Upominki i prezenty z okazji Świąt a PIT i ZUS

Pracodawcy nierzadko z okazji Świąt obdarowują zatrudnione osoby (np. pracowników lub zleceniobiorców) różnymi prezentami i dodatkowymi świadczeniami. Najczęściej są to premie pieniężne, bony towarowe, paczki świąteczne, upominkowe karty przedpłacone czy zapomogi. Kwestia tego, czy od ich wartości należy naliczać zaliczki podatkowe i składki ZUS zależy w dużej mierze od źródła ich finansowania.

Świadczenia świąteczne a składki ZUS

Wartość przyznanych pracownikom i zleceniobiorcom (podlegającym z tytułu umowy zlecenia ubezpieczeniom zusowskim) świadczeń z okazji Świąt, sfinansowanych ze środków obrotowych pracodawcy, należy – co do zasady – wliczać do podstawy wymiaru składek ZUS. Dotyczy to zarówno świadczeń pieniężnych (np. premii świątecznych) jak i świadczeń niepieniężnych (np. paczek, prezentów rzeczowych itp.).

Co istotne, dla celów składkowych wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się zgodnie z § 3 rozporządzenia składkowego, tj. w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, gdy:

• przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy,
• przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę – według cen ich zakupu.

W drodze wyjątku, podstawy wymiaru składek zusowskich nie stanowią m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Tak przewiduje § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.

A zatem, aby określona korzyść materialna mogła podlegać zwolnieniu z oskładkowania, musi:

• wynikać z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• przybierać formę niepieniężną,
• być współfinansowana przez zatrudnionych.

Wszystkie wymienione warunki muszą zostać spełnione łącznie.

Miejmy na uwadze, że zdaniem ZUS talony lub bony nie mogą być uznane za artykuły, przedmioty lub usługi. Jeżeli więc pracodawca zdecydowałby się na przekazywanie swoim pracownikom lub zleceniobiorcom talony lub bony (zakupione ze środków obrotowych pracodawcy), a pracownicy ponosiliby za nie częściową odpłatność, to do takiego przychodu nie będzie miał zastosowania § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.

Wolne od ZUS są także składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku ( § 2 ust. 24 rozporządzenia składkowego). Przyjmuje się, iż przytoczony przepis stosować wolno także do świadczeń niepieniężnych, które przysługują w związku z zatrudnieniem.

Zwolnienie z ozusowania można zastosować również w przypadku świadczeń świątecznych finansowanych ze środków zfśs. Warunkiem jest tu to, aby przy ich przyznawaniu uwzględniono kryterium socjalne, a w regulaminie gospodarowania pieniędzmi przeznaczonymi na działalność socjalną przewidziano taki rodzaj ich wydatkowania. Potwierdza to chociażby:

– wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09, OSNP 2011/9–10/133), wyjaśniający, że świadczenia z zfśs przyznane bez uwzględniania kryterium socjalnego, czyli np. wszystkim po równo, należy wliczać do podstawy składek ZUS i podatku;

– wyrok SA w Szczecinie z 31 maja 2017 r., sygn. akt III AUa 836/16, w którym czytamy: „(…) definicja działalności socjalnej daje pracodawcy możliwość wręczania ze środków funduszu, między innymi, bonusów finansowych z okazji Świąt Bożego Narodzenia czy Wielkanocy z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie. Warunkiem umożliwiającym ich przyznanie jest zapisanie takich form pomocy w regulaminie funduszu oraz określenie trybu ich przyznawania (czy przyznanie następuje np. na wniosek osoby uprawnionej, czy też z inicjatywy pracodawcy), a więc w myśl art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS, który stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (…). Podkreślić przy tym trzeba, że ustawa nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów, nie formułuje też procedury dysponowania środkami funduszu pozostawiając te kwestie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Stawia jedynie wymóg uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz wymóg określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu. Ustawa o ZFŚS wyklucza bowiem tworzenie zasad podziału funduszu w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1 – jest to przepis bezwzględnie obowiązujący.”;

– wyrok SA w Łodzi z 17 października 2017 r. (sygn. akt III AUa 1406/16), w którym stwierdzono, iż: „Świadczenia nie odpowiadające kryterium indywidualizacji, wypłacane wszystkim „po równo”, stanowią po prostu premię świąteczną, a więc przychód pracownika ze stosunku pracy, a nie pomoc socjalną. Przychód taki podlega odskładkowaniu”.

Jeżeli świąteczne prezenty i upominki zostały tylko w części sfinansowane z zfśs, a w pozostałej ze środków obrotowych, to z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączeniu podlega tylko ta część wartości świadczenia, którą sfinansowano ze środków socjalnych (pod warunkiem zastosowania kryterium socjalnego).

Jeśli pracodawca nietworzący zfśs, świadczenia z okazji Świąt zakupuje z utworzonego funduszu na cele socjalno-bytowe, wówczas ich wartość jest zwolniona z ozusowania, ale tylko do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs.

Świadczenia świąteczne a zaliczki na podatek

Przyznawane z okazji Świąt zatrudnionym osobom świadczenia rzeczowe i pieniężne, które są finansowane ze środków obrotowych pracodawcy, podlegają opodatkowaniu. Przepisy z zakresu PIT nie przewidują wyłączenia podatkowego dla tego rodzaju „bonusów”.

Zauważmy, że dla celów podatkowych:

• wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania;
• wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się według cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia, lub według cen zakupu – jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione;
•  jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według ww. zasad a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Wolne od podatku – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT – są świadczenia dla pracownika finansowane ze środków przeznaczonych na działalność socjalną – do kwoty 1000 zł w danym roku w (pracodawca musi zliczać tu wszystkie świadczenia z zfśs przyznane pracownikowi w danym roku). Ewentualna nadwyżka ponad ww. limit podlega opodatkowaniu. Trzeba tu mieć na uwadze, iż przywołany przepis odnosi się tylko do pracowników i nie obejmuje bonów, talonów i inne znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. 

Jak wynika z powyższego, jeśli pracodawca (lub związek zawodowy) finansuje świadczenia świąteczne zarówno z zfśs jak i ze środków obrotowych (czyli mamy dwa żródła finansowania), wówczas ich wartość w całości podlega opodatkowaniu. Wyłączenia z podatku nie wyklucza jednak sytuacja, w której świadczenie współfinansuje pracownik, tzn. część świadczenia opłaca zakład pracy ze środków przeznaczonych na działalność socjalną, a pozostałą część opłaca pracownik.

Warto w tym miejscu wspomnieć, iż w opinii fiskusa ze zwolnienia z opodatkowania do kwoty 1000 zł rocznie na mocy art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT korzystają również karty przedpłacone (prezentowe) sfinansowane w całości z zfśs. Tak uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in.:

– w interpretacji indywidualnej z 29 sierpnia 2018 r., sygn. 0112-KDIL3-1.4011.341.2018.1.AG,

– w interpretacji indywidualnej z 18 września 2019 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.418.2019.1.GG, w której czytamy: „Karta przedpłacona to swoisty rodzaj karty płatniczej. Wydawana jest bez konieczności posiadania rachunku osobistego w banku, nie jest też przyznawany jej użytkownikowi kredyt. Rolą tych kart jest zapewnienie użytkownikowi karty (np. pracownikom) środków pieniężnych, bez konieczności wydawania (posiadających formę materialną) znaków pieniężnych (np. banknotów) lub znaków legitymacyjnych. Z technicznego punktu widzenia karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej. Zatem kartę tę należy co do zasady uznać za świadczenie pieniężne z uwagi na jej zaklasyfikowanie jako instrumentu dostępu do określonych wartości pieniężnych, co finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych.

W konsekwencji świadczenie w postaci karty podarunkowej zasilonej środkami pieniężnymi, którą można dokonywać płatności w sklepach honorujących dany rodzaj kart, stanowi świadczenie pieniężne, o którym mowa w art. art. 21 ust. 1 pkt 67 oraz w art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powyższe przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w przypadku otrzymania przez pracownika oraz byłego pracownika karty przedpłaconej, zasilonej środkami pochodzącymi z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, przychód pracownika z tego tytułu będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 1 000 zł w roku podatkowym, zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, natomiast w stosunku do byłego pracownika przychód ten będzie zwolniony od podatku do kwoty 3 000 zł, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 38 ww. ustawy”.

PIT i ZUS od świadczeń świątecznych – ujęcie tabelaryczne

O sposobie rozliczania prezentów i świadczeń z okazji Świąt, jubileuszu firmy itp. piszemy także w tekście: Jak rozliczać świadczenia pozapłacowe przyznawane zleceniobiorcom i pracownikom