Po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 24 listopada 2016 r. (sygn. K 11/15) uznającym, że art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców jest niezgodny z Konstytucją w części dotyczącej wypłaty ryczałtu za nocleg kierowcom w zagranicznych podróżach służbowych, wśród pracodawców zaczęło pojawiać się pytanie, czy przedmiotowe ryczałty w dalszym ciągu mogą być wliczane do podatkowych kosztów prowadzonej działalności gospodarczej. Resort finansów potwierdził, że tak.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 kwietnia 2017 r. (sygn. 0461-ITPB1.4511.96.2017.2.WM) stwierdził, że: „(…) kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne, uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie zachowanie źródła przychodów. W takim ujęciu, kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
- musi pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- może nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,
- musi być właściwie udokumentowany.
W katalogu ujętym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zawarto ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet i ryczałtów za noclegi wypłacanych pracownikom.
Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ww. ustawy. Powinien to być taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika.
W konsekwencji, niezależnie od tego czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia (stanowiącym koszt uzyskania przychodu), czy też na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy (niebędących przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej) – ryczałtem za noclegi lub inną należnością, wypłacane w związku z podróżami służbowymi pracowników, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeżeli oczywiście spełniają przesłanki ujęte w cyt. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wykonywaniu usług transportu drogowego towarów na terenie kraju i poza jego granicami. Zatrudnia pracowników – kierowców na podstawie umowy o pracę. Zasady wynagradzania kierowców zawarte są w regulaminie pracy oraz w treści umów o pracę. Jest tam zapisane, iż z tytułu podróży służbowej – kierowcy należy się ryczałt za nocleg.
Mając na względzie powyższe przepisy, stwierdzić należy, że skoro wydatki z tytułu ryczałtów za noclegi, które będą wypłacane kierowcom zatrudnionym w firmie transportowej Wnioskodawczyni, spełniają przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia, bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz zostały prawidłowo udokumentowane, to mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej. (…)”.
