Zawierane od 1 stycznia 2021 r. umowy o dzieło trzeba zgłaszać do ZUS na formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło), który należy składać w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o dzieło (można go przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS).

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące ww. obowiązku.

Poniżej PODCAST do odsłuchania w dowolnym momencie:

1. Kto jest zobowiązany do poinformowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło?

Obowiązek zawiadomienia ZUS o zawarciu umowy o dzieło ma każdy płatnik składek lub osoba fizyczna, jeżeli zleci wykonanie dzieła osobie, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Oznacza to, że nie ma obowiązku informowania ZUS o zawartych umowach o dzieło podmiot lub jednostka organizacyjna (np. stowarzyszenie fundacja, spółka prawa handlowego, itp.) jeżeli nie jest płatnikiem składek, tj. nie jest zobowiązany do zarejestrowania się w ZUS jako płatnik składek ze względu na brak obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego.

Osoba fizyczna, która zawarła umowę o dzieło musi ją zgłosić bez względu na to czy jest zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek czy też nie.

2. Czy wszystkie umowy o dzieło podlegają zgłoszeniu do ZUS?

Nie, nie wszystkie umowy o dzieło należy zgłosić do ZUS. Nie podlegają zgłoszeniu do ZUS:

• umowy o dzieło zawarte przez płatników składek i osoby fizyczne, jeżeli w ramach takiej umowy praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy, z którym wykonawca umowy pozostaje w stosunku pracy. Dotyczy to zarówno umów zawartych z pracodawcą, jak i z podmiotem trzecim,
• umowy o dzieło zawarte z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, która złożyła zamawiającemu oświadczenie, że wykonywane na podstawie umowy usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez tę osobę działalności gospodarczej.

3. Czy należy do ZUS zgłosić umowy o dzieło zawarte przed 1.01.2021 r., które będą realizowane w 2021 r.?

Przepisy prawa nakładające obowiązek zgłaszania umów o dzieło weszły w życie od 1.01.2021 r. Dlatego obowiązkowi zgłoszeniowemu podlegają umowy o dzieło zawarte nie wcześniej niż od tej daty.

Obowiązek zgłoszenia obejmuje umowy bez względu na to czy zostały zawarte ustnie czy w formie pisemnej, gdyż taki tryb zawierania umów jest dopuszczony na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego.

Umowy, bez względu na formę w jakiej zostały zawarte (ustnie, czy pisemnie), będą podlegały zgłoszeniu w ciągu 7 dni od dnia ich zawarcia

4. Umowa została zawarta w 2020 r. z datą rozpoczęcia jej wykonywania w 2021 r. Czy należy złożyć formularz RUD?

Nie. Do ZUS należy zgłaszać tylko umowy zawarte nie wcześniej niż od 1 stycznia 2021 r. Dlatego, jeśli umowa została zawarta w 2020 r. ale będzie realizowana w 2021, to takiej umowy nie należy zgłaszać  do ZUS.

5. Czy jeżeli umowa była zawarta w 2020 r. powinien być złożony formularz RUD?

Nie. Jeśli umowa o dzieło została zawarta w 2020 r. nie podlega zgłoszeniu do ZUS. Do ZUS należy przekazać informacje o zawartych umowach o dzieło, jeśli zostały zawarte nie wcześniej niż od 1 stycznia 2021 r.

6. Kto podpisuje dokument RUD?

Dokument RUD podpisuje –  co do zasady -zamawiający, co jest istotne szczególnie w przypadku zawierających takie umowy przez osoby fizyczne, które nie są płatnikami składek.

Jednak w przypadku podmiotów prawnych, jednostek organizacyjnych, czy osób fizycznych będących płatnikami składek – tak jak w przypadku  innych dokumentów przekazywanych do ZUS – formularz RUD może być podpisany przez osobę upoważnioną (czy upoważnione biuro rachunkowe).

7. Czy mogę wysłać do ZUS formularz RUD za wiele osób, z którymi zawarłam umowę o dzieło?

Formularz RUD można przekazać do ZUS na dwa sposoby. Elektronicznie za pośrednictwem  Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS oraz papierowo. Formularz do przekazania papierowo znajduje się na stronie www.zus.pl. Jest to formularz do wypełnienia i wydruku.

W formularzu RUD dostępnym na PUE ZUS można przekazać informację o maksymalnie dziesięciu  umowach o dzieło zawartych z danym wykonawcą. Dla każdego wykonawcy należy wypełnić odrębny formularz RUD.

W formularzu RUD do wypełnienia i wydruku można przekazać informację o maksymalnie dziesięciu umowach o dzieło zawartych z danym wykonawcą. Na jednym formularzu można wykazać umowy dla maksymalnie dziesięciu wykonawców.

8. Obecnie Fundacja nie jest płatnikiem składek. W ciągu najbliższych miesięcy ma w planach zawarcie kilku umów zlecenia i umów o dzieło, które będą zawierane w okresie kiedy płatnik jest aktywny. Jeżeli umowy o dzieło będą zawierane wcześniej i będą pokrywały się z tym okresem, czy należy zgłaszać je na formularzu RUD, czy tylko te, których data zawarcia umowy pokrywa się z okresem „aktywnym” i umowy zostały zawarte od 01.01.2021?

Obowiązek zawiadomienia ZUS o zawarciu umowy o dzieło ma każdy płatnik składek lub osoba fizyczna, jeżeli zleci wykonanie dzieła osobie, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Oznacza to, że nie ma obowiązku informowania ZUS o zawartych umowach o dzieło podmiot lub jednostka organizacyjna (np. stowarzyszenie fundacja, spółka prawa handlowego, itp.) jeżeli nie jest płatnikiem składek, tj. nie jest zobowiązany do zarejestrowania się w ZUS jako płatnik składek ze względu na brak obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego.

Dlatego, jeśli Fundacja stanie się płatnikiem składek (po zatrudnieniu zleceniobiorcy), będzie miała obowiązek na bieżąco przekazywania do ZUS informacji o umowach o dzieło  zawartych od momentu gdy Fundacja stanie się  płatnikiem składek.

9. Czy w przypadku zawierania umowy o dzieło w sposób cykliczny z tą samą osobą, każdą umowę z osobna należy zgłaszać na formularzu RUD czy tylko pierwsza zawartą od 01-01-2021?

Jeśli z daną osobą są cyklicznie zawierane umowy o dzieło, należy zgłosić do ZUS każdą taką umowę, która jest zawarta po 31 grudnia 2020 r.

10. Osoba, z którą została podpisana umowa o dzieło podlega ubezpieczeniom w KRUS. Umowa ta została zawarta z płatnikiem, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Umowa o dzieło nie jest prowadzona w ramach działalności gospodarczej. Czy w takiej sytuacji należy zgłaszać taką umowę na formularzu RUD?

Zgłoszeniu nie podlegają umowy o dzieło zawarte przez płatników składek i osoby fizyczne, jeżeli w ramach takiej umowy praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy, z którym wykonawca pozostaje w stosunku pracy. Dotyczy to zarówno umów zawartych z pracodawcą, jak i z podmiotem trzecim.

Zgłoszeniu nie podlega również umowa o dzieło zawarta z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, która złożyła zamawiającemu oświadczenie, że wykonywane na podstawie tej umowy usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez tę osobę działalności.

Jeśli umowa o dzieło została zawarta z osobą, która prowadzi działalność gospodarczą ale usługi wykonywane na podstawie umowy nie wchodzą w zakres prowadzonej przez tę osobę działalności, to należy taką umowę  zgłosić do ZUS jako zawartą z osobą fizyczną.

11. Czy umowy o dzieło, które są zgłaszane na formularzu RUD są oskładkowane?

Nie. Umowy o dzieło, które są wykazywane w formularzu RUD nie są tytułem do ubezpieczeń społecznych i nie są oskładkowane.

12. Co grozi za niezgłoszenie umowy o dzieło do rejestru ZUS?

Zgodnie z art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ZUS ma możliwość zastosowania kary grzywny wobec płatnika składek albo osoby, która jest zobowiązana do działania w jego imieniu, m.in. w sytuacjach, w których nie są zgłaszane wymagane ustawą dane albo gdy podawane są nieprawdziwe informacje lub wyjaśnienia, ewentualnie gdy nastąpiła odmowa ich udzielenia. Jeśli organ rentowy zdecyduje się na wymierzenie takiej kary, wówczas kieruje wniosek o ukaranie grzywną do sądu. Ostatecznie to sąd rozstrzyga o nałożeniu tej kary, biorąc pod uwagę, czy wystąpiła wysoka społeczna szkodliwość danego działania lub zaniechania.

13. Co wpisywać w formularz RUD jeśli strony nie określiły w umowie daty rozpoczęcia lub zakończenia wykonywania dzieła?

Jeżeli strony nie określiły daty rozpoczęcia wykonywania dzieła, wówczas należy podać (powtórzyć) datę zawarcia umowy. Jeśli natomiast w treści umowy o dzieło nie wskazano daty zakończenia wykonywania dzieła, rubryka dotycząca tej informacji powinna zostać pusta.

14. Co w sytuacji gdy zgłoszona do ZUS umowa o dzieło została rozwiązana?

Gdy umowa o dzieło zostanie rozwiązana, wówczas zaktualizuje się obowiązek złożenia korekty formularza ZUS RUD, w którym trzeba wskazać datę zakończenia wykonywania dzieła.
Źródło: ZUS