Zapoznaj się z wydanymi na przestrzeni ostatnich lat, najciekawszymi stanowiskami i wyjaśnieniami resortowymi (np. PIP, ZUS, resortu pracy) z obszaru: RODO, dane osobowe, rekrutacja i sygnaliści.
Informowanie kandydatów o wynagrodzeniu
W swoim stanowisku z dnia 23 lipca 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odniosło się do nowych przepisów, które od 24 grudnia 2025 r. zobowiązują pracodawców do informowania kandydatów do pracy o wysokości lub przedziale wynagrodzenia oraz o odpowiednich zapisach wewnątrzzakładowych regulacji płacowych. Resort wyjaśnił, że znowelizowany Kodeks Pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku odbierania od kandydata pisemnego potwierdzenia, że zapoznał się z tymi informacjami. Taki wymóg nie istnieje na żadnym etapie, ani podczas rekrutacji, ani po nawiązaniu stosunku pracy, ponieważ ustawa nowelizująca po prostu go nie przewiduje.
W tym samym stanowisku MRPiPS sprecyzowało również, co należy rozumieć przez „odpowiednie postanowienia” regulaminu wynagradzania. Zdaniem resortu, informacja przekazywana kandydatowi powinna być jak najbardziej kompleksowa i obejmować wszystkie elementy oraz zasady wynagradzania, które mogą go dotyczyć na danym stanowisku. Wynika to z szerokiej definicji wynagrodzenia zawartej w art. 18[3c] § 2 Kodeksu Pracy, która obejmuje wszystkie składniki pieniężne i niepieniężne. Zaznaczono przy tym, że świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Społecznych prawdopodobnie nie wliczają się do tej definicji, ale pozostałe świadczenia związane z pracą już tak.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 282 z sierpnia 2025 r.
Weryfikacja niekaralności cudzoziemca
Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 29 sierpnia 2025 r. rozwiał wątpliwości dotyczące obowiązku sprawdzania niekaralności cudzoziemców. W związku z wymogami urzędów, UODO wyjaśnił, że przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku pozyskiwania i przekazywania informacji o karalności cudzoziemca. Zgodnie z prawem, to organ prowadzący postępowanie (np. w sprawie zezwolenia na pracę) jest zobowiązany do samodzielnego uzyskania takich danych z Krajowego Rejestru Karnego. Obowiązek złożenia oświadczenia o niekaralności dotyczy wyłącznie samego pracodawcy, który musi potwierdzić, że nie był skazany za określone przestępstwa.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 283 z września 2025 r.
Książka dla kadr i płac "Mistrz Kadr i Płac" najnowsze wydanie na 2025 rok to ponad 1080 stron eksperckiej i praktycznej wiedzy kadrowo-płacowej opisanej zrozumiałym językiem z roczną aktualizacją!
Przesunięcie obowiązku przekazywania kopii umów o pracę cudzoziemców
W wyjaśnieniu z 11 czerwca 2025 r. MRPiPS odniosło się do nowego obowiązku przekazywania kopii umów z cudzoziemcami do urzędów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ze względu na brak gotowych rozwiązań technicznych, termin ten został przesunięty na 1 lipca 2025 r. (dla zezwoleń sezonowych wydawanych przez starostę) oraz na 1 sierpnia 2025 r. (dla zezwoleń na pracę od wojewody). Resort potwierdził, że pracodawcy, którzy zawarli umowy od 1 czerwca 2025 r. do tych dat, są zwolnieni z tego obowiązku i nie poniosą z tego tytułu żadnych konsekwencji. Nie ma również potrzeby dosyłania tych dokumentów wstecz.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 13 z dnia 1.07.2025 r.
Informowanie kandydatów o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (sygnaliści)
W stanowisku z 7 maja 2025 r. MRPiPS potwierdziło, że pracodawca wypełni obowiązek informacyjny wynikający z ustawy o ochronie sygnalistów, jeśli przekaże kandydatowi do pracy informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych już na etapie rekrutacji. Ustawa (art. 24 ust. 6) nie określa precyzyjnego momentu, w którym należy to zrobić, dlatego poinformowanie kandydata podczas procesu rekrutacyjnego lub negocjacji przed zawarciem umowy jest uznawane za prawidłowe i wystarczające.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 11 (629) z dnia 01.06.2025
Ostateczny termin na wdrożenie procedury dla sygnalistów
W stanowisku z 5 sierpnia 2024 r. MRPiPS ostatecznie potwierdziło, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób mają czas na przygotowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłoszeń dla sygnalistów do 1 stycznia 2025 roku. Trzymiesięczne vacatio legis od momentu publikacji ustawy to okres, w którym pracodawcy mogą rozpocząć prace nad procedurą, np. konsultacje ze związkami zawodowymi. Termin ten nie dotyczy podmiotów z branż wrażliwych (np. finansowej), które muszą wdrożyć procedurę niezależnie od liczby zatrudnionych.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 154 (6319) z dnia 8.08.2024 r.
Zakaz wykorzystywania numeru kontaktowego w razie wypadku do innych celów
W stanowisku z 11 marca 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jednoznacznie stwierdziło, że pracodawca nie może wykorzystywać numeru telefonu podanego przez pracownika jako kontakt „wypadkowy” do innych celów, np. w celu skontaktowania się z bliskimi w sprawie jego nieusprawiedliwionej nieobecności. Resort podkreślił, że takie działanie narusza zasady RODO, w szczególności zasadę celowości i minimalizacji danych. Dane osobowe zebrane w jednym, ściśle określonym celu (powiadomienie o wypadku) nie mogą być przetwarzane w żadnym innym.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 276 z kwietnia 2025 r.
Termin przeglądu danych osobowych osób z niepełnosprawnością
W stanowisku z 23 lipca 2024 r. MRPiPS przypomniało o obowiązku przeglądu danych osobowych (w tym danych o zdrowiu) osób z niepełnosprawnością, przetwarzanych na potrzeby ustawy o rehabilitacji. Przegląd ten musi odbywać się nie rzadziej niż co 5 lat. Dla podmiotów, które przetwarzały dane przed wejściem w życie przepisów, pierwszy termin minął 4 maja 2024 r. Natomiast podmioty, które rozpoczęły przetwarzanie danych po 4 maja 2019 r., powinny liczyć pięcioletni termin od dnia rozpoczęcia tego przetwarzania.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 (610) z dnia 10.08.2024 r.
Ujawnianie informacji o urlopie wypoczynkowym
W stanowisku z 10 lipca 2024 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych stwierdził, że informacja o urlopie wypoczynkowym danego pracownika nie powinna być powszechnie dostępna dla wszystkich współpracowników. Dostęp do niej powinny mieć wyłącznie osoby, którym jest ona niezbędna do wykonywania obowiązków służbowych, takie jak bezpośredni przełożony, dział kadr czy osoba zastępująca. UODO odniósł się również do kwestii autoresponderów. Pracodawca może wymagać ich ustawienia, ale treść automatycznej odpowiedzi musi być zgodna z zasadą minimalizacji danych (RODO) i ograniczać się do niezbędnych informacji, np. terminu nieobecności i kontaktu do osoby zastępującej.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 267 z sierpnia 2024 roku
