Na mocy art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (zwanej dalej specustawą), pracodawca przeciwdziałając koronawirusowi może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Zanim zaczął obowiązywać wspomniany przepis (czyli przed 8 marca 2020 r.) PIP na swej stronie internetowej www.pip.gov.pl wyjaśnił, że jeśli pracodawca uzyskał informacje, że pracownik przebywał w strefie gdzie mógł zostać zarażony koronawirusem, ma prawo zaproponować świadczenie pracy zdalnej. Warunki wypełniania zadań służbowych w domu powinny zostać uzgodnione w porozumieniu stron stosunku pracy. Nie mogą one naruszać powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy np. norm czasu pracy.
Przywołana na wstępie regulacja uprościła procedurę w zakresie świadczenia przez podwładnego pracy zdalnej, nadając pracodawcy uprawnienie do wydania wiążącego polecenia wykonywania takiej pracy przez wskazany okres (bez stawiania żadnych dodatkowych wymagań ani warunków).
Pobierz za darmo wzór „Polecenie pracy zdalnej” oraz e-book „Zagrożenie koronawirusem – informacje istotne dla pracodawców„
Resort pracy na swej stronie internetowej www.gov.pl/web/rodzina opublikowało odpowiedzi na pytania dotyczące możliwości polecenia pracownikowi wykonania tzw. pracy zdalnej, których treść prezentujemy poniżej:
W jakiej formie pracodawca ma powierzyć pracownikowi pracę zdalną – ustna, czy pisemna?
Ustawa nie wskazuje formy polecenia pracy zdalnej. W konsekwencji należałoby uznać, że takie polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy) byłoby jednak potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej (np. pismo skierowane do pracownika, służbowy e-mail).
Na jak długi okres praca zdalna może być powierzona?
Ustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy – może to być czas oznaczony, jednakże uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19. Jednocześnie należy wskazać, że art. 3 ustawy utraci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Wydaje się zatem, że czas, na jaki pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, nie może wykraczać poza ww. okres.
Czy pierwotnie określony czas świadczenia pracy zdalnej może być skracany lub wydłużany?
Ustawa nie zawiera żadnych ograniczeń w tym zakresie, należy zatem uznać, że dopuszczalne jest zarówno skrócenie jak i wydłużenie okresu świadczenia pracy zdalnej na czas oznaczony i uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.
Czy pracownik może zakwestionować polecenie dotyczące pracy zdalnej?
Obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 k.p.). Dotyczy to także polecenia pracy zdalnej.
Czy odmowa świadczenia pracy zdalnej jest podstawą do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności (kara porządkowa)?
Odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Zgodnie z art. 108 § 1 k.p. pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Czy praca zdalna może być powierzona niezależnie od warunków mieszkaniowych, rodzinnych. Co w sytuacji gdy w miejscu zamieszkania w ocenie pracownika praca nie może być świadczona ze względu na warunki i stosunki panujące w domu?
Przepisy ustawy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej. Jednak w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Czy polecenie dotyczące pracy zdalnej musi zawierać uzasadnienie?
Ustawa nie przewiduje obowiązku uzasadniania polecenia pracy zdalnej. Stanowi natomiast, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Polecając pracownikowi pracę zdalną pracodawca powinien więc działać w ww. celu.
Czy są konkretne okoliczności (np. zachorowania w okolicy, regionie gdzie ma siedzibę pracodawca) upoważniające pracodawcę do stosowania pracy zdalnej? Czy wystarczy jego przeświadczenie i doświadczenie życiowe?
W rozumieniu art. 2 ust. 2 ustawy za „przeciwdziałanie COVID-19” rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Zatem przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną.
Czy pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej w innym miejscu niż dom pracownika?
Zgodnie z art. 3 ustawy w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Takie brzmienie przepisu wskazuje, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż dom pracownika.
Podkreślmy w tym miejscu, że omawiane rozwiązanie przewidziane w art. 3 specustawy jest zgodne z Kodeksem pracy i koresponduje m.in. z:
- art. 207 Kodeksu pracy, na mocy którego pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy i jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki;
- art. 211 Kodeksu pracy, zgodnie z którym przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest podstawowym obowiązkiem pracownika;
- art. 100 § 1 Kodeksu pracy, w myśl którego pracownik jest zobligowany do stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.
Polecenie pracy zdalnej, w związku z podejmowanymi przez pracodawcę działaniami przeciwdziałającym koronawirusowi, jest zgodne z prawem i uzasadnione pod kątem bhp.
Podstawowa różnica między wskazaną w specustawie pracą zdalną a telepracą jest taka, że do pracy zdalnej pracodawca może pracownika zmusić, tymczasem wykonywanie pracy w formie telepracy odbywa się za obopólnym porozumieniem obu stron stosunku pracy. Jeśli pracownik z różnych względów nie chciał zgodzić się na wykonywanie pracy w formie telepracy, to pracodawca nie mógł go do tego zmusić np. poleceniem służbowym. Co więcej, nie mógł wobec pracownika wyciągać żadnych konsekwencji służbowych z tego tytułu.
Tymczasem jeśli pracodawca wyda pracownikowi polecenie, aby z powodu zagrożenia, jakim jest koronawirus wykonywał pracę w domu czy innym miejscu – pracę zdalną, to pracownik nie może odmówić. Odmowa wykonywania pracy zdalnej jest traktowana jak odmowa wykonania polecenia służbowego i może dla pracownika skończyć się poważnymi konsekwencjami – od nałożenia na niego kary porządkowej, do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym (ekstremalny przypadek – pracownik poddany kwarantannie domowej i zobowiązany do pracy zdalnej przyszedł jednak do pracy i spędzał czas wśród współpracowników).
Uwzględniając przedstawione powyżej wyjaśnienia resortu pracy oraz brzmienie art. 3 specustawy, wydaje się za zasadne uznać, iż:
- to pracodawca powinien finalnie decydować o tym, w którym dokładnie miejscu będzie świadczona praca zdalna i jak będzie ona zorganizowana (czy np. będzie ona być świadczona wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej czy też na bazie dokumentów przywożonych z zakładu pracy bądź z wykorzystaniem urządzeń wstawionych do domu pracownika);
- zapewnienie narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej, a także odpowiednich zabezpieczeń danych, w tym przetwarzanych w toku realizowania zadań służbowych danych osobowych, leży po stronie pracodawcy, przy czym dopuszczalnym jest umówienie się z podwładnym w kwestii używania jego sprzętu (np. poprzez zawarcie umowy o użytkowaniu prywatnego sprzętu do celów służbowych);
- mimo, iż ustawodawca nie dookreślił w jakich miejscach ma odbywać się praca zdalna, to jednak mając na uwadze cel jakiemu ma służyć nowe rozwiązanie, nie powinny to być miejsca, w których występują duże skupiska ludzi;
- polecenie pracy zdalnej:
- dla celów dowodowych najbezpieczniej sporządzić na piśmie;
- powinno precyzyjnie wskazywać okres, który jest nim objęty;
- może nastąpić w drodze samodzielnej decyzji pracodawcy, ale także może być wynikiem wniosku samego pracownika;
- nie skutkuje zmianą treści umowy o pracę i nie wymaga jej zmiany;
- zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów może dotyczyć wyłącznie pracy określonej w umowie o pracę, co oznacza, że pracodawca nie powinno ono wiązać się ze zlecaniem innych prac niż te, które wynikają z zakresu obowiązków pracownika;
- może być wydawane kilkukrotnie, nawet „z dnia na dzień”;
- odmowa wykonywania pracy zdalnej może być traktowana jak odmowa wykonania polecenia służbowego skutkującą nałożeniem na pracownika kary porządkowej (upomnienia, nagany, pieniężnej), a nawet rozwiązaniem umowy o pracę z zachowaniem lub bez zachowania okresu wypowiedzenia.
