Pracodawca ma w obowiązku zwrócić pracownikowi koszty poniesione przez niego w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy). Przyjmuje się, że taki zwrot powinien dotyczyć również przesunięcia zatrudnionemu zaplanowanego już urlopu, na który została udzielona mu zgoda.
Co ważne, dokonane w takich okolicznościach zwroty nie stanowią dla pracownika przychodu.
Słuszność tego poglądu potwierdził ostatnio Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 sierpnia 2020 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.454.2020.2.KC), w której podkreślono, że:
- w myśl art. 164 § 1 Kodeksu pracy, przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami;
- przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 Kodeksu pracy);
- zgodnie z art. 167 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu;
- pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy);
- zwrot wydatków dotyczących zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia urlopu w związku z odwołaniem zgody przez pracodawcę ma de facto charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy ponieśli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków;
- skoro odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. A zatem zwrot przez pracodawcę wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, nie mieści się w otwartym katalogu przychodów, o którym mowa w ww. art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.;
- w rezultacie, pokrycie udokumentowanych kosztów poniesionych na zakup biletów lotniczych dotyczących zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie stanowi podlegającego opodatkowaniu przychodu pracownika w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że w związku z dokonaniem ww. zwrotu na pracodawcy, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki podatkowej.
