Outsourcing pracowniczy w kontekście ubezpieczeń ZUS

Na przestrzeni ostatnich lat dochodziło do licznych przypadków stosowania nieuczciwego outsourcingu pracowniczego, którego celem było obniżenie kosztów bieżącej działalności gospodarczej – głównie w obszarze składek zusowskich.

Niniejszy tekst wskazuje sytuacje, w których przejęcia zatrudnionych osób przez inny podmiot w ramach umowy o outsourcing są w świetle prawa nieskuteczne, jakie obowiązki w zakresie ubezpieczeń zusowskich ma pracodawca a jakie firma przejmująca pracowników.

Jakie są warunki prawidłowego przejęcia pracowników

Jeżeli zakład pracy lub jego część przejdzie na innego pracodawcę w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy, to ten pracodawca staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Oznacza to, że przejmowany zakład pracy (bądź jego część) przechodzi w posiadanie innego podmiotu, który staje się pracodawcą przejętych pracowników.

Dla przejętych pracowników oznacza to zmianę pracodawcy.

Nowy pracodawca:

wypłaca wynagrodzenia, udziela urlopów, sprawuje nadzór nad pracownikami;
staje się płatnikiem składek, czyli składa za swoich ubezpieczonych (osoby zatrudnione) dokumenty rozliczeniowe za każdy miesiąc oraz płaci należne składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych i Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych.

Co trzeba zrobić, gdy inny podmiot przejął zakład pracy w całości

Kiedy inny podmiot przejął zakład wraz ze zobowiązaniami, które wynikają z zawartych umów o pracę (w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy), przejmowany powinien wykonać następujące czynności:

na formularzu ZUS ZWUA trzeba wyrejestrować z ubezpieczeń pracowników:

- - których przejmuje nowy płatnik składek; jako kod przyczyny wyrejestrowania należy wpisać „800” – oznacza on wyrejestrowanie pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie 23¹ Kodeksu pracy (od dnia przejęcia przez inny podmiot) – o kodzie tym pisaliśmy w tekście: Nowy kod wyrejestrowania 800 mający ułatwić kontrolę przejmowania pracowników;
  - których stosunek pracy wygasa lub z którymi dany podmiot rozwiązuje umowę o pracę – na zasadach ogólnych; jako kod przyczyny wyrejestrowania należy wskazać„100” – oznacza on ustanie tytułu do ubezpieczeń;

na formularzu ZUS ZCNA należy wyrejestrować z ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny tych pracowników;
na formularzu ZUS ZWPA należy wyrejestrować firmę jako płatnika (od dnia przejęcia przez inny podmiot); jako kod przyczyny wyrejestrowania wpisuje się „600” – oznacza on inną przyczynę wyrejestrowania;

na formularzu ZUS ZIPA trzeba zgłosić zmianę danych identyfikacyjnych płatnika składek:
- w bloku II druku podaje się swoje dane – czyli dane dotychczasowego (przejmowanego) płatnika,
- w bloku III podaje się dane nowego (przejmującego) płatnika składek

Wypełniony druk ZUS ZIPA przekazuje się do ZUS dopiero po tym, jak zostaną złożone dokumenty ZUS ZWUA, ZUS ZCNA i ZUS ZWPA.

Co musi zrobić podmiot, który przejął wszystkich pracowników

Podmiot, który przejął pracowników, powinien wykonać następujące czynności:

na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA zgłosić do nas wszystkie osoby objęte ubezpieczeniami, w tym pracowników Twojego przejętego zakładu – od daty przejęcia;
na formularzu ZUS ZPA (w trybie zmiany) zgłosić zmianę danych ewidencyjnych płatnika składek (jeśli się zmieniły);
na formularzu ZUS ZAA przekazać nam aktualną informację o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek;
na formularzu ZUS ZCNA zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny przejmowanych pracowników.

Co należy zrobić, gdy inny podmiot przejął tylko część pracowników

Jeśli inny podmiot przejął tylko część pracowników, ich macierzysty pracodawca na formularzu ZUS ZWUA powinien wyrejestrować przejętych pracowników z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego od dnia przejęcia. Jako kod przyczyny wyrejestrowania wpisuje się „800”.

W tym przypadku nie składa się formularza ZUS ZIPA (zmiana danych identyfikacyjnych płatnika).

Podmiot, który przejął część „obcych” pracowników, powinien wykonać następujące czynności:

na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA zgłosić do nas te osoby – od daty przejęcia;
na formularzu ZUS ZCNA zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny przejmowanych pracowników.

Kiedy umowa o outsourcingu pracowniczym jest niezgodna z prawem (przykładowe sytuacje)

Kiedy podmiot, z którym podpisujesz umowę, przejmuje jedynie obsługę dokumentacji pracowniczej i płacowej na zasadach właściwych dla biur rachunkowych.
Kiedy rola firmy przejmującej pracowników sprowadza się tylko do wypłacenia pracownikom wynagrodzenia otrzymanego w tym celu od podmiotu, którego załoga jest przejmowana.
Kiedy w zakresie pracy świadczonej przez przejmowanych pracowników nic się nie zmienia – wykonują pracę w tym samym miejscu, mają ten sam zakład pracy, tych samych przełożonych oraz te same warunki zatrudnienia.
Kiedy składniki majątkowe i osobowe przedsiębiorstwa korzystającego z usługi „oustourcingu pracowniczego” nie zostają przejęte.
Kiedy podmiot, z którym podpisywana jest umowa o outsourcing, jedynie obsługuje pracowników jako firma zewnętrzna – nie staje się pracodawcą.

Działania te nie spełniają wymogów prawnych i mogą oznaczać dla pracodawcy korzystającego z usługi „oustourcingu pracowniczego” duże problemy w sferze ubezpieczeń społecznych.

W takim przypadku płatnikiem nadal pozostaje poprzedni pracodawca.

Jakie są konsekwencje korzystania z nielegalnego outsourcingu pracowniczego

W przypadkach nieprawidłowości związanych ze zgłoszeniami do ubezpieczeń społecznych ZUS ma obowiązek ustalić właściwego płatnika składek.

Co to oznacza?

Od 13 czerwca 2017 r. obowiązują nowe przepisy, chroniące prawa osób, które skorzystały z oferty nieuczciwego outsourcingu pracowniczego. W takich sytuacjach ZUS ma prawo wydać decyzję pracodawcy korzystającego z „oustourcingu pracowniczego” jako właściwemu płatnikowi składek oraz podmiotowi, który nim nie jest. Po uprawomocnieniu się decyzji organ rentowy z urzędu sporządza dokumenty ubezpieczeniowe.

Nie są to nowe uprawnienia ZUS. Już wcześniej organ rentowy mógł wszakże m.in. wydawać decyzje, w których ustala obowiązek ubezpieczeń z tytułu świadczenia pracy na rzecz właściwego płatnika składek. Nowe przepisy pozwalają ZUSowi jeszcze efektywniej prowadzić postępowania wyjaśniające w sytuacji, gdy nieuprawniony podmiot zgłosi pracowników do ubezpieczeń społecznych.

Firma, która w sposób wadliwy przejęła pracowników, nie jest pracodawcą, więc nie jest płatnikiem składek dla tych pracowników i może nie odprowadzać za nich składek na ubezpieczenia społeczne.

Co to oznacza?

W tej sytuacji zakład korzystający z „oustourcingu pracowniczego” zadłuża się, ponieważ nie opłaca składek. Opłacanie ich jest jego obowiązkiem, skoro nadal w świetle prawa pozostaje pracodawcą nieskutecznie przejętych pracowników. W takim przypadku ZUS jest zobowiązany dochodzić od rzeczywistego płatnika spłaty zobowiązania składkowego wraz z odsetkami za opóźnienie.

Co ważne, ZUS może przeksięgować składki, które nienależnie opłacił podmiot przypisujący sobie status płatnika składek nieskutecznie przejętych pracowników. Środki te pokrywają zobowiązania właściwego płatnika składek w części uregulowanej przez podmiot, który wadliwie przejął pracowników.

Na podstawie nowych przepisów, ZUS przeksięgowuje środki również wtedy, gdy nieuprawniony podmiot opłacił składki nienależnie, a organ rentowy wydał decyzję w tej sprawie przed 13 czerwca 2017 r.

Przeksięgowanie środków służy temu, aby zmniejszyć obciążenia składkowe tych przedsiębiorców, którzy skorzystali z „outsourcingu pracowniczego”. Środki na koncie nieuprawnionych podmiotów mogą nie pokryć całej kwoty należnych składek za wszystkich ubezpieczonych, niewątpliwie jednak zmniejszą zobowiązania właściwych płatników składek.

Źródło: www.zus.pl