Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi w myśl art. 172 Kodeksu pracy przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Szczegółowe zasady wyliczania należnej kwoty wynagrodzenia urlopowego odnajdziemy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Przy wyznaczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinny być brane pod uwagę składniki wynagrodzenia:
1) stałe i
2) zmienne.
Niezmiernie ważną kwestią przy kalkulowaniu wynagrodzenia urlopowego jest ustalenie prawidłowej podstawy jego wymiaru. Do podstawy tej przyjmuje się:
• stałe składniki wynagrodzenia (np. wynagrodzenie zasadnicze określone stałą stawką) – w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu,
• zmienne składniki wynagrodzenia (np. prowizja, premia regulaminowa, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki za godziny nocne), które przysługują pracownikowi za okres nie dłuższy niż miesiąc – w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a gdy są znaczne wahania między ich wysokością w poszczególnych miesiącach – z 12 miesięcy. Z tej grupy składników wyłączamy m.in.: jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, premie uznaniowe gdy nie mają charakteru roszczeniowego, nagrody z zakładowego funduszu nagród, wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne.
Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wynagrodzenia urlopowego poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do urlopu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełen bądź pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne – przy ustalaniu tej podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało.
Wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych wyliczamy:
• dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,
• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Przy ustalaniu podstawy urlopowej należy brać pod uwagę wszelkie zmiany wysokości wchodzących do niej składników w okresie, z którego ustala się podstawę i z miesiąca, w którym wykorzystywany jest urlop (np. podwyżka pensji w miesiącu, w którym pracownik korzysta z płatnego wypoczynku winna skutkować zwiększeniem podstawy wymiaru urlopu).
W praktyce taka sytuacja występuje chociażby w przypadku całomiesięcznego urlopu lub całomiesięcznej choroby, kiedy pracownik otrzymuje jedynie wynagrodzenie za okres nieobecności w pracy, niezdolności do pracy bądź zasiłek chorobowy. Ponieważ pracownik nie uzyskuje w danym miesiącu wynagrodzenia, które podlegałoby zaliczeniu do podstawy wynagrodzenia urlopowego, należy uwzględnić wynagrodzenie z miesiąca wcześniejszego.
Jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenie za pracę do końca miesiąca, za który jest ono należne, wówczas za podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Licząc przykładowo pensję za czas urlopu z lutego 2009 r. należy uwzględnić wynagrodzenie wypłacone w listopadzie, grudniu oraz styczniu. Gdyby wynagrodzenie ulegało znacznym wahaniom wtedy przyjęlibyśmy podstawę z okresu od lutego 2008 r. do stycznia 2009 r.
Jeżeli wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc następuje w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następnego, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego też powinno stanowić wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Będą to jednak wynagrodzenia przysługujące za inne miesiące niż w przypadku, gdyby pensja wypłacana była na koniec danego miesiąca. Tak więc, jeśli pracownik korzysta z urlopu w lutym 2009 r., to w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić pensje wypłacone w listopadzie, grudniu oraz styczniu, ale należne odpowiednio za październik, listopad i grudzień 2008 r. (przy dużych wahaniach płac byłoby to wynagrodzenie za okres od lutego 2008 r. do stycznia 2009 r.)
Podstawa prawna:
art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
§ 6-9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).
