Noclegi pracowników mobilnych wolne od składek

Nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek zusowskich wartości:

• noclegów i diet dla pracowników mobilnych przebywających w podróży służbowej oraz
• noclegów zapewnianych pracownikom mobilnym w trakcie wyjazdów odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków,

w sytuacji gdy wartość tych noclegów nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy.

Interpretacja ZUS

Lublin, dnia 29 września 2016 r.

WPI/200000/43/871/2016

DECYZJA nr 871 /2016

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t j. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 963) Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie rozpatrując wniosek złożony w dniu 10 sierpnia 2016 r. przez uznaje za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy w sprawie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy wartości noclegów i diet dla pracowników mobilnych przebywających w podróży służbowej oraz wartości noclegów zapewnianych pracownikom mobilnym w trakcie wyjazdów odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków, w sytuacji gdy wartość tych noclegów nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy.

UZASADNIENIE

W dniu 10 sierpnia 2016 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie wpłynął wniosek przedsiębiorcy o wydanie pisemnej interpretacji przepisów w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Powyższy wniosek został uzupełniony przez wnioskodawcę pismem z 5 września 2016 r. (wpływ do Oddziału w dniu 9 września 2016 r.).

Wnioskodawca w opisie stanu faktycznego wskazał, że jest producentem włóknin i wykładzin. Spółka zatrudnia pracowników na podstawie obowiązujących przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974r Kodeks pracy z późniejszymi zmianami. Miejsce wykonywania pracy przez pracowników Spółki jest każdorazowo określone w umowie o pracę pracowników. Zwyczajowo miejsce wykonywania pracy w umowach o pracę jest określone poprzez wskazanie adresu siedziby Spółki, jednak posiadamy kilku pracowników (dalej: pracownicy mobilni), którzy ze względu na specyfikę pracy i zakres swoich obowiązków służbowych podróżują po wyznaczonym terytorium.

W chwili obecnej wnioskodawca ma zatrudnionych trzech pracowników mobilnych. Miejsce wykonywania pracy wskazane w umowach o pracę pracowników mobilnych jest opisane w sposób dość rozległy tzn. miejsce zamieszkania i region z wyszczególnieniem konkretnych województw oraz z dopiskiem „wykonywanie obowiązków może wymagać podróży służbowych poza miejsce pracy”. W/w pracownicy mają zadaniowy czas pracy oraz pracują na stanowiskach menadżer ds. sprzedaży i pełnią Funkcję tzw. przedstawicieli handlowych.

Pracownicy mobilni kilka razy w miesiącu przyjeżdżają do siedziby Spółki celem wykonania swoich obowiązków służbowych (dowóz dokumentów, spotkania z przełożonymi i współpracownikami, ustalanie strategii sprzedaży, analizy wykonania założonych budżetów, pobranie katalogów). Zdarza im się także wykonywać podróż służbową do miejsca spoza ich rejonu. W obydwu przypadkach traktują taki wyjazd jako podróż służbową i korzystają z noclegów, które sami sobie organizują, płacąc za nie gotówką bądź kartą służbową. Spółka zwraca im koszt tych noclegów (akceptuje wydatek z karty służbowej) na podstawie dostarczonej przez nich faktury wystawionej na (…) oraz po rozliczeniu i zaakceptowaniu przez ich przełożonych delegacji. Za czas tych wyjazdów wypłacane są im również diety. Wartość zarówno takich noclegów, jak i diet dla pracowników mobilnych nie jest wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Sporadycznie (kilka razy w roku) zdarza się także, że pracownicy mobilni korzystają z noclegu w swoim rejonie pracy. Wynika to z faktu, iż obowiązki służbowe wykonywane są przez nich na rozległym terytorialnie obszarze i – chcąc zdążyć na spotkanie służbowe kolejnego dnia – pracownicy zmuszeni są do noclegu obejmującego ich rejon wykonywania pracy. W takim przypadku podróż nie jest traktowana jako delegacja służbowa, nie są naliczane diety, ale Spółka ponosi koszty noclegów, zwracając pracownikom mobilnym środki pieniężne (akceptując wydatek z karty służbowej) po przedłożeniu przez nich faktur wystawionych na (…)

W tej sytuacji również wartość noclegów pracowników mobilnych nie jest wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Wnioskodawca zadaje pytanie:

1. Czy wartość zapewnionych pracownikom mobilnym noclegów w trakcie podróży służbowych odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków zawodowych do siedziby Spółki lub miejsca, które nie pokrywa się z miejscem ich zatrudnienia wskazanym w umowach pracę i wypłata diet stanowi dla tych pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w rozumieniu przepisu art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej Ustawa)?
2. Czy wartość zapewnionych pracownikom mobilnym noclegów w trakcie wyjazdów odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków zawodowych do miejsca, które pokrywa się z miejscem ich zatrudnienia wskazanym w umowach o pracę stanowi dla tych pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w rozumieniu przepisu art. 18 ust. 1 Ustawy?

Pismem z dnia 05 września 2016r, wnioskodawca uzupełnił wniosek o wydanie pisemnej interpretacji i poinformował, że intencją wniosku jest ustalenie obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne (pkt. 2 pisma z dnia 24.08.2016 r.). Ponadto wnioskodawca wskazał, że wg jego oceny:

1. wartość noclegów i diet dla pracowników mobilnych przebywających w podróży służbowej nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy i nie jest pobierany podatek dochodowy od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
2. wartość noclegów zapewnianych pracownikom mobilnym nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy i nie jest pobierany podatek dochodowy od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Wnioskodawca przedstawił własne stanowisko w sprawie.

Zdaniem wnioskodawcy, zgodnie z art. 18 ust. 1 Ustawy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych wymienionych w art. 6 ust. 1 pkt 1-3 i pkt 18a stanowi przychód, o którym mowa w art. 4 pkt 9 i 10, z zastrzeżeniem ust. la i 2, ust. 4 pkt 5 i ust. 12.

Art. 4 pkt 9 Ustawy przychodem określa „przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu: zatrudnienia w ramach stosunku pracy, pracy nakładczej, służby, wykonywania mandatu posła lub senatora, wykonywania pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, pobierania zasiłku dla bezrobotnych, świadczenia integracyjnego i stypendium wypłacanych bezrobotnym oraz stypendium sportowego, a także z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności oraz umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, jak również z tytułu współpracy przy tej działalności lub współpracy przy wykonywaniu umowy oraz przychody z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania.”

Wnioskodawca odwołał się do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych „za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.”

Jak wskazał wnioskodawca zgodnie ze stanowiskiem Trybunału Konstytucyjnego (wyrok z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13) za „inne nieodpłatne świadczenia” – o których mowa powyżej – mogą być uznane świadczenia, które:

1. zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);
2. zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść; korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Takie stanowisko Trybunału Konstytucyjnego zostało potwierdzone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 września 2014 r. (sygn. akt II FSK 2280/12), gdzie NSA wyraził pogląd, że jakkolwiek skorzystanie ze świadczenia w postaci noclegu wykupionego przez pracodawcę niewątpliwie następuje za zgodą pracownika, niemniej świadczenie to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie pracodawcy obowiązanego do właściwego zorganizowania pracy oraz nie przynosi pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść.

Szerzej do tej kwestii Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się w wyroku z dnia 2 października 2014 r. (sygn. akt II FSK 2387/12) stwierdzając, że obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych czy pokryciem kosztów eksploatacji samochodu służbowego czy kosztów zużytej energii elektrycznej. Ten obowiązek należy i trzeba odnosić i analizować w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy. Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy, tak aby była ona wydajna i należytej jakości. Zapewnienie możliwości nocnego wypoczynku odpowiada także obowiązkowi pracodawcy organizowania pracy w sposób zmniejszający uciążliwość pracy. Wydatek ten ponoszony jest w interesie pracodawcy, stanowi koszt działalności gospodarczej poniesiony w celu osiągnięcia przychodów firmy i nie może być uznany za element przychodu pracownika.

Wnioskodawca podsumował swoje stanowisko stwierdzeniem, że nieodłącznym elementem wykonywania pracy przez przedstawicieli handlowych są wyjazdy zarówno do kontrahentów zlokalizowanych na terenie całego kraju, jak i do siedziby Spółki. W ramach wykonywania swoich obowiązków pracownicy ponoszą koszty, w tym koszty noclegów w przypadku braku możliwości powrotu do swoich domów. Zwrot tych kosztów nie stanowi dla pracowników żadnego dodatkowego przysporzenia majątkowego, a jest jedynie refinansowaniem wydatków poniesionych przez pracowników w imieniu i na rzecz pracodawcy – wobec powyższego ich wartość nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w rozumieniu przepisu art. 18 ust. 1 Ustawy.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie. W myśl ustępu 5 powołanego powyżej artykułu udzielenie interpretacji następuje w drodze decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto stosownie do art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne, wyłącznie w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Stosownie do art. 18 ust. I i ust. 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Przy czym jedynie na marginesie można wskazać, iż zwolnienie danego przychodu z opodatkowania nie jest równoznaczne z uznaniem, iż dane świadczenie nie stanowi przychodu w ogóle.

Przywołany przepis art. 18 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w którym pojawia się pojęcie przychodu, jest odczytywany łącznie z art. 4 pkt 9 ustawy, który to właśnie stanowi, iż użyte w ustawie określenie przychód oznacza przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie kształtuje samodzielnie pojęcia przychodu, lecz każdorazowo odsyła do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nigdy bowiem organ rentowy nie może władczo zadecydować, co może stanowić przychód. Zatem dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Jeśli więc określone świadczenie nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, to nie istnieje z tego tytułu obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

W tym miejscu należy wskazać, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie posiada kompetencji, by wypowiadać się co do tego czy dana należność, wypłata pieniężna lub świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż rozstrzyganie tego typu kwestii leży w gestii organów podatkowych. Jednocześnie rozstrzygnięcie tej kwestii stanowi zagadnienie pierwotne w stosunku do ustalenia czy dana należność stanowić będzie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, gdyż analiza przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w tym zakresie nie jest możliwa bez jednoznacznego wskazania czy w rzeczonym przypadku mamy do czynienia z przychodem osiąganym przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Uzupełniając wniosek pismem z dnia 05 września 2016 r. wnioskodawca oświadczył, że:

1. wartość noclegów i diet dla pracowników mobilnych przebywających w podróży służbowej nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy i nie jest pobierany podatek dochodowy od osób fizycznych (Dz.U. z 2012r. poz. 361 ze zm.).
2. wartość noclegów zapewnianych pracownikom mobilnym nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy i nie jest pobierany podatek dochodowy od osób fizycznych (Dz.U. z 2012r, poz. 361 ze zm.).

W świetle powyższego, należności wymienione przez wnioskodawcę nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek, skoro – tak jak oświadczył wnioskodawca nie stanowią one przychodu z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Mając powyższe na uwadze, w świetle obowiązujących przepisów prawa i przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie uznał za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy w sprawie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy wartości noclegów i diet dla pracowników mobilnych przebywających w podróży służbowej oraz wartości noclegów zapewnianych pracownikom mobilnym w trakcie wyjazdów odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków, w sytuacji gdy wartość tych noclegów nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy.

Na marginesie należy wskazać, że uznanie przez wnioskodawcę, iż dane świadczenie w ogóle nie stanowi przychodu z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy uniemożliwia przejście na grunt rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i wskazanych tam wyłączeń. W § 1 ww. rozporządzenia wskazano -podobnie, jak w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych – iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Również wyłączenia przewidziane w § 2 rozporządzenia mogą dotyczyć tylko należności, które zostały uznane za przychody.

Zakład podkreśla jednocześnie, iż w trybie niniejszej decyzji organ nie bada i nie dokonuje oceny, czy oświadczenie wnioskodawcy odpowiada rzeczywistości. Powyższe wynika z charakteru pisemnej interpretacji, której celem jest wyjaśnienie treści przepisów prawa, z których wynika obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w oparciu o opis stanu faktycznego. Organ procedujący w tym trybie nie posiada jakichkolwiek kompetencji do przeprowadzania postępowania wyjaśniającego (dowodowego) i opiera się na treści przedstawionego opisu stanu faktycznego. Wydając pisemną interpretację Zakład przyjmuje więc jako prawdziwe złożone przez wnioskodawcę oświadczenia, zwracając jednocześnie uwagę na fakt, iż wiążący charakter niniejszej decyzji ograniczony został jedynie do opisu stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jego zaistnienia.

POUCZENIE

Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jego zaistnienia.

Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do Sądu Okręgowego w (…).

Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

źródło: http://www.zus.pl/