Sejm 4 grudnia 2025 r. uchwalił nowelizację Kodeksu pracy oraz ustawy o zfśs, która przewiduje trzy główne bloki zmian:
- nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- upowszechnienie „postaci papierowej lub elektronicznej” szerokiej grupy dokumentów kadrowych w miejsce sztywnej „formy pisemnej”,
- modyfikacja zasad reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących zfśs.
Nowela (po uprzednim podpisie Prezydenta) ma wejść w życie po upływie 14 dni od opublikowania jej w Dz.U.
Wypłata ekwiwalentu urlopowego
Zgodnie z dotychczasową praktyką i orzecznictwem, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy stawało się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy, co nierzadko wymuszało tworzenie dodatkowych list płac i prowadziło do błędów obliczeniowych.
Ustawodawca dostrzegając ten problem, postanowił powiązać termin wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia obowiązującym w danym zakładzie pracy.
W myśl nowelizacji (dodającej paragrafy 4 i 5 w artykule 171 K.p.), pracodawcy od momentu wejścia jej w życie powinni stosować:
- zasadę ogólną, mówiącą o tym, że wypłata ekwiwalentu następuje w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 K.p.;
- wyjątek (zasada 10 dni), stanowiący, że jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy (np. pensja płatna z góry lub na początku miesiąca, a pracownik odchodzi w połowie), ekwiwalent musi zostać wypłacony w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy o pracę, a gdy termin ten wypada w dzień wolny, wypłata następuje w dniu poprzedzającym.
Kierując się uzasadnieniem do nowelizacji, za trafny można uznać pogląd, że przy dokonywaniu wypłat wynagrodzeń 10. dnia miesiąca następnego, wypłacenie ekwiwalentu powinno następować w dacie wypłaty pensji za miesiąc, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. W uzasadnieniu czytamy wszakże, iż: „zmiany ustalają termin wypłaty ekwiwalentu za urlop na ten sam dzień, w którym wypłacane jest wynagrodzenie”.
Szersze zastosowanie formy elektronicznej w sprawach pracowniczych
Dotąd Kodeks pracy w wielu przepisach posługuje się zamiennie określeniami:
- „forma pisemna”,
- „postać papierowa lub elektroniczna”.
Budzi to wątpliwości praktyczne:
- czy „forma pisemna” obejmuje np. wiadomości e-mail,
- czy dopiero „postać elektroniczna” wprost pozwala na stosowanie zwykłej komunikacji elektronicznej (bez kwalifikowanego podpisu).
Nowelizacja porządkuje te pojęcia, konsekwentnie wprowadzając do szeregu przepisów sformułowanie „postać papierowa lub elektroniczna”.
W uzasadnieniu do noweli wyjaśniono, że postać elektroniczna obejmuje zarówno:
- formalną formę elektroniczną w rozumieniu Kodeksu cywilnego (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym),
- jak i mniej sformalizowaną komunikację, np. e-mail, którego treść i dane nadawcy pozwalają ustalić, kto składa oświadczenie woli.
Elektroniczna forma załatwiania spraw będzie dopuszczalna w odniesieniu do szerokiego katalogu czynności:
– w obszarze informacyjnym:
- powiadamianie o funkcjonowaniu monitoringu w zakładzie pracy (art. 22² § 8 k.p.)
- przekazywanie danych dotyczących przejścia przedsiębiorstwa na nowego właściciela (art. 23¹ § 3 k.p.)
– w zakresie konsultacji związkowych:
- uzgadnianie z organizacją związkową planowanego wypowiedzenia umowy (art. 38 § 1 i § 2 k.p.)
– w sprawach dotyczących organizacji pracy:
- sporządzanie rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 k.p.)
- wnioskowanie o indywidualne ustalenia godzin pracy (art. 142 k.p.)
- ubieganie się o system skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.)
- występowanie o pracę wyłącznie w weekendy (art. 144 k.p.)
- aplikowanie o elastyczny (ruchomy) rozkład godzin pracy (art. 150 § 5 k.p. w zw. z art. 140¹ k.p.)
– w kwestiach urlopowych i czasu wolnego:
- prośby o zwolnienie na załatwienie spraw prywatnych (art. 151 § 2¹ k.p.)
- wnioski o rekompensatę nadgodzin czasem wolnym (art. 151² § 1 k.p.)
- podania o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.)
- wnioski o urlop bezpłatny na okres zatrudnienia u innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.)
– w obszarze bezpieczeństwa pracy:
- zgłaszanie do inspekcji pracy informacji o zatrudnianiu osób pracujących w porze nocnej (art. 151⁷ § 6 k.p.)
- przekazywanie pracownikom instrukcji i wytycznych z zakresu BHP (art. 237⁴ § 3 k.p.).
Zauważmy, że nowelizacja nie we wszystkich przypadkach zmienia w Kodeksie pracy określenia „forma pisemna” na sformułowanie „postać papierowa lub elektroniczna”. Część regulacji nadal wymaga zachowania tradycyjnej postaci pisemnej, dlatego pracodawcy powinni dokładnie weryfikować wymogi formalne dla poszczególnych czynności.
Zmiany w reprezentacji pracowniczej przy sprawach związanych z zfśs
Po zmianach, pracodawcy nieposiadający zakładowych organizacji związkowych powinni prowadzić uzgodnienia z zakresu zfśs z grupą przedstawicieli wybranych przez załogę, czyli nie z jedną osobą, lecz z minimum dwoma reprezentantami. Ma to na celu przede wszystkim zwiększenie demokratyczności i przejrzystości procesu decyzyjnego oraz lepszą ochronę interesów pracowników.
