Jak prawidłowo wyliczać wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy?

Mimo, iż przepisy dotyczące sposobu obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy obowiązują już od wielu lat i nie były zbyt często nowelizowane, to kalkulowanie omawianego świadczenia bywa problematyczne.

Z tego powodu redakcja SerwisKadrowego.pl przygotowała:

• instrukcję krok po kroku jak zgodnie z przepisami wyliczać wynagrodzenie urlopowe oraz
• praktyczny kalkulator.

Sprawdź wyjątkowy kalkulator obliczający wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

🧮 Kalkulator Online – Kalkulator wynagrodzeń – wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy
Jak obliczać wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy?
➪ Kliknij i Sprawdź

Na mocy art. 172 Kodeksu pracy, za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. W tym miejscu warto podkreślić, że Sąd Najwyższy w wyroku z 13 listopada 2018 r. (sygn. akt II PK 214/17) wskazał, że „Na podstawie art. 172 k.p. za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Należy zauważyć, że prawodawca wskazał w tym przepisie, że pracownikowi, który korzysta z urlopu przysługuje wynagrodzenie „jakie by otrzymał”, gdyby pracował, a zatem już z literalnej treści przepisu wynika, że nie jest to tożsame wynagrodzenie do wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w art. 80 k.p., wówczas wystarczyłoby bowiem stwierdzenie, że za czas urlopu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę. Stąd, z istoty swej, nie jest to wynagrodzenie sensu stricto, lecz świadczenie gwarancyjne, zastępujące wynagrodzenie za pracę.”.

Szczegółowe zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego odnajdziemy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wyliczanie wynagrodzenie urlopowego można podzielić na następujące etapy:

Etap 1. Ustalenie, jakie składniki powinny wejść do podstawy urlopowej.

Etap 2. Wyznaczenie podstawy wynagrodzenia za urlop.

Etap 3. Finalne skalkulowanie wynagrodzenia za urlop poprzez pomnożenie ustalonej urlopowej stawki godzinowej przez liczbę godzin urlopu. 

Podstawa urlopowa

W podstawie urlopowej uwzględnia się składniki płacy o charakterze stałym i zmiennym. Pomija się jednak:

1. premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego, czyli np. premie inne niż regulaminowe przyznawane swobodną decyzją pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77);
2. należności wypłacone pracownikowi tytułem rekompensaty poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np.: ekwiwalenty za pranie i konserwację odzieży roboczej, diety i inne należności przysługujące zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej;
3. świadczenia pozapłacowe typu wartość zakwaterowania zapewnionego przez pracodawcę, należności z zfśs czy pakiety medyczne finansowane przez zakład pracy,
4. wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2008 r., sygn. akt II PK 183/07);
5. składniki pensji należne za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, w tym: premie kwartalne, półroczne, roczne, wynagrodzenie za średniotygodniowe godziny nadliczbowe przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc (składniki te wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy);
6. składniki wynagrodzenia wypłacone pracownikowi z tytułu wykonywania pracy na podstawie poprzedniej umowy o pracę, która już nie obowiązuje (np. w sytuacji, gdy pracodawca zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę – nawet, gdy nie byłoby między umowami przerwy) – w praktyce oznacza to, że w przypadku korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego po zawarciu kolejnej umowy z danym pracodawcą do wynagrodzenia za urlop można wliczyć tylko składniki pensji wypłacone za okres obowiązywania nowej – aktualnie obowiązującej – umowy o pracę);
7. świadczenia wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego, czyli:

• • • jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
    • wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
    • nagrody jubileuszowe,
    • wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
    • ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
    • dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
    • wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
    • kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
    • dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagrody z zakładowego funduszu nagród,
    • odprawa emerytalna lub rentowa albo inne odprawy pieniężne,
    • wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Ważny jest charakter danego składnika a nie jego nazwa

Analizując to, który element płacowy wliczyć do podstawy urlopowej, a który nie, trzeba kierować się charakterem określonego elementu płacowego, nie zaś stosowaną wobec niego nazwą. To faktyczny charakter prawny danego składnika, wynikający z treści umowy o pracę lub z przepisów płacowych decyduje, czy powinien on wpływać na wysokość wynagrodzenia urlopowego czy też nie. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na 3 wyroki Sądu Najwyższego:

• z 22 września 2000 r., sygn. akt I PKN 33/00: „(…) Premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości, jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia (…) w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (…)”;
• z 21 września 2006 r., sygn. akt II PK 13/06: „Pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocennych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą”;
• z 5 grudnia 2016 r., sygn. akt III PK 30/16: „(…) świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) »premią uznaniową«, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 k.p., jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę (…)”.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej, w stałej wysokości przyjmujemy do bazy obliczeniowej urlopu w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględniamy natomiast w przeciętnej kwocie wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a gdy są znaczne wahania między ich wysokością w poszczególnych miesiącach (np. w przypadku składników zależnych od zjawisk związanych z tzw. sezonowością) – w średniej kwocie wypłaconej w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop.

Decydująca jest data wypłaty składnika, a nie miesiąc, za jaki jest on należny

Jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenie za pracę do końca miesiąca, za który jest ono należne, wówczas za podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych należy przyjąć wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Licząc przykładowo należność za czas urlopu z lipca 2021 r. należy uwzględnić wynagrodzenie wypłacone w kwietniu, maju oraz czerwcu 2021 r. Gdyby wynagrodzenie ulegało znacznym wahaniom wtedy pracodawca mógłby ustalić podstawę maksymalnie z okresu od lipca 2020 r. do czerwca 2021 r.

Jeżeli wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc następuje w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następnego, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych elementów płacy też powinno stanowić wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Będą to jednak wynagrodzenia przysługujące za inne miesiące niż w przypadku, gdyby pensja wypłacana była na koniec danego miesiąca. Tak więc, jeśli pracownik korzysta z urlopu w lipcu 2021 r., to w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić pensje wypłacone w kwietniu, maju oraz czerwcu 2021 r., ale należne odpowiednio za marzec, kwiecień i maj 2021 r.

Pamiętajmy, że czasem niektóre miesiące pomijamy przy budowaniu podstawy urlopowej.

Jeśli:

• przez cały czas przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego poprzedzający miesiąc miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub
• przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny lub pełne miesiące kalendarzowe,

pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, to przy ustalaniu tej podstawy należy brać pod uwagę najbliższe miesiące, za które zmienne składniki były należne.

Wyłączanie z kalkulacji danego miesiąca i przyjmowanie w jego miejsce wcześniejszego miesiąca powinno następować wyłącznie wtedy, kiedy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. nieświadczenia pracy w nadgodzinach, zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

Jeśli przed rozpoczęciem korzystania z płatnego wypoczynku pracownik otrzymał zmienne wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, wówczas podstawę urlopową stanowi wynagrodzenie wypłacone za okres faktycznie przepracowany. Analogiczna reguła obowiązuje przy osobach ze stażem poniżej 12 miesięcy, gdy wysokość przyznawanych im zmiennych elementów pensji znacznie się waha.

Zmiany w płacy utrudniają wyliczenia

W praktyce nierzadko zdarza się, że zakłady pracy zmieniają podwładnym wysokość pensji czy rodzaj przyznawanych składników płacy. Gdy dochodzi do takich zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, wówczas bazę obliczeniową należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Finalne skalkulowanie wynagrodzenia za urlop

Celem obliczenia wynagrodzenia za urlop ze składników o charakterze stałym należy:

• kwotę stałych elementów pensji przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc podzielić przez nominalny czas pracy z miesiąca korzystania przez zatrudnionego z urlopu wypoczynkowego;
• uzyskaną stawkę pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

W praktyce pracodawcy często nie wykonują ww. przeliczeń i w miesiącu korzystania przez pracownika z urlopu wypłacają stałe składniki w pełnej należnej wysokości.

Powyższe oznacza brak wyodrębniania wynagrodzenia urlopowego i ograniczenie się do wypłacania pracownikowi stałych elementów płacy bez pomniejszania ich wysokości o nieobecność urlopową pracownika.

Z kolei wyliczenie wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych elementów pensji wymaga:

• podzielenia sumy zmiennych składników płacy wypłaconej w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, przez liczbę godzin, w czasie których pracownik świadczył pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa urlopowa ze zmiennych elementów pensji (do liczby godzin pracy zaliczamy tu wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a więc nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, ale również m.in. nadgodziny oraz godziny pełnionych dyżurów, w czasie których pracownik wykonywał pracę);
• przemnożenia otrzymanej stawki przez liczbę godzin, które pracownik wypracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

W sytuacji, gdy wynagrodzenie pracownika składa się zarówno z części stałej, jak i zmiennej, wówczas wynagrodzenie urlopowe ustalamy według ww. zasad właściwych dla danej grupy składników.

Przy urlopie na przełomie miesięcy stosujemy tę samą stawkę

Jeśli urlop wypoczynkowy przypada na przełom miesięcy (czyli urlop jest kontynuowany z poprzedniego miesiąca bez dnia przerwy, lub po przerwie przypadającej na dni będące dla pracownika wolnymi od pracy (np. niepracujące weekendy lub święta), wówczas nie ma potrzeby ustalania podstawy urlopowej odrębnie dla każdego z tych miesięcy. W konsekwencji stawka urlopowa ustalona z okresu 3 (lub maksymalnie 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, powinna być również zastosowana dla tej części urlopu, która rozpoczęta w danym miesiącu jest kontynuowana w miesiącu kolejnym. Tak wynika z brzmienia § 8 pkt 1 rozporządzenia urlopowego, w myśl którego podstawę wymiaru wyliczeń ustalamy z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

PRZYKŁAD

Pełnoetatowy, 35-letni  pracownik zatrudniony przy linii produkcyjnej skorzystał w czerwcu 2021 r. z 2 tygodni (80 godz.) urlopu wypoczynkowego. W lutym, kwietniu i maju 2021 r. pracował on w nadgodzinach (przekroczenia dobowe), za co na koniec każdego z ww. miesięcy otrzymał wynagrodzenie wraz z dodatkami. Innych składników zmiennych w bieżącym roku nie otrzymywał.

Ww. pracownik otrzymuje następujące składniki płacy (wypłacane zawsze na koniec miesiąca, za który są należne):

• wynagrodzenie zasadnicze w stałej kwocie 3400 zł brutto;
• wynagrodzenie za nadgodziny dobowe (składające się z normalnego wyn. oraz dodatków), które w lutym wyniosło 191,25 zł za 6 nadg., w kwietniu – 121,44 zł za 4 nadg., a w maju 2021 r. – 268,44 zł za 8 nadg. (w marcu nadgodziny nie wystąpiły).

Pracownik w lutym pracował w sumie 166 godz, w marcu – 184 godz., w kwietniu – 172 godz., zaś w maju – 160 godz.

W opisanej sytuacji, do podstawy należnego mu wynagrodzenia urlopowego powinny wejść składniki stałe należne w czerwcu oraz wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wypłacone w okresie od marca do maja. W przedstawionych okolicznościach nie należało wyłączać z kalkulacji marca i w to miejsce uwzględniać zapłaty za lutowe nadgodziny, gdyż nie miałoby to uzasadnienia ani oparcia w przepisach (wyłącza się te m-ce, w których pracownik nie przepracował ani jednego dnia).

Z uwagi na powyższe, wyliczenia dotyczące wyn. urlopowego ze stałych i zmiennych elementów pensji powinny wyglądać jak niżej:

Uwzględniając fakt, iż pracownik nie przystąpił do PPK, uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i kwoty zmniejszającej miesięczną zaliczkę podatkową (43,76 zł), wspomniane wynagrodzenie urlopowe powinno zostać rozliczone na czerwcowej liście płac w następujący sposób: