W dobie przybywania do Polski znaczącej liczby cudzoziemców (zwłaszcza obywateli Ukrainy), pojawiają się wątpliwości, w jakim języku powinny być formułowane klauzule informacyjne kierowane do obcokrajowców w kontekście pozyskiwania od nich danych osobowych? Czy wszystkie klauzule z zakresu RODO (np. ogólna klauzula informacyjna, klauzula dot. monitoringu wizyjnego czy klauzula dot. udostępniania danych na podstawie zgody) funkcjonujące w danej organizacji należy przetłumaczyć na język ojczysty konkretnego obcokrajowca (np. na język ukraiński w przypadku Ukraińców). W jaki sposób i przez kogo klauzule te powinny zostać przetłumaczone (np. czy konieczne jest tłumaczenie przysięgłe)?
Jak czytamy na stronie internetowej UODO, wypełniając obowiązek informacyjny, należy wziąć pod uwagę zasadę przejrzystości. Została ona wyrażona w art. 5 ust. 1 lit. a RODO, a rozwinięta w art. 12 ust. 1 RODO. Zgodnie z drugim z wymienionych przepisów administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem – w szczególności, gdy informacje są kierowane do dziecka – udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji, o których mowa w art. 13 i 14, oraz prowadzić z nią wszelką komunikację na mocy art. 15–22 i 34 w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda, informacji można udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą.
Powyższa zasada wraz z zasadami zgodnego z prawem i rzetelnego przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. a RODO) nie bez powodu zajmuje pierwszą pozycję w katalogu zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych (więcej o zasadzie przejrzystości: „Obowiązek informacyjny” – szkolenie dla IOD , 28 lutego 2019 r.). W praktyce oznacza ona, że osoba, której dane dotyczą, powinna zostać poinformowana o podjęciu operacji przetwarzania i jej celach, a także o ryzyku, zasadach, zabezpieczeniach i prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Dlatego, jeżeli administrator przetwarza dane osób nieposługujących się językiem polskim, powinien zapewnić, aby klauzule informacyjne były dla nich zrozumiałe, czyli sporządzone w języku, jakiego zwykle używa w komunikacji z tymi osobami. Grupa Robocza Art. 29 w Wytycznych w sprawie przejrzystości na podstawie rozporządzenia 2016/679, WP260 rev. 01 (zob: Wytyczne w sprawie przejrzystości na podstawie rozporządzenia 2016/679, WP260 rev.01) wskazała, że „jeżeli administrator kieruje informacje do osób, których dane dotyczą i które posługują się innym językiem lub innymi językami, należy zapewnić tłumaczenie w tym języku lub tych językach”. W przypadku, gdy administrator przetwarza dane wielu osób posługujących się różnymi językami możliwym rozwiązaniem jest stworzenie – oprócz klauzuli informacyjnej w języku polskim – klauzuli informacyjnej w języku uniwersalnym takim, jak np. język angielski. W sytuacji gdy administrator będzie przetwarzał dane obywateli jednego kraju, np. Ukrainy, powinien zapewnić, aby informacje, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO były przekazywane tym osobom w języku dla nich zrozumiałym.
Brak jest przepisów prawa, które wskazywałyby, w jaki sposób powinny zostać przetłumaczone klauzule informacyjne. Jednakże – jak wskazała Grupa Robocza Art. 29 w ww. Wytycznych w sprawie przejrzystości (str. 11) – jeżeli informacje są tłumaczone na język obcy, administrator danych powinien zapewnić, by wszystkie tłumaczenia były wierne oraz by frazeologia i składnia tekstów w języku obcym były zrozumiałe, tak by nie trzeba było rozszyfrowywać znaczenia przetłumaczonego tekstu lub dokonywać jego reinterpretacji. Administrator jest zobowiązany podejmować odpowiednie decyzje co do szczegółowych, przyjmowanych w konkretnej organizacji rozwiązań.
Analogicznie należy się odnieść do kwestii, które klauzule powinny być przetłumaczone, ponieważ zależy to od tego, w jakich rzeczywistych celach dane osobowe cudzoziemców (np. Ukraińców) będą przetwarzane. Również i w tym zakresie administrator musi dokonać analizy i oceny, uwzględniając konkretne okoliczności przetwarzania danych oraz wyżej wskazane zasady rzetelności, zgodności z prawem i przejrzystości. W dużej mierze zależy to od tego, jakie zadania administrator realizuje i jakie dane oraz jakiej kategorii osób – w związku z tymi zadaniami – przetwarza.
Źródło: UODO
