Prawidłowe rozliczanie list płac bywa procesem skomplikowanym i wymaga dogłębnej znajomości przede wszystkim przepisów z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS. Z tego powodu postanowiliśmy na przykładach pokazać kilka rozliczeń płacowych od strony praktycznej.
Lista płac – jak rozliczać wynagrodzenie ze składnikiem pensji opodatkowanym lecz zwolnionym z ozusowania
Przykład
40-letni pracownik łódzkiej firmy usługowej co miesiąc ma przyznawany dodatek stażowy w kwocie 660 zł miesięcznie, który na mocy regulaminu wynagradzania, przysługuje mu również w czasie choroby lub urlopu macierzyńskiego. W kwietniu 2021 r. z powodu przeziębienia przez 10 dni przebywał on na zwolnieniu lekarskim, z tytułu którego otrzymał wynagrodzenie chorobowe.
Ww. pracownik:
– uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł) i kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki podatkowe (43,76 zł), a jego pracodawca do wyliczenia kwoty wolnego od ZUS dodatku stażowego stosuje dzielnik w postaci liczby dni kalendarzowych danego miesiąca;
– w kwietniu otrzymał wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część miesiąca w wysokości 2.600 zł brutto oraz wynagrodzenie za chorobę w kwocie 897,40 zł brutto.
W przedstawionych okolicznościach kwietniowa lista płac (oraz kwota dodatku stażowego podlegająca ozusowaniu i wolna od składek ZUS) powinna zostać rozliczona jak poniżej:
| Wiersz / Poz. | Składniki | Działanie | Kwota |
| 1 | Wynagrodzenie zasadnicze + dodatek stażowy podlegający ozus. brutto | 2.600 zł + 440 zł zgodnie z wyliczeniem: 660 zł : 30 = 22 zł; 22 zł x 10 dni absencji chorobowej = 220 zł; 660 zł – 220 zł = 440 zł |
3.040,00 zł |
| 2 | Wynagrodzenie chorobowe | 897,40 zł | |
| 2a | Składnik wynagrodzenia zwolniony z oskładkowania lecz podlegający opodatkowaniu | 660 zł : 30 dni = 22 zł; 22 zł x 10 dni absencji chorobowej = 220 zł |
220,00 zł |
| 3 | Podstawa wymiaru składek społecznych | 3040 zł | 3.040,00 zł |
| 4 | Składka na ubezpieczenie emerytalne | 3040 zł × 9,76% | 296,70 zł |
| 5 | Składki na ubezpieczenia rentowe | 3040 zł × 1,5% | 45,60 zł |
| 6 | Składka na ubezpieczenie chorobowe | 3040 zł × 2,45% | 74,48 zł |
| 7 | Suma składek na ubezpieczenie społeczne | 296,7 zł + 45,6 zł + 74,48 zł | 416,78 zł |
| 8 | Koszty uzyskania przychodu | 250,00 zł | |
| 9 | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych | 3040 zł + 897,4 zł + 220 zł – 416,78 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 250 zł | 3.491,00 zł |
| 10 | Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2) | 43,76 zł | |
| 11 | Zaliczka na podatek przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną | (3491 zł × 17%) – 43,76 zł | 549,71 zł |
| 12 | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 3040 zł + 897,4 zł – 416,78 zł (suma składek społ. finans. przez zatrudnionego) | 3.520,62 zł |
| 13 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona w pełnej wysokości | 3520,62 zł × 9% | 316,86 zł |
| 14 | Składka zdrowotna do odliczenia od podatku | 3520,62 zł × 7,75% | 272,85 zł |
| 15 | Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych | 549,71 zł – 272,85 zł (po zaokrągleniu do pełnych zł) | 277,00 zł |
| 16 | Kwota netto | 3040 zł + 897,4 zł + 220 zł – 416,78 zł – 316,86 zł – 277 zł | 3.146,76 zł |
Lista płac – rozliczanie wpłat PPK i świadczeń zleceniobiorcy wypłacanych ponad limity zwolnienia z PIT i ZUS
Przykład
39-letni zleceniobiorca (uczestnik PPK) uprawniony do 20-procentowych kosztów uzyskania przychodu:
– objęty jest z tytułu zawartej umowy zlecenia obowiązkowymi ubezpieczeniami zusowskimi;
– nie przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego;
– otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie w kwocie 3.600 zł brutto (płatne na koniec miesiąca, za który jest ono należne);
– ma w umowie zapis o zwrocie kosztów podróży odbywanych w ramach realizacji zlecenia i w związku z tym w maju za 4 pełne doby takiej podróży zleceniodawca naliczył mu diety w wysokości 200 zł (które otrzymał wraz z wynagr. majowym), z czego wolna od składek ZUS i podatku jest kwota 120 zł (4 x 30 zł), zaś pozostałe 80 zł (200 zł – 120 zł) podlega opodatkowaniu i ozuzsowaniu.
Od jego kwietniowego wynagrodzenia (stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) zleceniodawca:
– naliczył mu finansowaną przez zakład pracy wpłatę do PPK w wysokości 54 zł (3.600 zł x 1,5%),
– obliczył (i pobrał) pokrywaną z wyn. wpłatę do PPK w wysokości 72 zł (3.600 zł x 2%).
Wpłaty obliczone/pobrane w kwietniu zleceniodawca przekazał do wybranej instytucji finansowej w maju, a zatem kwota 54 zł (3.600 zł x 1,5%) powinna wejść do majowej podstawy opodatkowania.
W opisanych okolicznościach majowa lista płac powinna zostać rozliczona jak poniżej:
| Wiersz / Poz. | Składniki | Działanie | Kwota |
| 1 | Wynagrodzenie za pracę | 3.600,00 zł | |
| 2b | Świadczenie pieniężne ozusowane i opodatkowane | 80,00 zł | |
| 2d | Wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę (naliczona od wyn. z kwietnia, a opłacona w maju) wliczana do podstawy opodatkowania | 3600 zł × 1,5% | 54,00 zł |
| 3 | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne | 3600 zł + 80 zł | 3.680,00 zł |
| 4 | Składka na ubezpieczenie emerytalne | 3680 zł × 9,76% | 359,17 zł |
| 5 | Składki na ubezpieczenia rentowe | 3680 zł × 1,5% | 55,20 zł |
| 6 | Składka na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe | 0,00 zł | |
| 7 | Suma składek na ubezpieczenie społeczne | 359,17 zł + 55,2 zł + 0 zł | 414,37 zł |
| 8 | Kwota kosztów uzyskania przychodu | [3600 zł + 80 zł + 54 zł (PPK) – 414,37 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego)] × 20% | 663,93 zł |
| 9 | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych | 3600 zł + 80 zł + 54 zł (PPK) – 414,37 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 663,93 zł (koszty uzyskania przychodu) | 2.656,00 zł |
| 10 | Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową | 0,00 zł | |
| 11 | Zaliczka na podatek przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną | (2656 zł × 17%) | 451,52 zł |
| 12 | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 3680 zł – 414,37 zł (suma składek społ. finans. przez zatrudnionego) | 3.265,63 zł |
| 13 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona w pełnej wysokości | 3265,63 zł × 9% | 293,91 zł |
| 14 | Składka zdrowotna do odliczenia od podatku | 3265,63 zł × 7,75% | 253,09 zł |
| 15 | Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych | 451,52 zł – 253,09 zł; wynik zaokrąglamy do pełnych zł | 198,00 zł |
| 16 | Kwota netto (bez pomniejszenia o wpłatę do PPK finansowaną przez zatrudnionego) | 3600 zł + 80 zł + 120 zł – 414,37 zł (skł. społ.) – 293,91 zł (skł. zdrow.) – 198 zł (zaliczka na podatek) | 2.893,72 zł |
| 17 | Wpłata do PPK finansowana przez zatrudnionego | (3600 zł + 80 zł) × 2% | 73,60 zł |
| 18 | Kwota do wypłaty czyli kwota netto pomniejszona o wpłatę na PPK fin. przez zatrudnionego | 2893,72 zł – 73,6 zł | 2.820,12 zł |
Lista płac – jak rozliczać należności pracownika do 26 roku życia uprawnionego za część miesiąca do zasiłku z ubezpieczenia społecznego
Przykład
Pełnoetatowy pracownik (24 lata) ma prawo do stałej miesięcznej pensji w wysokości 3400 zł brutto oraz do ulgi podatkowej dla młodych na mocy art. 21 pkt 148 ustawy PIT. Jest on uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł) oraz kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki podatkowe (43,76 zł). W maju z powodu niedyspozycji zdrowotnej chorował przez 9 dni, za co pracodawca naliczył mu 704,16 zł brutto zasiłku chorobowego.
W opisanych okolicznościach wynagrodzenie za przepracowaną część maja oraz majowa lista płac powinny zostać rozliczone jak poniżej:
| Wiersz / Poz. | Składniki | Działanie | Kwota |
| 1 | Wynagrodzenie zasadnicze brutto | 3.400 zł : 30 = 113,33 zł; 113,33 zł x 9 dni absencji chorobowej = 1.019,97 zł; 3.400 zł – 1.019,97 zł = 2.380,03 zł |
2.380,03 zł |
| 2f | Zasiłek chorobowy | 704,16 zł | |
| 3 | Podstawa wymiaru składek społecznych | 2380,03 zł | 2.380,03 zł |
| 4 | Składka na ubezpieczenie emerytalne | 2380,03 zł × 9,76% | 232,29 zł |
| 5 | Składki na ubezpieczenia rentowe | 2380,03 zł × 1,5% | 35,70 zł |
| 6 | Składka na ubezpieczenie chorobowe | 2380,03 zł × 2,45% | 58,31 zł |
| 7 | Suma składek na ubezpieczenie społeczne | 232,29 zł + 35,7 zł + 58,31 zł | 326,30 zł |
| 8 | Koszty uzyskania przychodu | 250,00 zł | |
| 9 | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych | 704 zł (zasiłek zaokrąglony do pełnych zł) | 704,00 zł |
| 10 | Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2) | 43,76 zł | |
| 11 | Zaliczka na podatek przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną | (704 zł × 17%) – 43,76 zł | 75,92 zł |
| 12 | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 2380,03 zł – 326,3 zł (suma składek społ. finans. przez zatrudnionego) | 2.053,73 zł |
| 13 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona w pełnej wysokości | 2053,73 zł × 9% | 184,84 zł |
| 14 | Składka zdrowotna do odliczenia od podatku | składka wynosi 0 zł, gdyż poza zasiłkiem cały pozostały przychód korzysta ze zwolnienia z podatku dla młodych | 0,00 zł |
| 15 | Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych | 75,92 zł – 0 zł (po zaokrągleniu do pełnych zł) | 76,00 zł |
| 16 | Kwota netto | 2380,03 zł + 704,16 zł – 326,3 zł – 184,84 zł – 76 zł | 2.497,05 zł |
