Prowadzenie i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – zmiany od 2019 r.

Od początku 2019 r. funkcjonują całkowicie zmodyfikowane zasady w zakresie prowadzenia i okresu przechowywania pracowniczej dokumentacji. Zostały one wprowadzone ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Ponadto od nowego roku w życie weszło rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Z uwagi na powyższe, należy odpowiedzieć sobie przede wszystkim na pytanie dla kogo okres przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem wynosi 10 lat a dla kogo 50 lat oraz w przypadku których pracowników trzeba prowadzić akta osobowe już „po nowemu”.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób dokumentacja związana z zatrudnieniem pracodawca musi przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Dla osób zatrudnionych do końca 2018 r. okres przechowywania ww. dokumentacji zasadniczo wynosi nadal 50 lat, z tym, że pracodawca – po spełnieniu określonych warunków – może w niektórych przypadkach skrócić ten okres do 10 lat. Warunki te opisaliśmy w tekście: E-akta – zmiany w zakresie akt pracowniczych od 2019 r.

10-letni okres przechowywania omawianej dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny ZUS RIA (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że zakład pracy nie musi liczyć wskazanego okresu oddzielnie dla każdego zatrudnionego, gdyż zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Obecnie, w zależności od daty zatrudnienia poszczególnych osób, różny jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Szczegóły poniżej.

Zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

W ich przypadku okres przechowywania dokumentacji to 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., za których nie złożono raportu ZUS RIA

W ich przypadku okres przechowywania dokumentacji to 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., za których złożono raport ZUS RIA

W ich przypadku okres przechowywania dokumentacji to 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny ZUS RIA został złożony, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

Zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r.

W ich przypadku okres przechowywania dokumentacji to 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

Ważne! Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie.

Elektronizacja akt

Do końca 2018 r. dokumentację pracowniczą pracodawcy mogli prowadzić tylko w formie papierowej. Od stycznia 2019 r. mają oni prawo decydować w jakiej formie chcą ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Ponadto są uprawnieni do zmiany wcześniej przyjętej formy przechowywania akt pracowniczych.

Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w  sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, a  także w  warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Takie wymogi nakłada na pracodawcę art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.

Zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przewidziano podział akt osobowych na 4 (w miejsce funkcjonujących do końca 2018 r. trzech) części obejmujące:

• etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),
• etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),
• etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych), oraz
• wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).

Sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej różni się w zależności od daty zatrudnienia pracownika:

Pracownicy, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r.

W ich przypadku zakłady pracy nie muszą niczego zmieniać w aktach osobowych. Jednak w ciągu 12 miesięcy a więc do 31 grudnia 2019 r. należy dostosować warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do wymogów wynikających z § 8 przywołanego wyżej rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. W myśl tego przepisu, pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy trwa w dniu wejścia w życie nowych przepisów

W ich przypadku:

– dokumentacja zgromadzona do końca 2018 r. pozostaje „po staremu” (nie musimy więc np. przekładać dokumentów zgromadzonych do końca 2018 r. czy zakładać dla nich części D), niemniej jednak pracodawcy mogą dostosować tę dokumentację do zasad wynikających z § 2-6 nowego rozporządzenia,

– dokumentacja gromadzona od 1 stycznia 2019 r. musi być prowadzona już zgodnie z nowymi przepisami co oznacza, że przykładowo dokumenty dotyczące nałożonej w styczniu 2019 r. kary porządkowej powinny zostać umieszczone w nowej części D akt osobowych.

Do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla danego pracownika w dniu 1 stycznia 2019 r. trzeba stosować przepisy obowiązujące przed tym dniem. Do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika należy stosować już nowe regulacje.

Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r.

W ich przypadku dokumentacja pracownicza musi już być prowadzona w całości według nowych reguł.

Informacja o dokumentacji pracowniczej dołączana do świadectwa pracy

Od początku 2019 r. do świadectwa pracy sporządzanego dla pracownika zatrudnionego po grudniu 2018 r. czyli dla którego okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, należy załączać informację o okresach przechowywania dokumentacji pracowniczej, trybie jej odbioru przez pracownika oraz jej zniszczeniu w przypadku upływu okresu przechowywania i nieodebrania jej przez pracownika.

Informację o dokumentacji pracowniczej należy dołączać do świadectw pracy wyłącznie pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Wątek ten rozwinęliśmy w artykule zatytułowanym: Świadectwo pracy w 2019 r. – wzór i zasady wystawiania oraz informacja o dokumentacji pracowniczej.