PIT-11 można wysyłać elektronicznie do pracowników

Przekazanie/przesłanie zatrudnionym osobom (np. pracownikom czy zleceniobiorcom) informacji PIT-11 przez pracodawcę może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu). Muszą tu jednak być spełnione określone warunki. Na takim stanowisku stanął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2018 r. (sygn. 0114-KDIP3-3.4011.438.2017.1.JK2).

Choć przepisy tego nie wymagają, to najbezpieczniej jest uzyskać zgodę pracowników/zleceniobiorców na otrzymanie PIT-11 w formie elektronicznej.

Analizując dopuszczalność elektronicznego dystrybuowania PITów wśród zatrudnionych osób, należy mieć na względzie normę prawną stanowiącą sumę norm wynikających z art. 8 Ordynacji podatkowej, art. 39 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego.

W ocenie Dyrektora KIS, przedstawionej w przytoczonej wyżej interpretacji podatkowej, konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji – PIT-11 w formie elektronicznej:

• informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;
• podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;
• informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku;
• płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11.

W przedmiotowej interpretacji, stwierdzono, że:

1. w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r. sygn. akt I SA/Po 486/10, wskazano, że w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji. Ze słów „na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu)” można wywodzić, że skład orzekający założył, że płatnik uzyskał zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 w wersji elektronicznej, bowiem w przeciwnym wypadku podatnik nie podałby w tym celu swojego adresu;
2. z taką sytuacją nie mamy do czynienia wówczas, gdy płatnik umożliwił odbiór pliku na specjalnej platformie, sam zaś pracownik/zleceniobiorca żadnych informacji (np. adresów e-mail) w celu odbioru informacji mu nie podawał. W takich okolicznościach należy uznać, iż pracodawca jedynie informuje załogę, że na platformie opublikowano określony druk podatkowy, a zatem każdy podwładny ma dostęp do informacji niezależnie od faktu, czy tego chciał lub żądał, czy też z platformy w ogóle nie korzysta i korzystać z niej nie zamierza. Trudno więc wtedy uznać, że pracownik/zleceniobiorca w sposób dorozumiany wyraził zgodę na otrzymywanie informacji PIT-11 w postaci elektronicznej;
3. nie można zgodzić się z poglądem, że zatrudniony, otrzymując od zakładu pracy adres swojej służbowej skrzynki pocztowej do celów poinformowania go o udostępnionej na platformie internetowej informacji PIT-11, a także logując się do przedmiotowej platformy internetowej, w sposób dorozumiany zgadza się na elektroniczne uzyskiwanie informacji PIT-11;
4. w świetle powyższego, samo przekazanie pracownikowi/zleceniobiorcy informacji PIT-11 sporządzonej zgodnie ze wzorem, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postaci wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym, z wykorzystaniem zabezpieczonej platformy internetowej, oraz dysponowanie dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11 (raport z logowania się podatnika do platformy internetowej), nie będzie stanowić o realizacji obowiązku przez płatnika, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do tego wymagana jest jeszcze zgoda pracownika/zleceniobiorcy na przekazanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną. Bez znaczenia pozostaje forma zgody. Może to być zarówno pisemna jak i ustna.

Podobne wnioski płyną z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 stycznia 2016 r., sygn. IPTPB3/4511-225/15-5/GG.

W tym miejscu należy zaznaczyć, iż przepisy nie zobowiązują płatnika do otrzymywania zgody od zatrudnionej osoby na przesyłanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej. Potwierdza to chociażby wyrok WSA z 10 września 2018 r., sygn. I SA/Kr 537/18. Niemniej jednak, aby uniknąć ewentualnych sporów z urzędem skarbowym, bezpieczniej jest taką zgodę (akceptację) uzyskać. Może ona mieć dowolną formę (pisemną, ustną czy nawet może nią być  udostępnienie przez zatrudnionego adresu mailowego w celu przesłania tej informacji).

Warto również zauważyć, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL3-1.4011.11.2018.11.AA), wyjaśnił, iż:

• wysłanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie pliku pdf opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym i sporządzonej zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji, po wyrażeniu zgody pracownika (lub zleceniobiorcy) na otrzymanie ww. dokumentu w formie elektronicznej, bez potwierdzenia dostarczenia wiadomości, będzie stanowić o realizacji obowiązku przez płatnika, zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• w konsekwencji, biorąc pod uwagę ww. przepisy oraz uwagi wskazane w wyroku WSA w Poznaniu z 26 lipca 2018 r. (sygn. akt I SA/Po 418/18) dotyczące ich wykładni, uznać należy, że pracodawca może doręczyć swoim pracownikom (lub zleceniobiorcom) informacje PIT-11 w formie elektronicznej i przekazać je za pośrednictwem poczty elektronicznej bez potwierdzenia otrzymania przez nich wiadomości;
• mimo, że żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.