Pracodawca ma prawo do przetwarzania adresu zameldowania oraz adresu do korespondencji, które są niezbędne do wypełnienia formularza ZUS ZUA, ale dopiero po zawarciu stosunku pracy.
Jak UODO już wcześniej wskazywał, „pracodawca ma prawo pozyskiwać adres zamieszkania od osoby, co do której została podjęta decyzja o zatrudnieniu, gdyż jest to niezbędne do skierowania jej na obowiązkowe, wstępne badania lekarskie”. Pisaliśmy o tym w artykule: Czy można pozyskiwać adres zamieszkania od przyszłego pracownika (np. na potrzeby wystawienia skierowania na badania)?
Na tym tle UODO została zasygnalizowana inna wątpliwość, dotycząca tego, czy na etapie zatrudniania pracownika pracodawca może żądać od niego podania adresu zameldowania i adresu do korespondencji, które są potrzebne w związku z realizacją obowiązku zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia. Pytający powoływali się na art. 36 ust. 10 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który stanowi, że zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera m.in. takie dane, jak:
– adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
– adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
– adres zamieszkania.
Wyjaśniając tę kwestię, Prezes UODO wskazał, że zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca żąda podania danych osobowych innych niż określone w § 1 (dane wymagane od kandydata) i § 3 (dane wymagane od pracownika), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Jak wskazuje art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca dokonuje zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy.
Powyższe oznacza, że w procesie zatrudnienia możemy mówić o dwóch etapach – w pierwszym podmiotem danych jest kandydat do pracy, który dopiero może zostać pracownikiem, w drugim jest nim już osoba, z którą za-warto umowę o pracę. Zakres danych zbieranych przez pracodawcę na każdym z etapów określają przepisy odpowiednio art. 221 § 1 i § 3 Kodeksu pracy. O wyjątku wymienionym w art. 221 § 4 Kodeksu pracy możemy mówić, kiedy niezbędne jest rozszerzenie wskazanego zakresu danych ze względu na uprawnienie lub obowiązek wynikający z przepisów prawa.
Formularz ZUS ZUA przewiduje podanie szeregu danych wykraczających poza te wymienione w art. 221 § 1 i § 3 Kodeksu pracy, jak np. adres zameldowania, adres zamieszkania i adres do korespondencji. Artykuł 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie uniemożliwia podjęcia lub dopuszczenia do pracy przed zgłoszeniem pracownika do ZUS, jak to jest w przypadku badań lekarskich. Należy więc przyjąć, że względem danych zbieranych w celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego, ich zakres może być rozszerzony po zawarciu z kandydatem umowy o pracę, ponieważ ze względu na termin zgłoszenia wynoszący 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy, nie można tutaj mówić o niezbędności do zrealizowania obowiązku na etapie przeprowadzania rekrutacji.
Reasumując powyższe i odpowiadając na zgłaszane wątpliwości, należy wskazać, że pracodawca będzie miał możliwość przetwarzania takich danych osobowych, jak: adres zameldowania, adres zamieszkania i adres do korespondencji, niezbędnych do wypełnienia for-mularza ZUS ZUA, dopiero po zawarciu z pracownikiem stosunku pracy. Żądanie ich podania na etapie rekrutacji jest przedwczesne, ponieważ obowiązek zgłoszenia do ZUS istnieje dopiero od dnia nawiązania stosunku pracy.
Źródło: UODO
