Wypłata i rozliczanie należności (w tym wynagrodzenie, ekwiwalent i odprawa pośmiertna) w przypadku śmierci pracownika lub zleceniobiorcy

Śmierć pracownika lub zleceniobiorcy oznacza dla podmiotu zatrudniającego określone obowiązki. Niniejszy tekst pomoże w ich prawidłowym wypełnieniu.

Prawa majątkowe po zmarłym pracowniku

Śmierć pracownika oznacza wygaśnięcie umowy o pracę. Nie wygasają jednak niezrealizowane prawa majątkowe ze stosunku pracy zmarłego, obejmujące należności, których nie zdążono mu wypłacić za życia, takie jak m.in.:

• zaległe i bieżące wynagrodzenie za pracę,
• ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,
• nagrodę jubileuszową, jeśli zmarły nabył do niej prawo (por. postanowienie SN z 13 grudnia 2004 r., sygn. akt II PK 243/04),
• odprawę pieniężną należną w przypadku ustania stosunku pracy,
• zasiłek chorobowy oraz świadczenie rehabilitacyjne.

Zauważmy, że stosunek pracy nie wygasa w chwili śmierci pracownika (czyli w dniu i godzinie określonej w akcie zgonu), lecz dopiero z upływem dnia śmierci, tj. o godzinie 24.00 tegoż dnia (wyrok SN z dnia 10 czerwca 2014 r., sygn. akt III PK 123/13).

Wspomniane wyżej prawa majątkowe przechodzą po zgonie pracownika w równych częściach:

• na jego współmałżonka oraz
• osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania po nim renty rodzinnej w myśl przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Gdy wśród uprawnionych są małoletnie dzieci, pieniądze po zmarłym można wypłacić opiekunowi prawnemu, np. matce.

Osoby uprawnione do renty rodzinnej to m.in.:

1. dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione:

• • do ukończenia 16 lat, a jeśli przekroczyły ten wiek – do ukończenia nauki w szkole, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25 lat życia (jeżeli ukończenie wieku 25 lat nastąpiło w trakcie ostatniego roku studiów, prawo do renty rodzinnej przedłuża się do zakończenia tego roku studiów),
  • bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy w okresie, o którym mowa w punkcie wyżej;

2. rodzic, w tym ojczym, macocha i osoby przysposabiające – jeżeli bezpośrednio przed śmiercią pracownik przyczyniał się do jego utrzymania oraz spełnia odpowiednio warunki określone dla wdowy i wdowca w art. 70 ust. 1 i 2 ustawy emerytalnej oraz, co do wieku w art. 70 ust. 5 ustawy emerytalnej, tj.:

a. w chwili śmierci dziecka osiągnął wiek 50 lat lub był niezdolny do pracy albo

b. wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwo uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym, które nie osiągnęło 16 lat, a jeżeli kształci się w szkole – 18 lat życia, lub jeżeli sprawuje pieczę nad dzieckiem całkowicie niezdolnym do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolnym do pracy, uprawnionym do renty rodzinnej,

c. stał się niezdolny do pracy po śmierci ubezpieczonego, nie później niż w ciągu 5 lat od śmierci pracownika lub od zaprzestania wychowywania osób wymienionych w punkcie b.

Ustawa emerytalna nie definiuje, co oznacza, że zmarły „przyczyniał się do utrzymania” rodziców. W związku z ty m uznaje się, że to rodzice powinni wykazać, że zmarły zapewniał im choćby częściowe utrzymanie, np. przekazywał środki (niekoniecznie pieniężne) na zaspokojenie podstawowych potrzeb życiowych. W wyroku Sądu Najwyższego z 21 listopada 2011 r. (sygn. akt II UK 65/11) wskazano, że chodzi o sytuacje, kiedy rodzice zmarłego bez wsparcia dziecka nie mogli sami utrzymać się. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 24 maja 2005 r. (sygn. akt III AUa 3722/04) stwierdzono, iż warunek przyczyniania się do utrzymania rodziców jest spełniony także wtedy, gdy zmarłe dziecko było zobowiązane wyrokiem sądu do płacenia alimentów na ich rzecz.

W razie istnienia wątpliwości, to sąd może ostatecznie ocenić, czy warunek przyczyniania się dziecka do utrzymywania rodziców został w konkretnych okolicznościach spełniony.

Ustalanie uprawnionych do należności po zmarłym pracowniku

Jak wynika z postanowienia Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 11 grudnia 1996 r. (sygn. akt III APz 18/96) pracodawca sam ustala i weryfikuje uprawnienia do praw majątkowych po nieżyjącym pracowniku oraz jak najszybciej je realizuje, nie czekając na decyzję ZUS przyznającą rentę rodzinną czy stwierdzenie nabycia spadku i jego podział.

Zakład pracy po śmierci swego pracownika musi poczynić odpowiednie starania, aby powziąć wiedzę o tym, które osoby powinny otrzymać prawa majątkowe po zmarłym. W tym celu powinien skontaktować się z najbliższą rodziną oraz pozyskać od uprawnionych do wspomnianych praw osób do wglądu i weryfikacji określone dokumenty potwierdzające prawo do otrzymania określonych należności po śmierci zatrudnionego.

Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują katalogu dokumentów właściwych do udowodnienia prawa do określonych należności po zmarłym. Ciężar tego udowodnienia – zgodnie z art. 6 K.c. w zw. z art. 300 K.p. – spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Dowodami w tym zakresie mogą być przede wszystkim wszelkie dokumenty urzędowe poświadczające śmierć pracownika oraz status osoby, na rzecz której ma nastąpić konkretna wypłata, wydane na podstawie przepisów innych ustaw, w tym Kodeksu cywilnego, Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego czy ustawy emerytalnej (np. akt zgonu, dowód osobisty, akt małżeństwa, akt urodzenia itd.).

Podkreślmy, że osoby uprawnione do praw majątkowych lub do spadku są zobowiązane do doręczenia pracodawcy do wglądu przede wszystkim odpisu aktu zgonu zmarłego. Pracodawca powinien odnotować w dokumentach ten fakt i spisać nr aktu.  Co ważne, w świetle znowelizowanych 4 maja 2019 r. przepisów (głównie art. 22¹ Kodeksu pracy) nie powinno się przechowywać aktu zgonu (zarówno oryginału, jak i kopii) w aktach osobowych. W rzeczonym dokumencie zawarte są wszakże dane, do przetwarzania których pracodawca nie jest obecnie uprawniony (jak np. imiona rodziców i ich nazwiska rodowe).

W zakresie danych / informacji, które nie są zawarte we wspomnianych wyżej dokumentach urzędowych, pracodawca może wymagać pisemnego oświadczenia (np. z podaniem danych niezbędnych do wystawienia PIT-11 dla osoby, która otrzymać ma prawa majątkowe po zmarłym).

Wypłacanie należności po zmarłym zleceniobiorcy

Do umów zlecenia nie stosuje się regulacji zawartych w Kodeksie pracy, tylko przepisy Kodeksu cywilnego, który nie przewidują przejścia praw majątkowych z umowy zlecenia na małżonka i innych członków rodziny uprawnionych do renty rodzinnej.

Na mocy art. 922 Kodeksu cywilnego, wynagrodzenie i inne świadczenia należne z racji umowy zlecenia, jako prawo majątkowe, wchodzą do spadku. Zleceniodawca może je zatem wypłacić wyłącznie spadkobiercom i to dopiero po przedstawieniu przez nich odpisu prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.

Wypłaty ww. należności dokonuje się bez potrącania składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a więc w kwocie brutto, gdyż  przychód zmarłego wykonawcy zlecenia stanowi składnik masy spadkowej, a co za tym idzie łącznie z całym spadkiem podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. Z takich przysporzeń majątkowych rozliczają się samodzielnie spadkobiercy.

Spadek po zmarłym pracowniku

Jeśli nie ma osób uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym, wówczas prawa majątkowe po nieżyjącym pracowniku stają się częścią masy spadkowej i będą mogły być wypłacone dopiero po prawomocnym stwierdzeniu nabycia przez konkretne osoby spadku.

W obrocie prawnym wyróżniamy dwa dokumenty, które skutecznie uprawniają do otrzymania spadku po zmarłym:

• sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub
• zarejestrowany notarialnie akt poświadczenia dziedziczenia.

W sytuacji, gdy po śmierci pracownika / zleceniobiorcy, pracodawca nie wie czy spadkobiercy zmarłego przyjęli czy odrzucili spadek lub nie ma pewności czy są spadkobiercy może wystąpić z wnioskiem do właściwego sądu o zezwolenie na złożenie wierzytelności do depozytu sądowego.

Stosownie do art. 467 Kodeksu cywilnego, dłużnik może złożyć do depozytu sądowego przedmiot świadczenia jeżeli wskutek okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności, nie wie, kto jest wierzycielem, albo nie zna miejsca zamieszkania lub siedziby wierzyciela, a także jeżeli z powodu innych okoliczności dotyczących osoby wierzyciela świadczenie nie może być spełnione.

Jak orzekł Sąd Najwyższy w postanowieniu z 23 czerwca 1971 r., sygn. akt III CRN 133/71: „(…) art. 467 pkt 1 K.c. nie wymaga, aby dłużnik przed złożeniem świadczenia do depozytu sądowego wyczerpał wszelkie możliwości dla ustalania wierzyciela, w szczególności aby w wypadku śmierci wierzyciela wszczynał postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku. W razie więc śmierci wierzyciela i nieposiadania przez dłużnika bez swej winy wiadomości, na czyją rzecz nastąpiło stwierdzenie nabycia spadku, zachodzą przesłanki do skorzystania z przepisu art. 467 pkt 1 K.c.(…)”.

Procedurę depozytową regulują art. 692 i następne Kodeksu postępowania cywilnego. W sprawach o złożenie przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego właściwy jest sąd miejsca wykonania zobowiązania. Jeżeli nie da się go ustalić, odpowiedni jest sąd miejsca zamieszkania wierzyciela, a gdy wierzyciel jest nieznany lub gdy nie jest znane miejsce jego zamieszkania – sąd miejsca zamieszkania dłużnika. A zatem, gdy rzeczywiści wierzyciele – spadkobiercy pracownika – nie są znani, przyjmuje się, że właściwy jest sąd miejsca siedziby pracodawcy zmarłego pracownika.

Złożenie przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego może być dokonane zasadniczo dopiero po uzyskaniu zezwolenia sądu, choć w przypadku gdy przedmiotem świadczenia są pieniądze polskie, złożenie do depozytu może być dokonane również przed uzyskaniem zezwolenia sądu. W takiej sytuacji dłużnik powinien równocześnie ze złożeniem pieniędzy zgłosić wniosek o zezwolenie na złożenie do depozytu. Jeżeli przedmiotem świadczenia są pieniądze, złożenie do depozytu sądowego następuje przez wpłatę na rachunek depozytowy Ministra Finansów. Po przyjęciu depozytu sąd wyda dłużnikowi pokwitowanie.

Odprawa pośmiertna

Po śmierci pracownika może dodatkowo wystąpić obowiązek wypłaty odprawa pośmiertnej, która należy się współmałżonkowi oraz innym członkom rodziny uprawnionym do uzyskania renty rodzinnej. Jej wysokość zależy od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Odprawę oblicza się stosując zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop i dzieli się w równych częściach pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny, a w razie, gdy do odprawy uprawniona jest tylko jedna osoba, wówczas powinna ona otrzymać odprawę w wysokości połowy kwoty ustalonej odpowiednio do stażu zmarłego pracownika.

Omawiane świadczenie:

• nie przysługuje jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż kodeksowa odprawa pośmiertna (jeżeli odszkodowanie jest niższe, wówczas zakład pracy jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami);
• nie wchodzi w skład masy spadkowej i nie podlega dziedziczeniu na zasadach, określonych w przepisach prawa spadkowego.

Rozliczanie wypłat po śmierci pracownika lub zleceniobiorcy

Rozliczając świadczenia wypłacane członkom rodziny nieżyjącego pracownika, należy mieć na uwadze, iż:

• od odprawy pośmiertnej nie nalicza się składek ZUS ani podatku;

• istnieje obowiązek wyrejestrowania zmarłego z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500;

• od niezrealizowanych praw majątkowych po zmarłym (np. od świadczenia chorobowego lub ekwiwalentu urlopowego) pobiera się zaliczkę podatkową w wysokości 17%, przy wyliczaniu której nie stosuje się kwoty zmniejszającej podatek ani kosztów uzyskania przychodu (por. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 18 listopada 2008 r.; nr ITPB2/415-830/08/ENB),

• kwoty wypłacone tytułem praw majątkowych po zmarłym pracowniku (i naliczone od nich zaliczki podatkowe) wykazuje się w informacjach PIT-11 wystawianych dla członków rodziny, którzy otrzymali prawa majątkowe po zmarłym, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym lub w przeciągu 14 dni od złożenia pisemnego wniosku przez podatnika o wystawienie PIT-11 (druki te składa się zaś w urzędach skarbowych do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym) – nawet jeśli w przypadku małoletnich dzieci, pieniądze wypłacono opiekunowi prawnemu, to i tak uznaje się, że przychód uzyskało dziecko, a nie jego opiekun, a zatem PIT-11 w takiej sytuacji należy wystawić na małoletnich (opodatkowane kwoty i pobrany podatek wykazuje się w części E w wierszu dotyczącym przychodów z prawa autorskich i innych praw, o których mowa w art. 18 ustawy PIT);

• śmierć pracownika nie zwalnia płatnika z obowiązku:
  • • wystawienia na jego osobę PIT-11 z wykazanymi przychodami otrzymanymi przez niego przed śmiercią (w części dotyczącej należności ze stosunku pracy); w sytuacji, kiedy po deklarację PIT-11 zgłosi się współmałżonek zmarłego, pracodawca powinien ją wydać, albowiem istnieje możliwość wspólnego rozliczenia się ze zmarłym mężem czy żoną (podpunkt ten dotyczy także śmierci zleceniobiorcy),

• • • sporządzenia świadectwa pracy i włączenia go do akt osobowych zmarłego – na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną (a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika) – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej – pracodawca musi wydać świadectwo pracy w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku;

• jeśli prawa majątkowe po nieżyjącym pracowniku staną się częścią masy spadkowej (a więc gdy są wypłacane dopiero po stwierdzeniu nabycia przez konkretne osoby spadku), wówczas podlegają one podatkowi od spadków i darowizn. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek zawiadomić o spadku urzędy skarbowe spadkobierców (art. 19 ust. 1 ustawy z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn). Spadkobiercy natomiast, we własnym zakresie, muszą otrzymane należności rozliczyć z fiskusem w ramach nabytego po zmarłym spadku, wypełniając odpowiedni formularz zeznania SD-Z2 lub SD-3. Podpunkt ten dotyczy także śmierci zleceniobiorcy.