Sejm 4 grudnia 2025 r. uchwalił nowelizację Kodeksu pracy oraz ustawy o zfśs, która przewiduje trzy główne bloki zmian:

• nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• upowszechnienie „postaci papierowej lub elektronicznej” szerokiej grupy dokumentów kadrowych w miejsce sztywnej „formy pisemnej”,
• modyfikacja zasad reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących zfśs.

Nowela (po uprzednim podpisie Prezydenta) ma wejść w życie po upływie 14 dni od opublikowania jej w Dz.U.

Wypłata ekwiwalentu urlopowego

Zgodnie z dotychczasową praktyką i orzecznictwem, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy stawało się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy, co nierzadko wymuszało tworzenie dodatkowych list płac i prowadziło do błędów obliczeniowych.

Ustawodawca dostrzegając ten problem, postanowił powiązać  termin wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia obowiązującym w danym zakładzie pracy.

W myśl nowelizacji (dodającej paragrafy 4 i 5 w artykule 171 K.p.), pracodawcy od momentu wejścia jej w życie powinni stosować:

• zasadę ogólną, mówiącą o tym, że wypłata ekwiwalentu następuje jednym przelewem wraz z ostatnią pensją pracownika;
• wyjątek (zasada 10 dni), stanowiący, że jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy (np. pensja płatna z góry lub na początku miesiąca, a pracownik odchodzi w połowie), ekwiwalent musi zostać wypłacony w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy o pracę, a gdy termin ten wypada w dzień wolny, wypłata następuje w dniu poprzedzającym.

Kierując się uzasadnieniem do nowelizacji, za trafny można uznać pogląd, że przy dokonywaniu wypłat wynagrodzeń 10. dnia miesiąca następnego, wypłacenie ekwiwalentu powinno następować w dacie wypłaty pensji za miesiąc, w którym powstało prawo do ekwiwalentu.

Szersze zastosowanie formy elektronicznej w sprawach pracowniczych

Dotąd Kodeks pracy w wielu przepisach posługuje się zamiennie określeniami:

• „forma pisemna”,

• „postać papierowa lub elektroniczna”.

Budzi to wątpliwości praktyczne:

• czy „forma pisemna” obejmuje np. wiadomości e-mail,

• czy dopiero „postać elektroniczna” wprost pozwala na stosowanie zwykłej komunikacji elektronicznej (bez kwalifikowanego podpisu).

Nowelizacja porządkuje te pojęcia, konsekwentnie wprowadzając do szeregu przepisów sformułowanie „postać papierowa lub elektroniczna”.

W uzasadnieniu do noweli wyjaśniono, że postać elektroniczna obejmuje zarówno:

• formalną formę elektroniczną w rozumieniu Kodeksu cywilnego (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym),

• jak i mniej sformalizowaną komunikację, np. e-mail, którego treść i dane nadawcy pozwalają ustalić, kto składa oświadczenie woli.

Elektroniczna forma załatwiania spraw będzie dopuszczalna w odniesieniu do szerokiego katalogu czynności, w tym:

W obszarze informacyjnym:

• powiadamianie o funkcjonowaniu monitoringu w zakładzie pracy
• przekazywanie danych dotyczących przejścia przedsiębiorstwa na nowego właściciela

W zakresie konsultacji związkowych:

• uzgadnianie z organizacją związkową planowanego wypowiedzenia umowy

W sprawach dotyczących organizacji pracy:

• przygotowywanie harmonogramów czasu pracy
• wnioskowanie o indywidualne ustalenia godzin pracy
• ubieganie się o system skróconego tygodnia pracy
• występowanie o pracę wyłącznie w weekendy
• aplikowanie o elastyczny rozkład godzin pracy

W kwestiach urlopowych i czasu wolnego:

• prośby o zwolnienie na załatwienie spraw prywatnych
• wnioski o rekompensatę nadgodzin czasem wolnym
• podania o urlop bezpłatny (również na okres zatrudnienia u innego pracodawcy)

W obszarze bezpieczeństwa pracy:

• zgłaszanie do inspekcji pracy informacji o zatrudnianiu osób pracujących w porze nocnej
• przekazywanie pracownikom instrukcji i wytycznych z zakresu BHP