PIT-11 można wysyłać elektronicznie do pracowników

Zostań Mistrzem Kadr i Płac - Wiedza z Najwyższej Półki - Sklep.SerwisKadrowego.pl

Przekazanie/przesłanie zatrudnionym osobom (np. pracownikom czy zleceniobiorcom) informacji PIT-11 przez pracodawcę może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu). Muszą tu jednak być spełnione określone warunki. Na takim stanowisku stanął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2018 r. (sygn. 0114-KDIP3-3.4011.438.2017.1.JK2).

Choć przepisy tego nie wymagają, to najbezpieczniej jest uzyskać zgodę pracowników/zleceniobiorców na otrzymanie PIT-11 w formie elektronicznej.

Analizując dopuszczalność elektronicznego dystrybuowania PITów wśród zatrudnionych osób, należy mieć na względzie normę prawną stanowiącą sumę norm wynikających z art. 8 Ordynacji podatkowej, art. 39 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego.

W ocenie Dyrektora KIS, przedstawionej w przytoczonej wyżej interpretacji podatkowej, konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji – PIT-11 w formie elektronicznej:

  • informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;
  • podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;
  • informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku;
  • płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11.

W przedmiotowej interpretacji, stwierdzono, że:

  1. w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r. sygn. akt I SA/Po 486/10, wskazano, że w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji. Ze słów „na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu)” można wywodzić, że skład orzekający założył, że płatnik uzyskał zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 w wersji elektronicznej, bowiem w przeciwnym wypadku podatnik nie podałby w tym celu swojego adresu;
  2. z taką sytuacją nie mamy do czynienia wówczas, gdy płatnik umożliwił odbiór pliku na specjalnej platformie, sam zaś pracownik/zleceniobiorca żadnych informacji (np. adresów e-mail) w celu odbioru informacji mu nie podawał. W takich okolicznościach należy uznać, iż pracodawca jedynie informuje załogę, że na platformie opublikowano określony druk podatkowy, a zatem każdy podwładny ma dostęp do informacji niezależnie od faktu, czy tego chciał lub żądał, czy też z platformy w ogóle nie korzysta i korzystać z niej nie zamierza. Trudno więc wtedy uznać, że pracownik/zleceniobiorca w sposób dorozumiany wyraził zgodę na otrzymywanie informacji PIT-11 w postaci elektronicznej;
  3. nie można zgodzić się z poglądem, że zatrudniony, otrzymując od zakładu pracy adres swojej służbowej skrzynki pocztowej do celów poinformowania go o udostępnionej na platformie internetowej informacji PIT-11, a także logując się do przedmiotowej platformy internetowej, w sposób dorozumiany zgadza się na elektroniczne uzyskiwanie informacji PIT-11;
  4. w świetle powyższego, samo przekazanie pracownikowi/zleceniobiorcy informacji PIT-11 sporządzonej zgodnie ze wzorem, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postaci wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym, z wykorzystaniem zabezpieczonej platformy internetowej, oraz dysponowanie dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11 (raport z logowania się podatnika do platformy internetowej), nie będzie stanowić o realizacji obowiązku przez płatnika, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do tego wymagana jest jeszcze zgoda pracownika/zleceniobiorcy na przekazanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną. Bez znaczenia pozostaje forma zgody. Może to być zarówno pisemna jak i ustna.

Podobne wnioski płyną z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 stycznia 2016 r., sygn. IPTPB3/4511-225/15-5/GG.

W tym miejscu należy zaznaczyć, iż przepisy nie zobowiązują płatnika do otrzymywania zgody od zatrudnionej osoby na przesyłanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej. Potwierdza to chociażby wyrok WSA z 10 września 2018 r., sygn. I SA/Kr 537/18. Niemniej jednak, aby uniknąć ewentualnych sporów z urzędem skarbowym, bezpieczniej jest taką zgodę (akceptację) uzyskać. Może ona mieć dowolną formę (pisemną, ustną czy nawet może nią być  udostępnienie przez zatrudnionego adresu mailowego w celu przesłania tej informacji).

Warto również zauważyć, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL3-1.4011.11.2018.11.AA), wyjaśnił, iż:

  • wysłanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie pliku pdf opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym i sporządzonej zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji, po wyrażeniu zgody pracownika (lub zleceniobiorcy) na otrzymanie ww. dokumentu w formie elektronicznej, bez potwierdzenia dostarczenia wiadomości, będzie stanowić o realizacji obowiązku przez płatnika, zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
  • w konsekwencji, biorąc pod uwagę ww. przepisy oraz uwagi wskazane w wyroku WSA w Poznaniu z 26 lipca 2018 r. (sygn. akt I SA/Po 418/18) dotyczące ich wykładni, uznać należy, że pracodawca może doręczyć swoim pracownikom (lub zleceniobiorcom) informacje PIT-11 w formie elektronicznej i przekazać je za pośrednictwem poczty elektronicznej bez potwierdzenia otrzymania przez nich wiadomości;
  • mimo, że żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.

 

Artykuł był pomocny? Chcesz więcej takich publikacji?

Bądź zawsze na bieżąco!

Jeśli tak, kliknij powyżej "Lubię to" oraz "Messenger" a dołączysz do grona czytelników SerwisKadrowego.pl na facebooku i messengerze, aby być zawsze na bieżąco.

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *