Sejm 4 grudnia 2025 r. uchwalił nowelizację Kodeksu pracy oraz ustawy o zfśs, która przewiduje trzy główne bloki zmian:

• nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• upowszechnienie „postaci papierowej lub elektronicznej” szerokiej grupy dokumentów kadrowych w miejsce sztywnej „formy pisemnej”,
• modyfikacja zasad reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących zfśs.

Nowela (po uprzednim podpisie Prezydenta) ma wejść w życie po upływie 14 dni od opublikowania jej w Dz.U.

Wypłata ekwiwalentu urlopowego

Zgodnie z dotychczasową praktyką i orzecznictwem, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy stawało się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy, co nierzadko wymuszało tworzenie dodatkowych list płac i prowadziło do błędów obliczeniowych.

Ustawodawca dostrzegając ten problem, postanowił powiązać  termin wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia obowiązującym w danym zakładzie pracy.

W myśl nowelizacji (dodającej paragrafy 4 i 5 w artykule 171 K.p.), pracodawcy od momentu wejścia jej w życie powinni stosować:

• zasadę ogólną, mówiącą o tym, że wypłata ekwiwalentu następuje w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 K.p.;
• wyjątek (zasada 10 dni), stanowiący, że jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy (np. pensja płatna z góry lub na początku miesiąca, a pracownik odchodzi w połowie), ekwiwalent musi zostać wypłacony w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy o pracę, a gdy termin ten wypada w dzień wolny, wypłata następuje w dniu poprzedzającym.

🎯 Kadry i Płace Książka 2026 - 📖 prostym, zrozumiałym językiem opisuje między innymi takie zagadnienia jak: dokumentacja pracownicza, zmiany w Kodeksie pracy aktualizowane na bieżąco przez 365 dni od dnia zakupu.

Kierując się uzasadnieniem do nowelizacji, za trafny można uznać pogląd, że przy dokonywaniu wypłat wynagrodzeń 10. dnia miesiąca następnego, wypłacenie ekwiwalentu powinno następować w dacie wypłaty pensji za miesiąc, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. W uzasadnieniu czytamy wszakże, iż: „zmiany ustalają termin wypłaty ekwiwalentu za urlop na ten sam dzień, w którym wypłacane jest wynagrodzenie”.

Szersze zastosowanie formy elektronicznej w sprawach pracowniczych

Dotąd Kodeks pracy w wielu przepisach posługuje się zamiennie określeniami:

• „forma pisemna”,

• „postać papierowa lub elektroniczna”.

Budzi to wątpliwości praktyczne:

• czy „forma pisemna” obejmuje np. wiadomości e-mail,

• czy dopiero „postać elektroniczna” wprost pozwala na stosowanie zwykłej komunikacji elektronicznej (bez kwalifikowanego podpisu).

Nowelizacja porządkuje te pojęcia, konsekwentnie wprowadzając do szeregu przepisów sformułowanie „postać papierowa lub elektroniczna”.

W uzasadnieniu do noweli wyjaśniono, że postać elektroniczna obejmuje zarówno:

• formalną formę elektroniczną w rozumieniu Kodeksu cywilnego (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym),

• jak i mniej sformalizowaną komunikację, np. e-mail, którego treść i dane nadawcy pozwalają ustalić, kto składa oświadczenie woli.

Elektroniczna forma załatwiania spraw będzie dopuszczalna w odniesieniu do szerokiego katalogu czynności:

– w obszarze informacyjnym:

• powiadamianie o funkcjonowaniu monitoringu w zakładzie pracy (art. 22² § 8 k.p.)
• przekazywanie danych dotyczących przejścia przedsiębiorstwa na nowego właściciela (art. 23¹ § 3 k.p.)

– w zakresie konsultacji związkowych:

• uzgadnianie z organizacją związkową planowanego wypowiedzenia umowy (art. 38 § 1 i § 2 k.p.)

– w sprawach dotyczących organizacji pracy:

• sporządzanie rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 k.p.)
• wnioskowanie o indywidualne ustalenia godzin pracy (art. 142 k.p.)
• ubieganie się o system skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.)
• występowanie o pracę wyłącznie w weekendy (art. 144 k.p.)
• aplikowanie o elastyczny (ruchomy) rozkład godzin pracy (art. 150 § 5 k.p. w zw. z art. 140¹ k.p.)

– w kwestiach urlopowych i czasu wolnego:

• prośby o zwolnienie na załatwienie spraw prywatnych (art. 151 § 2¹ k.p.)
• wnioski o rekompensatę nadgodzin czasem wolnym (art. 151² § 1 k.p.)
• podania o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.)
• wnioski o urlop bezpłatny na okres zatrudnienia u innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.)

– w obszarze bezpieczeństwa pracy:

• zgłaszanie do inspekcji pracy informacji o zatrudnianiu osób pracujących w porze nocnej (art. 151⁷ § 6 k.p.)
• przekazywanie pracownikom instrukcji i wytycznych z zakresu BHP (art. 237⁴ § 3 k.p.).

Zauważmy, że nowelizacja nie we wszystkich przypadkach zmienia w Kodeksie pracy określenia „forma pisemna” na sformułowanie „postać papierowa lub elektroniczna”. Część regulacji nadal wymaga zachowania tradycyjnej postaci pisemnej, dlatego pracodawcy powinni dokładnie weryfikować wymogi formalne dla poszczególnych czynności.

Zmiany w reprezentacji pracowniczej przy sprawach związanych z zfśs

Po zmianach, pracodawcy nieposiadający zakładowych organizacji związkowych powinni prowadzić uzgodnienia z zakresu zfśs z grupą przedstawicieli wybranych przez załogę, czyli nie z jedną osobą, lecz z minimum dwoma reprezentantami. Ma to na celu przede wszystkim zwiększenie demokratyczności i przejrzystości procesu decyzyjnego oraz lepszą ochronę interesów pracowników.