Informacja o warunkach zatrudnienia jest dokumentem wskazującym pracownikowi wiele istotnych kwestii dotyczących pozostawania w stosunku pracy. Zasady jej sporządzania znacząco zostały zmodyfikowane ustawą z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Na mocy przepisów funkcjonujących przed znowelizowaniem K.p., nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, pracodawca miał w obowiązku poinformować pracownika, na piśmie, o podstawowych warunkach zatrudnienia, czyli o:

obowiązującej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,
wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
długości okresu wypowiedzenia umowy,
układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty (o ile taki układ obowiązuje).

Stosownie do nowego brzmienia art. 29 K.p., informacja o warunkach zatrudnienia:

🎯 Kadry i Płace Książka 2024 - 📖 prostym, zrozumiałym językiem opisuje między innymi takie zagadnienia jak: informacja o warunkach zatrudnienia aktualizowane na bieżąco przez 365 dni od dnia zakupu.

KLIKNIJ i SPRAWDŹ - Mistrz Kadr i Płac - Aktualizacja przez 365 dni

– powinna zawierać informacje, o których mowa powyżej, za wyjątkiem częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, która powinna pojawić się w części przewidzianej dla pracowników nieobjętych regulaminem pracy;

– została dodatkowo rozszerzona o:

obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy,
przysługujące pracownikowi przerwy w pracy,
przysługujący pracownikowi dobowy i tygodniowy odpoczynek,
zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę – w przypadku pracy zmianowej,
zasady dotyczące przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy,
inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe (zgodnie z uzasadnieniem do ustawy z 9 marca 2023 r., chodzi tu o składniki wynagrodzenia wynikające z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów, czy układu zbiorowego pracy),
prawo pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności ogólne zasady polityki szkoleniowej pracodawcy;

– została zmodyfikowana w częściach dotyczących:

wymiaru przysługującego pracownikowi płatnego urlopu – w tym zakresie pracodawca został zobowiązany do informowania o wymiarze wszelkich przysługujących pracownikowi płatnych urlopów, w szczególności wypoczynkowego lub, jeśli nie jest możliwe ich określenie w dacie przekazywania informacji, o zasadach ich ustalania i przyznawania,
wypowiadania umowy o pracę – po zmianie, zakład pracy musi informować zatrudnionego o obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
układu zbiorowego pracy, którym objęty jest pracownik – w tej części pracodawca powinien poinformować także o innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji;

– musi być przekazywana nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Co więcej, część dodatkowa informacji o warunkach zatrudnienia przewidziana przed nowelizacją wobec zakładów pracy, którzy nie mają obowiązku ustalenia regulaminu, po zmianie jest obligatoryjna wobec podmiotów, które nie ustaliły regulaminu pracy (a zatem część ta nie jest wymagana w sytuacji, gdy pomimo braku obowiązku regulamin pracy został wydany). Zakres treści tej części również uległ rozszerzeniu, gdyż obok terminu, miejsca i czasu wypłaty wynagrodzenia za pracę, pory nocnej oraz przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, podmiot zatrudniający musi poinformować pracownika także o częstotliwości wypłat.

Tak jak przed nowelizacją, informacje zindywidualizowane mogą być zastępowane poprzez wskazywanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Nie odnosi się to do danych dotyczących zasad przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego oraz części rozszerzonej, którą wypełniają pracodawcy, którzy nie ustalili regulaminu pracy.

Nadmieńmy, iż zgodnie z postanowieniami ustawy z 9 marca 2023 r. pracodawca ma dodatkowo w obowiązku poinformować pracownika:

nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia go do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego (poinformowanie w tym zakresie może nastąpić przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa ubezpieczeń społecznych; jak wskazano w uzasadnieniu do ustawy z 9 marca 2023 r., pracodawca informuje pracownika również o Pracowniczych Planach Kapitałowych) – wspomniany obowiązek nie dotyczy pracownika, który dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego;

nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu o nowym adresie swojej siedziby lub nowym adresie zamieszkania w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającą siedziby;

niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu zastosowania do pracownika, o zmianach warunków zatrudnienia określonych w art. 29 § 3 K.p., a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym (nie dotyczy to przypadku, gdy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy lub prawa ubezpieczeń społecznych, a przepisy te zostały wskazane w informacji przekazywanej pracownikowi).

W przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie ustawy z 9 marca 2023 r., pracodawca, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, powinien uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia o informacje wynikające ze zmian – w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

Zauważmy, że od 7 kwietnia 2023 r., w przypadku porozumienia się pracodawcy i pracownika od razu przy zawieraniu umowy o pracę co do świadczenia pracy w trybie zdalnym, informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 K.p., powinna obejmować dodatkowo co najmniej:

1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;

2) wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 3¹ K.p. (chodzi tu o wykonujące za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy osoby lub organ zarządzający albo inne wyznaczone do tego osoby), odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Natomiast w razie uzgodnienia pracy zdalnej już w trakcie zatrudnienia albo gdy praca zdalna ma być wykonywana na polecenie pracodawcy, wystąpi konieczność przekazania pracownikowi informacji, o których mowa powyżej, w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek ten nie tyczy się okazjonalnej pracy zdalnej.

Informacja o warunkach zatrudnienia dla pracowników wysłanych do pracy poza granicami Polski

Ustawa z 9 marca 2023 r. przesądza ponadto o:

– uchyleniu § 1 w art. 29¹ K.p., w myśl którego umowa o pracę z pracownikiem skierowanym do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc, niezależnie od warunków określonych w art. 29 § 1 K.p., powinna określać czas wykonywania pracy za granicą oraz walutę, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy za granicą;

– zmodyfikowaniu przepisów w taki sposób, że przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca musi przekazywać pracownikowi niezależnie od informacji, o których mowa w art. 29 § 3 K.p., informacje w postaci papierowej lub elektronicznej o:

państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane,
przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,
walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,
świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę,
zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju,
warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu;

– możliwości informowania pracownika o walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju poprzez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy;

– konieczności przekazywania przez pracodawcę pracownikowi informacji w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie warunków zatrudnienia, o których mowa wyżej, niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana znajdzie zastosowanie (nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wyniknie ze zmiany przepisów prawa pracy, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji dostarczonej pracownikowi);

– dodaniu w ustawie z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług nowego rozdziału 5b – „Obowiązki pracodawcy delegującego pracownika z terytorium RP”, w którym zawarto regulacje stanowiące m.in. o tym, że:

pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, przed delegowaniem takiego pracownika do pracy w innym państwie członkowskim, powinien odpowiednio aktualizować informacje, o których mowa w art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 K.p., oraz dodatkowo poinformować w postaci papierowej lub elektronicznej o:

- - wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został delegowany (informacja w tym zakresie może zostać przekazana przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik zostanie delegowany),
  - dodatku z tytułu delegowania lub przepisach dotyczących zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, w przypadku gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, postanowienia regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych, lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową,
  - linku do oficjalnej strony internetowej, prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych;

zakład pracy jest zobligowany do informowania ww. pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie jego warunków zatrudnienia (wymienionych wyżej), niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie (nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wyniknie ze zmiany przepisów prawa pracy, postanowień układów zbiorowych pracy lub porozumień zbiorowych, jeżeli przepisy te lub postanowienia zostaną wskazane w informacji przekazanej pracownikom);

dochodzenie przez pracownika delegowanego z terytorium RP udzielenia informacji, o których mowa wyżej (wymienionych w art. 25c ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług), nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować dla niego żadnych negatywnych konsekwencji.

Co istotne, w myśl nowych przepisów:

w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie noweli K.p., pracodawca, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, powinien uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia o informacje wynikające ze zmian, o których mowa w art. 29¹ 2 K.p., w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku;
pracodawca delegujący pracownika z Polski na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, przekazać powinien informacje, o których mowa wyżej (wymienione w art. 25c ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług), w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku.