Pracodawcy nierzadko zastanawiają się nad tym, jak powinna brzmieć odpowiedź na pytanie: czy pracodawca ma prawo żądać od osoby, co do której została już podjęta decyzja o zatrudnieniu, informacji o adresie zamieszkania, która to informacja jest potrzebna do skierowania jej na obowiązkowe lub wstępne badania lekarskie?

W kwestii tej wypowiedział się UODO w newsletterze z maja 2021 r.

UODO przypomniał, że katalog danych osobowych pracownika, które pracodawca może przetwarzać, znajduje się w art. 22¹ K.p. oraz przepisach szczególnych, do których odsyła tenże kodeks. Na mocy przywołanego przepisu, pracodawca prowadzący rekrutację może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych: imienia (lub imion), nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych wskazanych przez kandydata, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz informacji na temat przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Zgodnie zaś z art. 22¹ § 3 K.p. pracodawca może żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania, numer ewidencyjny PESEL (lub w przypadku jego braku ‒ rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie tych danych jest konieczne z powodu korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (o ile nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie) oraz numer rachunku bankowego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Nie ma jednak odrębnych przepisów dotyczących danych osoby, która nie jest już tylko kandydatem do pracy (bo została już wybrana w drodze rekrutacji i przewidziana do zatrudnienia), ale nie stała się jeszcze pracownikiem. Z tego powodu wśród pracodawców nierzadko pojawiały się wątpliwości, na jakim etapie rekrutacji możliwe jest pozyskiwanie adresu zamieszkania kandydata do pracy (potrzebnego do umieszczenia go na skierowaniu na wstępne badania lekarskie), co do którego została podjęta decyzja o zatrudnienia, aby było to zgodne z RODO.

Jak wiadomo, wzór skierowania na badania profilaktyczne, okresowe i kontrolne z zakresu medycyny pracy został określony w załączniku nr 3a do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Wzór ten przewiduje przetwarzanie adresu zamieszkania podejmującego pracę lub zatrudnionego pracownika.

A zatem przyjąć należy, że dopuszczalne jest pozyskiwanie adresu zamieszkania od osoby, która ma zostać zatrudniona, gdyż jest to niezbędne do wypełnienia ciążącego na pracodawcy obowiązku (zgodnie z art. 229 § 1 pkt 1 K.p.).

Pracodawca ma prawo pozyskiwać adres zamieszkania od osoby, co do której została podjęta decyzja o zatrudnieniu, gdyż jest to niezbędne do skierowania jej na obowiązkowe, wstępne badania lekarskie z zakresu medycyny pracy.

Źródło: UODO