PIT-11 i PIT-40 za 2016 - najczęstsze błędy

Mamy gorący okres wystawiania druków PIT-11, który niestety sprzyja temu, że łatwo o błędy przy ich sporządzaniu. Poniżej lista najczęstszych pomyłek płatników, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

Niewłaściwy numer identyfikacyjny – PESEL zamiast NIP lub odwrotnie

Od 1 września 2011 r. identyfikatorem podatkowym jest:

PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;

NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, którzy prowadzą działalność gospodarczą lub są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub są płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne za ubezpieczonego pracownika.

Szczegóły w zakresie tego, który identyfikator jest właściwy dla podatnika podaje resort finansów w broszurze.

Pracodawcy mają niejednokrotnie wątpliwości, który identyfikator zawrzeć na druku PIT-11 wystawianym zatrudnionej osobie. Niestety wskazanie niewłaściwego identyfikatora należy postrzegać w kategoriach błędu. Urzędnicy skarbowi powinni jednak traktować takie uchybienia w kategorii pomyłki, a nie wykroczenia skarbowego. Ministerstwo finansów w tym kontekście przekonuje, że intencją organów podatkowych nie jest karanie, lecz dbałość o jakość danych oraz prawidłową identyfikację podatników.

Firmy powinny wymagać od zatrudnionych osób oświadczeń, które będą zawierały informację odnośnie tego, który identyfikator podatkowy jest w danej sytuacji właściwy.

Identyfikator cudzoziemca

W kontekście omawianego zagadnienia szczególnie problematyczne dla płatników jest wypełnienie rubryki PIT-11 z identyfikatorem podatkowym dla cudzoziemców podlegających w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Obcokrajowcy objęci rejestrem PESEL posługują się numerem PESEL, o ile spełniają wszystkie wspominane wcześniej wymogi uprawniające do stosowania tego identyfikatora podatkowego. W innym przypadku właściwym numerem podatkowym dla nich jest NIP.

Niezależnie od powyższego w PIT-11 cudzoziemca należy wskazać numer służący identyfikacji danej osoby dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany w państwie, w którym ona mieszka. Jeżeli obcokrajowiec nie posiada takiego numeru, należy podać oznaczenie dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, jaki uzyskał w swoim kraju.

Niewłaściwy adres podatnika

Niezmiernie istotną kwestią przy wystawianiu druków PIT-11 jest zawarcie w nich prawidłowego adresu zatrudnionej osoby czyli adresu zamieszkania, przez który należy rozumieć adres zamieszkania aktualny na dzień 31 grudnia roku podatkowego, za który jest składany formularz podatkowy. Pracodawca nie powinien więc wskazywać adresu zameldowania (chyba że jest on taki sam jak adres zamieszkania), ani adresu zamieszkania, który w trakcie roku podatkowego zmienił się na inny.

PIT wysłany do niewłaściwego urzędu

Druk PIT-11 przesyła się urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Skierowanie wspomnianych formularzy do niewłaściwego urzędu to częsta nieprawidłowość. W takiej sytuacji nie jest jednakże przygotowywanie korekt bądź ponowne składanie druku. Wynika to z tego, że organ podatkowy ma obowiązek z urzędu przekazać PIT-11 organowi właściwemu miejscowo.

Uwzględnienie zaległych zaliczek podatkowych i składek ZUS odprowadzonych już po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczy PIT-11

PIT-11 jest informacją o pobranych (a nie należnych) zaliczkach na podatek dochodowy. Z tego powodu w ww. informacji mogą być uwzględnione tylko te zaliczki i składki zusowskie, które faktycznie zostały pobrane przez pracodawcę z dochodu zatrudnionej osoby w roku, za który informacja jest sporządzona. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 września 2014 r., sygn. IPPB4/415-589/14-2/MS1.

Nieprawidłowe jest więc wykazywanie np. dopłaty zaniżonej w 2016 r. zaliczki podatkowej w PIT-11 za 2016 r., w sytuacji, gdy dopłata została uregulowana w 2017 r.

Wskazanie kwoty kosztów uzyskania przychodu innej niż była faktycznie zastosowana przez płatnika

W druku PIT-11 wykazuje się wyłącznie te koszty uzyskania przychodów, jakie faktycznie zastosowano przy wyliczaniu zaliczek na podatek za poszczególne miesiące roku podatkowego. Nie wolno wykazywać innej kwoty kosztów, nawet jeśli koszty te zastosowano w błędnej wysokości (np. wskutek błędu).

Przykładowo jeśli koszty zostały obniżone do wysokości przychodu w danym miesiącu lub w wyniku błędu programu płacowego nie były przez pewien okres w ogóle brane pod uwagę przy obliczaniu zaliczek podatkowych, należy je wykazać w PIT-11 w rzeczywistej wysokości.

Wykazywanie składek ZUS wyliczonych od przychodu zwolnionego z opodatkowania

W PIT-11 nie podlegają wykazywaniu wartości tych składek ZUS, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) wolny od podatku na podstawie art. 21, 52, 52a i 52c ustawy podatkowej lub dochód, od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Niestety płatnicy czasem zapominają o powyższej zasadzie i uwzględniają w ww. formularzach składki, których podstawę wymiaru stanowił dochód zwolniony z opodatkowania.

Taki stan rzeczy wymusza przesłania do właściwego urzędu skarbowego korekty.

Błędna kwota przychodu

Sporządzając PIT-11 trzeba bezwzględnie pamiętać o tym, że wykazuje się w nich przychody uzyskane przez podatnika w danym roku podatkowym, nie zaś przychody należne za dany rok. Oznacza to m.in., że wynagrodzenie za grudzień 2015 r. wypłacone w 2016 r. uwzględnia się w PIT-11 za 2016 r. Natomiast pensję za grudzień 2016 r. wypłaconą w 2017 r. wykazuje się w druku podatkowym za 2017 r. W tym miejscu warto podkreślić, że przy przelewaniu opodatkowanych należności zatrudnionym osobom na konto bankowe, za datę uzyskania przez nich przychodu uznawać należy dzień obciążenia rachunku pracodawcy, nie zaś dzień wpłynięcia środków pieniężnych na konto podwładnego. Potwierdził to m.in.:

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 11 sierpnia 2014 r., nr ILPB2/415-602/14-2/TR oraz
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 lipca 2014 r., nr IPPB2/415-372/14-2/LS, w której czytamy:
„(…) w myśl art. 86 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (…), miejscem spełnienia świadczenia wypłaty wynagrodzenia za pracę co do zasady jest siedziba pracodawcy. Art. 86 § 3 wyżej powołanej ustawy stanowi, iż obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.Ten przepis ustanawia więc zasadę wypłaty wynagrodzenia w gotówce. Sposobami wypłaty wynagrodzenia pieniężnego, które mogą zostać wprowadzone w układzie zbiorowym lub za zgodą pracownika są: przekaz pocztowy i przelew na konto pracownika. Forma, w jakiej pracownik otrzyma wynagrodzenie jest więc zależna wyłącznie od jego decyzji. Zasadny zatem będzie pogląd, iż za moment uzyskania przychodu ze stosunku pracy należy przyjąć moment wypłaty (obciążenia rachunku), a nie dzień, w którym wynagrodzenie wpłynie na rachunek pracownika.Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że w grudniu 2013 roku została podpisana umowa za porozumieniem stron o rozwiązaniu stosunku pracy. W umowie tej uwzględniono odprawę stanowiącą 5-krotność wynagrodzenia miesięcznego (za miesiące od stycznia 2014 do maja 2014 roku) oraz ekwiwalent za zaległe dni urlopowe. W grudniu pracodawca przelał należne wynagrodzenie za grudzień, które pracownik otrzymał 30.12.2013. W innym terminie grudniowym pracodawca polecił przelew za odprawę i ekwiwalent, co zostało zaksięgowane na koncie pracownika 2.01.2014 roku. Przesłany przez pracodawcę PIT-11 za rok 2013 traktuje środki otrzymane przez pracownika w 2014 roku jako przychód za rok 2013. Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że jeżeli obciążenie (uznanie) rachunku bankowego pracodawcy nastąpiło w grudniu 2013 r., suma pieniężna przysługująca Wnioskodawcy tytułem odprawy i ekwiwalentu za zaległe dni urlopowe stanowi przychód roku 2013 i podlega opodatkowaniu według zasad obowiązujących w tym roku. Tym samym pracodawca, wypełniając określone w art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązki płatnika, postąpił prawidłowo zaliczając wypłaconą Wnioskodawcy odprawę i ekwiwalent za zaległe dni urlopowe do przychodu uzyskanego w 2013 r. i dokonując obliczenia należnej zaliczki na podatek dochodowy według stanu prawnego obowiązującego w 2013 r. (…)”.

Uwzględnianie w PIT-11 przychodu opodatkowanego ryczałtem

Zdarza się, że zakłady pracy „z rozpędu” lub przez nieuwagę wykazują w PIT-11 należności, które były opodatkowane ryczałtem. Najczęściej dotyczy to wynagrodzenie do 200 zł wypłacanego tytułem umowy zlecenia. Przypomnijmy, że od umowy zlecenia nalicza się podatek zryczałtowany w sytuacji, gdy spełnione są łącznie 3 warunki, tj.: