych.

Dlaczego nowa ustawa, a nie nowelizacja działu XI Kodeksu pracy?

Wyodrębnienie osobnej regulacji, dotyczącej zawierania i ewidencjonowania układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych z Kodeksu pracy, wiąże się m.in. z przyjęciem odmiennej niż kodeksowa definicji „pracodawcy”. W ustawie pojęcie „pracodawca” zdefiniowano analogicznie jak w art. 11 pkt 2 ustawy o związkach zawodowych. I tak pracodawcą na gruncie ustawy będzie nie tylko jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników, ale również takie jednostki organizacyjne i osoby fizyczne, które zatrudniają inne niż pracownicy osoby wykonujące pracę zarobkową, niezależnie od podstawy tego zatrudnienia. Zmiana ta podyktowana jest również koniecznością dostosowania przepisów regulujących zawieranie układów zbiorowych pracy do ostatnich zmian w zakresie kręgu osób mogących tworzyć i przystępować do związków zawodowych oraz podejmować rokowania zbiorowe – zgodnie bowiem z nowelizacją ustawy o związkach zawodowych z 2018 r. tworzyć i przystępować do związków zawodowych mogą nie tylko pracownicy w rozumieniu Kodeksu pracy, ale także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz mają takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy.

Co będzie mogło być uregulowane w układzie zbiorowym?

W ustawie wzięto pod uwagę postulat otwartego katalogu spraw regulowanych w układzie zbiorowym pracy. Partnerzy społeczni w ramach prowadzonych rokowań będą mogli wspólne ustalić, w jakim zakresie układ zbiorowy pracy może odmiennie regulować środowisko pracy, niż przewidują to rozwiązania ustawowe. Przy czym zachowano konieczność stosowania zasady korzystności wyrażonej w art. 9 Kodeksu pracy. Do stron układu zbiorowego pracy należeć będzie uzgodnienie, czy dokument ten ma zawierać postulaty o charakterze kompleksowym, czy jedynie zmieniać niektóre aspekty stosunków pracy funkcjonujące w przedsiębiorstwie. W ustawie wskazano przykładowe obszary, które mogą być uregulowane w układzie zbiorowym pracy. Natomiast otwarty katalog spraw realizuje również wymóg zwiększenia dynamiki układowej w krajach członkowskich wynikający z dyrektywy 2022/2041.

Jakie są nowości w ustawie w stosunku do działu XI Kodeksu pracy?

a) Otwarty katalog spraw regulowanych w układzie zbiorowym pracy

Celem tego rozwiązania jest umożliwienie stronom podejmującym rokowania wybranie kilku konkretnych spraw, które powinny być objęte postanowieniami układu, jeśli uznają, że układ nie musi regulować kompleksowo wszystkiego co związane jest z wykonywaniem pracy lub funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Wprowadzenie takiego rozwiązania było wielokrotnie zgłaszane przez partnerów społecznych. Uwzględniony w ustawie zakres przedmiotowy układów może dotyczyć m. in.:

wymiaru i norm czasu pracy;
systemów i rozkładów czasu pracy;
pracy w godzinach nadliczbowych;
wymiaru urlopu wypoczynkowego;
warunków wynagradzania;
organizacji pracy;
bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zagrożeń psychospołecznych;
przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych osób wykonujących pracę zarobkową, naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz mobbingowi;
tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
podnoszenia kwalifikacji zawodowych i urlopów szkoleniowych;
godzenia życia zawodowego z życiem prywatnym;
zarządzania wiekiem i aktywnego starzenia;
prowadzenia dialogu społecznego, w tym trybu i warunków podejmowania rokowań, reprezentacji stron i udziału ekspertów.

b) Uproszczenie i elektronizacja procesu ewidencjonowania układów zbiorowych pracy zarówno zakładowych jak i ponadzakładowych

Zaproponowano zastąpienie procedury rejestracji układów zbiorowych ich ewidencjonowaniem. Zamiast procedury opartej na przesyłaniu dokumentów w formie papierowej, wprowadzono elektroniczne przekazywanie danych. Dotychczas na podstawie art. 241¹¹ K.p układ zbiorowy pracy lub protokół dodatkowy podlegał wpisowi do rejestru, jeżeli jego postanowienia były zgodne z prawem. Jeśli postanowienia układu były niezgodne z prawem organ uprawniony do rejestracji (minister właściwy do spraw pracy lub okręgowy inspektor pracy), mógł wpisać układ bez tych postanowień lub wezwać strony do dokonania odpowiednich zmian. W ustawie, zamiast opisanej procedury wprowadzono jedynie wymóg przekazywania do elektronicznego systemu Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy konkretnych informacji oraz treści samego układu lub protokołu dodatkowego, jedynie w celu informacyjnym. Przy czym dodatkowe regulacje dotyczą tzw. okresu przejściowego tj. pomiędzy wejściem ustawy w życie a utworzeniem KEUZP. Jednak, aby nadal istniała możliwość kontroli postanowień układu, na podstawie art. 22 ustawy wprowadzono badanie jego postanowień przez sąd pod kątem zgodności zapisów z powszechnie obowiązującymi przepisami lub przepisami o zawieraniu układów.

c) Ewidencjonowanie porozumień zbiorowych

Jest to nowe rozwiązanie, którego celem jest uwidocznienie, że zakres rokowań zbiorowych w Polsce nie dotyczy tylko rejestrowanych układów zbiorowych pracy, ale również porozumień zbiorowych zawieranych pomiędzy związkami zawodowymi a pracodawcami. Porozumienia zbiorowe podlegające wpisowi do KEUZP zawierane są w przypadkach i w zakresie wskazanym w przepisach odrębnych. Wpisowi do KEUZP nie będą zaś podlegać porozumienia zbiorowe zawarte przez pracodawcę i przedstawicieli pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy. Zgodnie bowiem z art.3 dyrektywy 2022/2041 ust. 3 rokowania zbiorowe definiowane są jako wszelkie negocjacje, które odbywają się zgodnie z prawem krajowym i praktykami krajowymi poszczególnych państw członkowskich między pracodawcą, grupą pracodawców lub co najmniej jedną organizacją pracodawców, z jednej strony, a co najmniej jednym związkiem zawodowym, z drugiej strony, w celu określenia warunków pracy i zatrudnienia. Do porozumień zbiorowych w rozumieniu dyrektywy nie należą te zawierane z innym niż związek zawodowy przedstawicielstwem pracowników. W ustawie wprowadzono również rozwiązanie, że porozumienia zbiorowe mogą być zmieniane w drodze protokołu dodatkowego.

d) Możliwość skorzystania ze wsparcia mediatora

Dotychczas strony negocjujące treść układu nie miały możliwości zaproszenia mediatora do udziału w rokowaniach. Rozwiązanie to ma na celu ułatwienie stronom prowadzenie rokowań nad układem.

e) Możliwość wystąpienia z układu ponadzakładowego dla podmiotu objętego jego postanowieniami z przyczyn ekonomicznych

Dotychczas pracodawca, który był objęty układem ponadzakładowym, aby z niego wystąpić z uwagi na swoją trudną sytuację ekonomiczną zmuszony był zwracać się z prośbą o podjęcie negocjacji w tej sprawie przez strony tego układu ponadzakładowego. Po negocjacjach strony zawierały nowy protokół dodatkowy, który miał ustaloną nową listę podmiotów stosujących układ, bez tego pracodawcy. Obecnie będzie on mógł wystąpić z takiego układu z uwagi na swoją sytuację ekonomiczną, po złożeniu stosownego oświadczenia stronom układu ponadzakładowego.

f) Uproszczenie procedury rozszerzenia układu

Dotychczasowa procedura rozszerzenia układu w drodze rozporządzenia była skomplikowana. Dodatkowo musiały być spełnione dwie przesłanki: musiał tego wymagać ważny interes społeczny oraz pracodawca, który chciał być objęty układem ponadzakładowym musiał prowadzić taką samą lub zbliżoną działalność gospodarczą do działalności pracodawców objętych tym układem. W ustawie zrezygnowano z tych przesłanek. Wniosek o rozszerzenie stosowania ponadzakładowego układu zbiorowego pracy na nowego pracodawcę mogą złożyć organizacja pracodawców, co najmniej dwóch pracodawców lub organizacja związkowa, które ten układ zawarły. –Celem proponowanych rozwiązań jest uproszczenie procedury rozszerzenia ponadzakładowego układu zbiorowego pracy oraz uzależnienie podjęcia inicjatywy w tym zakresie od woli pracodawców i współdziałających z nimi związków zawodowych.

g) Możliwość zawierania układu ponadzakładowego przez nowe podmioty

Ustawa przewiduje, że co najmniej 2 pracodawców, którzy nie muszą być zrzeszeni w organizacjach pracodawców będzie mogło zawrzeć układ ponadzakładowy. Dotychczas układ ponadzakładowy mógł być zawierany wyłącznie przez właściwy statutowo organ organizacji pracodawców – w imieniu zrzeszonych w tej organizacji pracodawców. Proponowany przepis ma na celu rozszerzenie katalogu podmiotów uprawnionych do zawarcia ponadzakładowego układu zbiorowego pracy.

Ponadto stroną ponadzakładowego układu zbiorowego pracy będzie może być również reprezentujący pracodawcę zatrudniającego pracowników samorządowych jednostek sektora finansów publicznych odpowiednio wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub przewodniczący zarządu związku samorządowego oraz właściwy minister lub inny organ – reprezentujący pracodawcę zatrudniającego pracowników państwowych jednostek sektora finansów publicznych. Jest to usankcjonowanie przepisu przejściowego wprowadzonego jedną z nowelizacji Kodeksu pracy.

h) Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla członków korpusu służby cywilnej

Do tej pory członkowie korpusu służby cywilnej byli wyłączeniu z możliwości stosowania regulacji układowych. Dla członków korpusu służby cywilnej będzie mógł być zawarty ponadzakładowy układ zbiorowy pracy, który będzie mógł zawierać postanowienia, nieuregulowane w ustawie o służbie cywilnej i pragmatykach służbowych. W ten sposób będzie można wyrównać dysproporcje pomiędzy poszczególnymi urzędami, a także zapewnić stosowanie jednolitych standardów w sprawach nieuregulowanych ustawowo.

Kto może zawierać zakładowy układ zbiorowy pracy lub ponadzakładowy układ zbiorowy pracy?

Zakładowy układ zbiorowy pracy zawierają z pracodawcą wszystkie organizacje związkowe lub co najmniej wszystkie reprezentatywne zakładowe lub międzyzakładowe organizacje związkowe, które prowadziły rokowania nad zawarciem tego układu.
Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy z pracodawcami lub organizacją pracodawców zawierają wszystkie ponadzakładowe organizacje związkowe lub co najmniej wszystkie reprezentatywne ponadzakładowe organizacje związkowe, które prowadziły rokowania nad zawarciem tego układu.
Jeżeli ponadzakładowy układ zbiorowy pracy ma obejmować co najmniej dwóch pracodawców, zawierają go wszystkie międzyzakładowe organizacje związkowe, które prowadziły rokowania nad zawarciem tego układu. W tym wypadku nie jest stosowana zasada, że jeżeli przed zawarciem układu zbiorowego pracy zostanie utworzona organizacja związkowa, ma ona prawo przystąpić do rokowań.
Jeżeli układ zbiorowy pracy został zawarty przez więcej niż jedną organizację związkową, przez okres jego obowiązywania wszelkie czynności jego dotyczące podejmują organizacje związkowe, które go zawarły.

Od kiedy obowiązuje nowa ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych?

13 grudnia 2025 r. to dzień wejścia w życie ustawy z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych – od tego momentu zasady zawierania i ewidencjonowania układów zbiorowych pracy ulegają zmianie.

Ustawa przewiduje rezygnację z prowadzonej w formie pisemnej procedury rejestracji układów na rzecz elektronicznej ewidencji, tzn. zgłaszania określonych informacji drogą elektroniczną.

W terminie 2 lat od wejścia w życie ustawy zostanie utworzona Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP), gdzie gromadzone będą wszystkie obowiązujące układy i porozumienia zbiorowe. Do tego momentu będziemy mieli do czynienia z okresem przejściowym, kiedy wszystkie zgłoszenia elektroniczne wynikające z ustawy przyjmuje Minister Rodziny Pracy i Polityki Społecznej.

WAŻNE!!! W okresie przejściowym nie ma obowiązku i potrzeby zgłaszania informacji nt. obowiązujących układów i protokołów dodatkowych zawartych przed wejściem w życie ustawy. Zgłaszanie informacji dotyczy nowych zdarzeń, które nastąpiły po wejściu w życie ustawy np. zawarcie nowego układu zbiorowego pracy lub protokołu dodatkowego do obowiązującego wcześniej układu.

Do jakiej instytucji zgłaszać po 13 grudnia 2025 r. tj. po wejściu w życie ustawy układy zakładowe, układy ponadzakładowe, wskazane porozumienia zbiorowe oraz protokoły dodatkowe zawarte do nich?

Po wejściu w życie ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych wszystkie informacje na temat zarówno zakładowych oraz ponadzakładowych układów zbiorowych pracy oraz wybranych porozumień zbiorowych, a także protokołów dodatkowych oraz inne dane wskazane w ustawie będzie przyjmował Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Do tej pory układy zakładowe były rejestrowane przez Okręgowych Inspektorów Pracy, a ponadzakładowe – przez ministra właściwego do spraw pracy.

W zgłoszeniu wskazuje się aktualne w dniu zawarcia układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego informacje o:

tytule układu, porozumienia, protokołu dodatkowego
dacie zawarcia układu, porozumienia, protokołu dodatkowego oraz dacie ich wejścia w życie;
okresie, na który układ, porozumienie, protokół dodatkowy zostały zawarte;
stronach układu, porozumienia, protokołu dodatkowego ich siedzibach i adresach poczty elektronicznej;
zakresie przedmiotowym układu, porozumienia, protokołu dodatkowego
liczbie osób objętych układem lub porozumieniem z podziałem na płeć, wiek, niepełnosprawność, wielkość przedsiębiorstwa i sektor, w miarę ich dostępności;
liczbie pracodawców objętych układem lub porozumieniem;
nazwach pracodawców objętych układem lub porozumieniem wraz z numerami REGON;
kodzie PKD dla każdego pracodawcy objętego układem lub porozumieniem, określającym działalność przeważającą, jeżeli pracodawca taki kod posiada.

Dodatkowo zgłoszeniu podlegają informacje o

liczbie osób objętych układem lub porozumieniem z podziałem na płeć, wiek, niepełnosprawność, wielkość przedsiębiorstwa i sektor, w miarę ich dostępności
liczbie pracodawców objętych układem lub porozumieniem

corocznie w terminie do dnia 15 lutego, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, chyba że nie nastąpiły zmiany w informacjach podlegających zgłoszeniu.

WAŻNE!!! O wyborze wskazanego w zgłoszeniu przeważającego PKD decyduje pracodawca.

Kto decyduje o tym jaki podać kod PKD dla pracodawcy objętego układem lub porozumieniem, określający działalność przeważającą, jeżeli pracodawca taki kod posiada?

O wyborze wskazanego w zgłoszeniu przeważającego PKD decyduje pracodawca i ma on w tym zakresie pełną autonomię, co oznacza, że Minister Rodziny Pracy i Polityki Społecznej nie ingeruje w to jaki kod PKD pracodawca zdecydował się podać.

W Polsce nie ma regulacji prawnych ustalających odrębną kategorię układów branżowych. Układ ponadzakładowy może dotyczyć zakładów działających w tym samym obszarze gospodarki, ale przepisy prawa nie zabraniają zawierania układów ponadzakładowych dla przedsiębiorstw z różnych branż. Rodzaj PKD nie ma wpływu na to jaki układ ponadzakładowy mogą zawrzeć przedsiębiorcy.

Ponadzakładowe układy zbiorowe pracy dotyczą tylko tych przedsiębiorstw, które wyraziły wolę zawarcia układu. Przepisy nie przewidują obowiązku zawierania układów ponadzakładowych dla wszystkich przedsiębiorstw prowadzących działalność w konkretnym obszarze gospodarki. Dotyczy to również nowo powstałych lub wchodzących na polski rynek firm z konkretną działalnością.

Okres przejściowy zgłaszanie informacji

Od dnia wejścia ww. ustawy w życie do czasu utworzenia Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy w tzw. okresie przejściowym obowiązek zgłaszania informacji dotyczących układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych jest realizowany przez:

przekazanie do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (ministra właściwego ds. pracy) drogą elektroniczną zgłoszenia zawierającego wymagane informacje
zgłoszenie powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym oraz zawierać cyfrowe odwzorowanie treści układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołów dodatkowych.

Cyfrowe odwzorowanie to elektroniczny dokument będący kopią papierowego dokumentu, który umożliwia dostęp do treści bez konieczności bezpośredniego kontaktu z oryginalnym pierwowzorem.

WAŻNE!!! Odwzorowanie cyfrowe, powinno być przekazane w odrębnym pliku pdf, jako załącznik do zgłoszenia.

Ustawa nie nakłada obowiązku podpisywania odwzorowania cyfrowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

Zgłoszenia można dokonać poprzez:

e-Doręczenia: https://www.gov.pl/web/rodzina/e-doreczenia
Elektroniczną Skrzynkę Podawczą: https://www.gov.pl/web/rodzina/kontakt-elektroniczna-skrzynka-podawcza
Adres mailowy: [email protected]

WAŻNE!!! W okresie przejściowym zgłoszenie uważa się za skutecznie dokonane, jeśli podmiot przekazujący informacje do ewidencji prowadzonej w okresie przejściowym otrzyma od Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (minister właściwy ds. pracy) potwierdzenie prawidłowego dokonanie zgłoszenia informacji drogą elektroniczną.

Minister Rodziny Pracy i Polityki Społecznej nadaje nowy numer ewidencyjny wyłącznie układom zbiorowym pracy oraz wskazanym porozumieniom zbiorowym jeśli są one zawarte po wejściu ustawy w życie.
Potwierdzenie prawidłowego przekazania informacji jest przesyłane w terminie 3 miesięcy od dnia wpłynięcia zgłoszenia.

Protokoły dodatkowe nie otrzymują numerów ewidencyjnych w okresie przejściowym.

Układy zbiorowe pracy i wskazane porozumienia zbiorowe podlegające zgłoszeniu:

nowe układy zakładowe zawarte na podstawie ustawy
nowe protokoły dodatkowe do układów zakładowych zawartych na podstawie ustawy
nowe układy ponadzakładowe zawarte na podstawie ustawy
nowe protokoły dodatkowe do układów ponadzakładowych zawartych na podstawie ustawy
nowe protokoły dodatkowe do ponadzakładowych układów zbiorowych pracy, zawartych na podstawie Działu XI Kodeksu pracy
nowe protokoły dodatkowe do zakładowych układów zbiorowych pracy, zawartych na podstawie Działu XI Kodeksu pracy
porozumienia, podlegające zgłoszeniu jeżeli są zawarte przez organizację związkową i pracodawcę lub co najmniej dwóch pracodawców lub organizację pracodawców:

porozumienie o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, jeżeli jest to uzasadnione kondycją finansową pracodawcy (art. 9¹p. )
porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 23^1ap. ), które jest drugim z porozumień zbiorowych zawieranych w związku ze złą sytuacją finansową pracodawcy, mającym na celu uzupełnienie regulacji (art. 9¹k.p.)
porozumienie zawierane w związku z przejściem zakładu pracy na nowego pracodawcę – art. 26¹ 3 ustawy z dnia 26 maja 1991 r. o związkach zawodowych, dalej „u.z.z.”
porozumienie w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰p.)
porozumienie o stosowaniu przerywanego czasu pracy – art. 139 k.p.
porozumienie o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy – art. 150 § 3 k.p.
porozumienie w sprawie wykazu prac w porze nocnej – art. 151⁷ 4 k.p.
porozumienie zawierane w związku z prowadzeniem sporu zbiorowego w trybie ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, zwanej dalej „u.r.s.z.”, a więc:
porozumienie po zakończeniu rokowań (art. 9 u.r.s.z.)
b.   porozumienie zawierane po zakończeniu mediacji (art. 14 u.r.s.z.)
c.   porozumienie zawierane w postępowaniu przed kolegium arbitrażu społecznego (art. 16 u.r.s.z. w związku z § 9 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 sierpnia 1991 r. w sprawie trybu postępowania przed kolegiami arbitrażu społecznego),
d.   – tzw. porozumienie postrajkowe (art. 9 lub art. 14 w związku z art. 17 u.r.s.z.)
porozumienie w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, zwanej dalej „u.s.z.r.p.s.p.”)
porozumienie zawierane na forum Rady Dialogu Społecznego i Wojewódzkich Rad Dialogu Społecznego (art. 3 i art. 43 ustawy z dnia 24 lipca 2015 r. o Radzie Dialogu Społecznego i innych instytucjach dialogu społecznego, zwanej dalej „u.r.d.s.i.d.s.”)
porozumienie w sprawie indywidualnego czasu pracy kierowców (art. 8 ust. 2-4 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, zwanej dalej „u.c.p.k.”)
porozumienia zbiorowe nieoparte na ustawie, dotyczące warunków płacy

protokoły dodatkowe do tych porozumień

Zakres przedmiotowy układu lub protokołu dodatkowego, może dotyczyć:

wymiaru i norm czasu pracy
systemów i rozkładów czasu pracy
pracy w godzinach nadliczbowych
wymiaru urlopu wypoczynkowego
warunków wynagradzania
organizacji pracy
bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zagrożeń psychospołecznych
przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych osób wykonujących pracę zarobkową, naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz mobbingowi
tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
podnoszenia kwalifikacji zawodowych i urlopów szkoleniowych
godzenia życia zawodowego z życiem prywatnym
zarządzania wiekiem i aktywnego starzenia
prowadzenia dialogu społecznego, w tym trybu i warunków podejmowania rokowań, reprezentacji stron i udziału ekspertów

Kto zobowiązany jest do zgłoszenia informacji?

Zgłoszenie układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego jest dokonywane przez pracodawcę, chyba że przepis ustawy przewiduje wpis z urzędu przez ministra właściwego do spraw pracy.

W przypadku zakładowego układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego obejmującego jednego pracodawcę zgłoszenia dokonuje pracodawca.

W przypadku ponadzakładowego układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego obejmującego co najmniej dwóch pracodawców zgłoszenia dokonuje jeden z pracodawców lub organizacja pracodawców.

WAŻNE!!! W ponadzakładowym układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu zbiorowym obejmującym co najmniej dwóch pracodawców wskazuje się podmiot dokonujący zgłoszenia.

Zgłoszeniu pod rygorem niewywoływania skutków prawnych, podlegają informacje dotyczące:

zawarcia układu zbiorowego pracy i protokołu dodatkowego do układu
przedłużenia obowiązywania układu zbiorowego pracy
wstąpienia w prawa i obowiązki strony układu zbiorowego pracy
wystąpienia z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy
rozwiązania układu zbiorowego pracy
odstąpienia od stosowania zakładowego układu zbiorowego pracy
zawarcia porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do porozumienia zbiorowego
wypowiedzenia układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego.

Informacje dotyczące już zawartych układów i porozumień o ich stosowaniu

Układy zbiorowe pracy zawarte do dnia wejścia w życie niniejszej ustawy pozostają w mocy albo są stosowane do dnia upływu terminu wypowiedzenia albo rozwiązania takiego układu albo do dnia upływu terminu obowiązywania takiego układu, jeżeli jest w nim wskazany.

Oznacza to także, że jeśli jest zawarte porozumienie o stosowaniu układu, to ono nadal obowiązuje, dopóki obowiązuje układ zbiorowy pracy.

W mocy pozostają również protokoły dodatkowe do tych układów, porozumienia o stosowaniu układu zawarte przed wejściem w życie nowej ustawy, jak również informacje zgłaszane do rejestrów układów zbiorowych pracy zakładowych, jak i ponadzakładowych.

Porozumienia i regulaminy regulujące zasady pracy zdalnej, porozumienia o stosowaniu przerywanego czasu pracy oraz o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy zawarte do dnia wejścia w życie niniejszej ustawy pozostają w mocy albo są stosowane do dnia upływu terminu obowiązywania takiego porozumienia lub regulaminu, jeżeli jest w nim wskazany.
Do rokowań nad zawarciem układu zbiorowego pracy rozpoczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się przepisy działu jedenastego Kodeksu pracy dotyczące rokowań.

Rokowania zbiorowe

Jakie są podstawowe wytyczne dotyczące prowadzenia rokowań?

Każda ze stron jest obowiązana prowadzić rokowania w dobrej wierze z poszanowaniem słusznych interesów drugiej strony, w tym:

uwzględniać postulaty organizacji związkowej uzasadnione sytuacją ekonomiczną pracodawcy;
powstrzymywać się od wysuwania postulatów, których realizacja w sposób oczywisty przekracza możliwości finansowe pracodawcy;
szanować interesy osób wykonujących pracę zarobkową oraz emerytów i rencistów, nieobjętych układem zbiorowym pracy.
strony prowadzące rokowania nad zawarciem układu zbiorowego pracy powinny dochować wszelkiej staranności, aby postanowienia układu były zgodne z przepisami prawa pracy

Podmiot występujący z inicjatywą zawarcia układu zbiorowego pracy jest obowiązany powiadomić o tym wszystkie podmioty, które zgodnie z jego najlepszą wiedzą mogą być stroną tego układu, w celu przystąpienia do rokowań.

Organizacja związkowa występująca z inicjatywą zawarcia układu zbiorowego pracy wnosi w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej o przekazanie przez pracodawcę wykazu pozostałych działających u niego organizacji związkowych.

Przekazanie wykazu następuje w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Jednocześnie pracodawca przekazuje posiadane dane kontaktowe do działających u niego organizacji związkowych.

Warunkiem prowadzenia rokowań nad zawarciem układu zbiorowego pracy jest uczestniczenie w nich co najmniej jednej reprezentatywnej organizacji związkowej. Jeżeli przed zawarciem układu zbiorowego pracy zostanie utworzona organizacja związkowa, ma ona prawo przystąpić do rokowań.
Strony prowadzące rokowania nad zawarciem układu zbiorowego pracy mogą określić tryb rozstrzygania kwestii spornych związanych z przedmiotem rokowań lub innych spornych zagadnień, które mogą wyłonić się w trakcie tych rokowań.
W trakcie rokowań nad zawarciem układu zbiorowego pracy strony mogą zdecydować o udziale mediatora, którego zadaniem jest udzielenie pomocy stronom w osiągnięciu porozumienia co do treści tego układu.
Jeżeli układ zbiorowy pracy został zawarty przez więcej niż jedną organizację związkową, przez okres jego obowiązywania wszelkie czynności jego dotyczące podejmują organizacje związkowe, które go zawarły.

W jakiej sytuacji nie można odmówić rokowań?

Strona uprawniona do zawarcia układu zbiorowego pracy nie może odmówić spełnienia zgłoszonego przez drugą stronę żądania podjęcia rokowań:

w celu zawarcia układu dla osób wykonujących pracę zarobkową dotychczas nim nieobjętych
w celu zmiany układu uzasadnionej istotną zmianą sytuacji ekonomicznej lub finansowej pracodawcy lub pogorszeniem się sytuacji materialnej osób wykonujących pracę zarobkową
w celu przedłużenia obowiązywania układu albo zawarcia nowego układu, jeżeli żądanie zostało zgłoszone nie wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu, na który układ został zawarty, albo po dniu jego wypowiedzenia

Kto może prowadzić rokowania?

Rokowania nad układem zbiorowym pracy lub protokołem dodatkowym prowadzą przedstawiciele strony związkowej i pracodawczej.

Strony prowadzące rokowania powinny być umocowane odpowiednio zgodnie z następującymi dokumentami:

statutem organizacji związkowych
regulacjami wewnętrznymi pracodawcy, a w przypadku braku odpowiednich postanowień regulacji wewnętrznych pracodawcy – na podstawie upoważnienia pracodawcy
statutem organizacji pracodawców
porozumieniem pracodawców – jeżeli rokowania dotyczą ponadzakładowego układu zbiorowego pracy, który ma obejmować co najmniej dwóch pracodawców
jeżeli osoby wykonujące pracę zarobkową, dla których ma być zawarty układ zbiorowy pracy, reprezentuje więcej niż jedna organizacja związkowa, rokowania nad jego zawarciem prowadzi ich wspólna reprezentacja lub działające wspólnie poszczególne organizacje związkowe
jeżeli w terminie wyznaczonym przez podmiot występujący z inicjatywą zawarcia układu zbiorowego pracy, nie krótszym niż jeden miesiąc od dnia zgłoszenia inicjatywy zawarcia tego układu, nie wszystkie organizacje związkowe przystąpią do rokowań, do prowadzenia rokowań są uprawnione te organizacje związkowe, które do nich przystąpiły.

Podmioty uprawnione do rokowań nad zawarciem zakładowego układu zbiorowego pracy:

pracodawca;
zakładowe organizacje związkowe lub międzyzakładowe organizacje związkowe.

Podmioty uprawnione do rokowań nad zawarciem ponadzakładowego układu zbiorowego pracy:

A/ze strony pracodawców:

organizacja pracodawców lub
pracodawcy, jeżeli układ ma obejmować co najmniej dwóch pracodawców, lub
odpowiednio wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub przewodniczący zarządu związku samorządowego – w imieniu pracodawców zatrudniających pracowników samorządowych jednostek sektora finansów publicznych, lub
właściwy minister lub centralny organ administracji rządowej – w imieniu pracodawców zatrudniających pracowników państwowych jednostek sektora finansów publicznych;

B/ze strony organizacji związkowych

ponadzakładowa organizacja związkowa.

Kto może zawierać zakładowy układ zbiorowy pracy lub ponadzakładowy układ zbiorowy pracy?

Zakładowy układ zbiorowy pracy zawierają z pracodawcą wszystkie organizacje związkowe lub co najmniej wszystkie reprezentatywne zakładowe lub międzyzakładowe organizacje związkowe, które prowadziły rokowania nad zawarciem tego układu.
Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy z pracodawcami lub organizacją pracodawców zawierają wszystkie ponadzakładowe organizacje związkowe lub co najmniej wszystkie reprezentatywne ponadzakładowe organizacje związkowe, które prowadziły rokowania nad zawarciem tego układu.
Jeżeli ponadzakładowy układ zbiorowy pracy ma obejmować co najmniej dwóch pracodawców, zawierają go wszystkie międzyzakładowe organizacje związkowe, które prowadziły rokowania nad zawarciem tego układu. W tym wypadku nie jest stosowana zasada, że jeżeli przed zawarciem układu zbiorowego pracy zostanie utworzona organizacja związkowa, ma ona prawo przystąpić do rokowań.
Jeżeli układ zbiorowy pracy został zawarty przez więcej niż jedną organizację związkową, przez okres jego obowiązywania wszelkie czynności jego dotyczące podejmują organizacje związkowe, które go zawarły.

W jakiej formie zawiera się układ zbiorowy pracy lub protokół dodatkowy?

Układ zbiorowy pracy lub protokół dodatkowy zawiera się w formie pisemnej.

Na jak długo można zawrzeć układ zbiorowy pracy?

Układ zbiorowy pracy zawiera się na czas określony albo na czas nieokreślony. Przed upływem terminu obowiązywania układu zbiorowego pracy zawartego na czas określony jego strony mogą zdecydować o przedłużeniu terminu jego obowiązywania na czas określony albo na czas nieokreślony.

Czy podmiot, który nie był wcześniej stroną układu zbiorowego pracy może nią zostać?

Tak, strony układu zbiorowego pracy mogą wyrazić zgodę, aby w prawa i obowiązki strony wstąpiły następujące podmioty, które nie zawarły tego układu:

organizacja związkowa
pracodawca
organizacja pracodawców

Jakie przepisy regulują problematykę układów zbiorowych pracy?

Procedury i zasady dotyczące układów zbiorowych pracy zawarte są w:

Ustawa z dnia 5 listopada o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1661)

Ponadto kwestie dotyczące rokowań zawarte są w przepisach dodatkowych:

art. 4 Konwencji Nr 98 MOP ratyfikowanej przez Polskę 14.12.1956 r.:

zachęca się i popiera jak najszersze wykorzystywanie procedury dobrowolnych rokowań dla zawierania układów zbiorowych pomiędzy pracodawcami i organizacjami pracodawców z jednej strony a organizacjami pracowników z drugiej, w celu regulowania w ten sposób warunków pracy. Wszelkiego rodzaju rokowaniom normotwórczym w zakładzie pracy przysługuje przymiot dobrowolności, co oznacza m.in. zakaz narzucania pracodawcom i związkom zawodowym treści nie będących rezultatem ich wzajemnych uzgodnień

art. 6 ust. 2 Europejskiej Karty Społecznej sporządzonej dnia 18.10.1961 r., ratyfikowanej przez Polskę 10 czerwca 1997 r.:

zobowiązuje umawiające się strony, tj. organizacje pracowników i pracodawców lub ich organizacje, do podejmowania działań zapewniających skuteczne wykonywanie prawa do rokowań zbiorowych;

art. 20 i 59 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej:

społeczna gospodarka rynkowa jest oparta m.in. na dialogu i współpracy partnerów społecznych, którym gwarantuje się prawo do rokowań, w szczególności w celu zawierania układów zbiorowych pracy i innych porozumień.

Porozumienia zbiorowe

Ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz. U. z 2025 poz. 1661) wprowadza nowe zasady ewidencjonowania i udostępniania porozumień zbiorowych (art. 2 pkt 1 ustawy). Nowe zasady dotyczą także zmian do porozumień zbiorowych wprowadzanych w drodze tzw. protokołów dodatkowych (tak jak dotychczas odbywało się to w przypadku układów zbiorowych pracy). Na mocy nowej ustawy, protokół dodatkowy to swoisty rodzaj aneksu do układu zbiorowego pracy, a także do porozumienia zbiorowego.

Od połowy grudnia 2025 r., wraz z wejściem w życie ustawy, na pracodawcy spoczywa obowiązek zgłoszenia nowo zawartego ze związkiem zawodowym porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego. Obowiązek zgłoszenia dotyczy także informacji o wypowiedzeniu porozumienia zbiorowego. Ważne: informacje te podlegają zgłoszeniu pod rygorem niewywoływania skutków prawnych.

Zasady ewidencjonowania porozumień zbiorowych

W elektronicznej Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP), oprócz układów zbiorowych pracy są także ewidencjonowane porozumienia zbiorowe i protokoły dodatkowe do tych porozumień (art. 30 ust. 2 ustawy). Przede wszystkim są to porozumienia zbiorowe, określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy i stanowiące źródła prawa pracy. Warunkiem ich zaliczenia do źródeł prawa pracy jest ich oparcie „na ustawie”, co znaczy, że możliwość zawarcia porozumienia jest przewidziana w ustawie.

Wpisowi do KEUZP nie podlegają porozumienia zbiorowe zawarte przez pracodawcę i przedstawicieli pracowników wyłonionych w trybie przyjętym u tego pracodawcy. Tylko porozumienia zbiorowe i protokoły dodatkowe zawarte przez organizacje związkowe są ewidencjonowane w KEUZP.

Jakie porozumienia zbiorowe są ewidencjonowane w KEUZP?

W KEUZP są ewidencjonowane porozumienia zbiorowe, o których mowa w następujących ustawach (art. 30 ust. 3 pkt 1 ustawy):

Kodeks pracy,
ustawa z dnia 26 stycznia1982 r. – Karta Nauczyciela
ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych
ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników
ustawia z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców

W KEUZP są także ewidencjonowane porozumienia zbiorowe nieoparte na ustawie, dotyczące warunków płacy jeżeli są zawarte przez organizację związkową i pracodawcę lub co najmniej dwóch pracodawców lub organizację pracodawców (art. 30 ust. 3 pkt 2 ustawy). Przykładem takiego porozumienia będzie tzw. porozumienie po strajkowe, w którym związek zawodowy i pracodawca uzgadniają np. podwyżkę wynagrodzenia.

Które porozumienia zbiorowe są oparte na ustawie?

Porozumienia zbiorowe w prawie pracy, których zawarcie jest oparte na ustawie to:

o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, jeżeli jest to uzasadnione kondycją finansową pracodawcy (art. 9¹p. )
o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 23^1ap. ), które jest drugim z porozumień zbiorowych zawieranych w związku ze złą sytuacją finansową pracodawcy, mającym na celu uzupełnienie regulacji (art. 9¹k.p.)
zawierane w związku z przejściem zakładu pracy na nowego pracodawcę – art. 26¹ 3 ustawy z dnia 26 maja 1991 r. o związkach zawodowych, dalej „u.z.z.”
w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰p.)
o stosowaniu przerywanego czasu pracy – art. 139 k.p.
o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy – art. 150 § 3 k.p.
w sprawie wykazu prac w porze nocnej – art. 151⁷ 4 k.p.
zawierane w związku z prowadzeniem sporu zbiorowego w trybie ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, zwanej dalej „u.r.s.z.”, a więc:
porozumienie po zakończeniu rokowań (art. 9 u.r.s.z.)
b.   porozumienie zawierane po zakończeniu mediacji (art. 14 u.r.s.z.)
c.   porozumienie zawierane w postępowaniu przed kolegium arbitrażu społecznego (art. 16 u.r.s.z. w związku z § 9 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 sierpnia 1991 r. w sprawie trybu postępowania przed kolegiami arbitrażu społecznego),
d.   – tzw. porozumienie postrajkowe (art. 9 lub art. 14 w związku z art. 17 u.r.s.z.)

9)   w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, zwanej dalej „u.s.z.r.p.s.p.”)
10)   zawierane na forum Rady Dialogu Społecznego i Wojewódzkich Rad Dialogu Społecznego (art. 3 i art. 43 ustawy z dnia 24 lipca 2015 r. o Radzie Dialogu Społecznego i innych instytucjach dialogu społecznego, zwanej dalej „u.r.d.s.i.d.s.”)
11)   w sprawie indywidualnego czasu pracy kierowców (art. 8 ust. 2-4 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, zwanej dalej „u.c.p.k.”).

Zgłoszenie dotyczące porozumienia zbiorowego

Zgłoszeniu do KEUZP, pod rygorem niewywoływania skutków prawnych, podlegają informacje dotyczące zawarcia porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do porozumienia zbiorowego oraz informacje dotyczące wypowiedzenia porozumienia zbiorowego (art. 34 ust. 1 pkt 7 i 8).

Ze względu na konieczność zbudowania bazy danych stosując się do zasad dyscypliny finansów publicznych, Minister właściwy do spraw pracy utworzy KEUZP w terminie 2 lat od dnia wejścia w życie ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (art. 52 ust. 1 ustawy).

Do czasu utworzenia KEUZP obowiązek zgłoszenia dotyczącego porozumienia zbiorowego jest realizowany przez przekazanie informacji do ministra właściwego do spraw pracy, drogą elektroniczną, w zgłoszeniu opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Do zgłoszenia dołącza się cyfrowe odwzorowaniem treści porozumienia zbiorowego lub protokołów dodatkowych.

Minister właściwy do spraw pracy potwierdza prawidłowe dokonanie zgłoszenia informacji drogą elektroniczną i nadaje numer nowemu porozumieniu zbiorowemu. W tej sytuacji porozumienie zbiorowe lub protokół dodatkowy wchodzi w życie z dniem prawidłowo dokonanego zgłoszenia (stosownie do art. 52 ust. 3 zd. 3 w zw. z art. 16 ust. 1 ustawy).

Po utworzeniu KEUZP zgłoszenie porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do KEUZP polega na wprowadzeniu danych przez formularz systemu teleinformatycznego KEUZP udostępniony na stronie internetowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw pracy, a także załączeniu cyfrowego odwzorowania treści porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego i jest dokonywane przez pracodawcę (art. 31 ust. 1 ustawy).

Zgłoszenie jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisane w inny sposób akceptowany przez system KEUZP umożliwiający jednoznaczną identyfikację podmiotu dokonującego zgłoszenia i dnia jego zgłoszenia (art. 31 ust 2 ustawy).

Porozumienie zbiorowe lub protokół dodatkowy wchodzi w życie z dniem prawidłowo dokonanego zgłoszenia do KEUZP (art. 16 ust. 1 ustawy).

Jakie informacje na temat porozumienia zbiorowego należy zgłaszać?

W zgłoszeniu porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do ewidencji należy wskazać aktualne w dniu zawarcia informacje o:

tytule porozumienia;
dacie zawarcia porozumienia oraz dacie jego wejścia w życie;
okresie, na który porozumienie zostało zawarte;
stronach porozumienia, ich siedzibach i adresach poczty elektronicznej;
zakresie przedmiotowym porozumienia;
liczbie osób objętych porozumieniem z podziałem na płeć, wiek, niepełnosprawność, wielkość przedsiębiorstwa i sektor, w miarę ich dostępności;
liczbie pracodawców objętych porozumieniem;
nazwach pracodawców objętych porozumieniem wraz z numerami REGON;
kodzie PKD dla każdego pracodawcy objętego porozumieniem, określającym działalność przeważającą, jeżeli pracodawca taki kod posiada.

Informacje, o których mowa w pkt 6 i 7, podlegają zgłoszeniu do KEUZP corocznie w terminie do dnia 15 lutego, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, chyba że nie nastąpiły zmiany w informacjach podlegających zgłoszeniu.

Kto zgłasza porozumienie zbiorowe?

W przypadku porozumienia zbiorowego obejmującego jednego pracodawcę zgłoszenia dokonuje pracodawca, a w przypadku porozumienia zbiorowego obejmującego co najmniej dwóch pracodawców – jeden z pracodawców lub organizacja pracodawców. W porozumieniu zbiorowym obejmującym co najmniej dwóch pracodawców wskazuje się podmiot dokonujący zgłoszenia (art. 31 ust. 3 ustawy).

Potwierdzenie zgłoszenia porozumienia zbiorowego

Zgłoszenie porozumienia zbiorowego do KEUZP uznaje się za prawidłowo dokonane, jeżeli podmiot dokonujący zgłoszenia otrzyma potwierdzenie z KEUZP o przyjęciu danych wraz z numerem automatycznie nadanym porozumieniu zbiorowemu lub protokołowi dodatkowemu w KEUZP (art. 31 ust. 4 ustawy).
W przypadku dokonania zgłoszenia w sposób nieprawidłowy podmiot dokonujący zgłoszenia otrzymuje z KEUZP automatycznie wygenerowaną wiadomość informującą, że zgłoszenie zostało dokonane nieprawidłowo lub nie zawierało wszystkich danych podlegających zgłoszeniu, lub nie było właściwie podpisane (art. 31 ust. 5 ustawy).
Minister właściwy do spraw pracy nie dokonuje weryfikacji treści zgłoszenia do KEUZP ani treści cyfrowego odwzorowania porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego pod względem ich zgodności z przepisami prawa pracy (art. 32 ust. 1 ustawy).

Zasady udostępniania porozumienia zbiorowego przez pracodawcę

Na żądanie osoby objętej postanowieniami porozumienia zbiorowego, pracodawca jest obowiązany udostępnić tekst porozumienia lub protokołu dodatkowego zawartego do tego porozumienia (art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy).
Nie wykonanie powyższego obowiązku stanowi wykroczenie. Zgodnie z art. 38 ust. 2 pkt 3 ustawy, kto w związku z zajmowanym stanowiskiem, nie udostępnia tekstu porozumienia lub protokołu dodatkowego zawartego do tego porozumienia na żądanie osoby objętej postanowieniami porozumienia zbiorowego – podlega karze grzywny.

Treść porozumienia zbiorowego jako informacja publiczna

Treść cyfrowego odwzorowania porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego podlega udostępnieniu w trybie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902) (art. 32 ust. 2 ustawy).
Dane zawarte w KEUZP na temat porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego, z wyłączeniem treści jego cyfrowego odwzorowania, są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw pracy (art. 34 ust. 3 ustawy).