Sporządzając listę płac od 1 lipca 2022 r. pracodawcy muszą pamiętać o ważnych zmianach w przepisach przewidzianych w ramach kolejnej znaczącej nowelizacji potocznie zwanej: Polski Ład 2.0.

Najbardziej istotne nowości to przede wszystkim likwidacja ulgi dla klasy średniej, nowa skala podatkowa, obniżenie do 12% stawki podatku obliczanego od dochodu nieprzekraczającego w roku poziomu 120000 zł oraz uchylenie mechanizmu tzw. „rolowania” zaliczek podatkowych.

Niniejszy artykuł powstał, aby ułatwić proces właściwego rozliczania wynagrodzeń pracowników.

Lista płac pracownika krok po kroku

Krok 1. Wyliczenie należnych składek ZUS od świadczeń podlegających ozusowaniu (pamiętając, że składki finansowane przez pracownika wynoszą: składka emerytalna – 9,76% podstawy, składka na ub. rentowe – 1,5% podstawy, składka chorobowa – 2,45% podstawy, składka zdrowotna – 9% podstawy).

Książka dla kadr i płac "Mistrz Kadr i Płac" najnowsze wydanie na 2024 rok to ponad 1080 stron eksperckiej i praktycznej wiedzy kadrowo-płacowej opisanej zrozumiałym językiem z roczną aktualizacją!

Krok 2. Odjęcie od podlegającego opodatkowaniu przychodu sfinansowanych przez zatrudnioną osobę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, których podstawą jest przychód opodatkowany.

Krok 3. Pomniejszenie przychodu o koszty uzyskania przychodów (250 zł lub 300 zł, ewentualnie 50% przy należnościach związanych z przeniesieniem praw autorskich), chyba że pracownik zrezygnował z ich stosowania.

Krok 4. Zaokrąglenie otrzymanej podstawy opodatkowania do pełnych złotych.

Krok 5. Ustalenie finalnej kwoty zaliczki podatkowej (zaokrąglonej do pełnych złotych).

Krok 6. Odjęcie od kwoty należności pieniężnych brutto składek ZUS i zaliczki podatkowej.

Składki ZUS od umów o pracę

Podstawą wymiaru składek ZUS pracowników jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany przez nich z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkiem:

• wynagrodzenia za chorobę (ono podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) i zasiłków z ubezpieczenia społecznego (takich jak np. zasiłek chorobowy, macierzyński czy opiekuńczy), o czym przesądza art. 18 ust. 2 ustawy o sus, oraz
• świadczeń wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenia składkowego).

Poniżej wyliczenie składek pracownika od kwoty 3.010 zł brutto (przy założeniu, że pracodawca opłaca składkę wypadkową w wysokości 1,67%):

* W kontekście podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, trzeba pamiętać, że:

• wlicza się do niej wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• nie podlega ona ograniczeniu do kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy,
• jej kwotę stanowi podstawa wymiaru składek społecznych pomniejszona o sumę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe potrąconych przez płatników ze środków zatrudnionych osób, zgodnie z przepisami ustawy o sus.

** W niektórych przypadkach składek na FP, FS i FGŚP nie trzeba kalkulować. Składek tych nie należy opłacać m.in. za pracowników, którzy:

• osiągnęli wiek wynoszący co najmniej 55 lat dla kobiet i co najmniej 60 lat dla mężczyzn,
• ukończyli 50 rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem byli zarejestrowani w Polsce jako bezrobotni,
• nie ukończyli 30 roku życia i zostali skierowani do pracy przez PUP,
• powracają z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego.

Kalkulując składkę na ubezpieczenie zdrowotne od przychodów pracowników nie wolno zapominać, iż:

• w razie nieobliczania zaliczki podatkowej od podlegających ozusowaniu przychodów, zgodnie z przepisami ustawy PIT, składkę zdrowotną redukuje się do wysokości 0 zł;
• jeżeli skalkulowana składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy ustalonej według zasad obowiązujących w dniu 31 grudnia 2021 r. od uzyskanych przez zatrudnionego w danym miesiącu przychodów stanowiących podstawę wymiaru tej składki, wówczas składkę tę należy obniżyć do wysokości wspomnianej zaliczki.

Miejmy na uwadze, że  przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona od przychodu objętego tzw. „zerowym PIT” (czyli „ulgą dla młodych”, „ulga na powrót”, „ulgą dla rodzin 4+” lub „ulgą dla seniorów”) jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy, którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód ubezpieczonego nie był wyłączony z opodatkowania, składkę za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej zaliczki – w konsekwencji, gdyby hipotetyczna zaliczka na podatek była niższa niż składka zdrowotna (9%), wówczas należałoby składkę tę obniżyć do kwoty hipotetycznej zaliczki, z tym zastrzeżeniem, że od 2022 r. obniżenia dokonuje się do „hipotetycznej” zaliczki PIT obliczonej na zasadach z 31 grudnia 2021 r.

Zaliczka na podatek pracownika

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Pracodawca od wypłacanego wynagrodzenia z umowy o pracę pobiera zaliczkę na podatek dochodowy stosując stawki podatkowe wynikające ze skali podatkowej oraz pomniejszając przychód o:

• zryczałtowane, miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub w ust. 9 pkt 1-3 ustawy o PIT (czyli zasadniczo w kwocie 250 zł lub 300 zł – w sytuacji, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę), chyba że pracownik zrezygnował z ich stosowania oraz
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne, których podstawę stanowi przychód podlegający opodatkowaniu.

Co ważne, w okresie od lipca do grudnia 2022 r. płatnicy na listach płac powinni uwzględniać zaliczki na podatek w wysokości:

1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w danym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali czyli 120.000 zł – 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w danym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali (120.000 zł) – 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali;

3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Miejmy na uwadze, że wejście w życie z dniem 1 lipca 2022 r. nowych przepisów:

• nie powoduje obowiązku korygowania list płac za wcześniejsze okresy (od stycznia do czerwca 2022 r.);
• powoduje konieczność stosowania przepisów w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2022 r. w przypadku zaległych lub korygowanych wypłat dokonywanych po 30 czerwca 2022 r.

Po zmianach, skala podatkowa prezentuje się jak poniżej:

Utrzymanie kwoty wolnej na poziomie 30 000 zł i zredukowanie od 1 lipca 2022 r. stawki podatku do 12% oznacza nową kwotę zmniejszającą podatek. Nowa kwota zmniejszająca podatek (przekładająca się na kwotę wolną od podatku w wysokości 30 000 zł) wynosi 3600 zł (30 000 zł x 12% = 3 600 zł).

Konsekwencją nowej kwoty zmniejszającej podatek wynoszącej 3600 zł jest także zmiana wynikającej z niej kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek, która od 1 lipca 2022 r. wynosi 300 zł (1/12 z kwoty zmniejszającej podatek 3600 zł = 300 zł).

Dodajmy, że podatnik mając na uwadze od 2023 r. wybór najlepszego dla siebie rozwiązania, będzie mógł „dzielić” 1/12 kwoty zmniejszającej podatek maksymalnie na trzy części i upoważnić w związku z tym do jej stosowania maksymalnie trzech płatników.

W konsekwencji, jego zaliczka podatkowa – po złożeniu stosownego oświadczenia – będzie pomniejszana u każdego płatnika:

• o 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (o 150 zł), przy upoważnieniu dwóch płatników,
• o 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (o 100 zł), przy upoważnieniu trzech płatników.

Oczywiście przy jednym płatniku kwota zmniejszająca miesięczną należność podatkową wynosić będzie 300 zł.

Sprawdź pełne wersje (m.in. ze świadczeniami pozapłacowymi, zasiłkami i z dokładnym opisem wszystkich obliczeń) Kalkulatorów Wynagrodzeń uwzględniających zmiany przewidziane od 1 lipca 2022 r.:

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń pracownika w ujęciu miesięcznym od 1 lipca 2022 r.  (pobór zaliczki na podatek lub zerowy PIT)
Jak rozliczać listę płac pracownika z uwzględnianiem propozycji zmian mających obowiązywać od 1 lipca 2022 r.?
➪ Kliknij i Sprawdź

Kalkulator Wynagrodzeń pracownika w ujęciu rocznym uwzględniający zmiany przewidziane od 1 lipca 2022 r. (pobór podatku):

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń pracownika w ujęciu rocznym (pobór zaliczki na podatek)
Jak od lipca 2022 r. rozliczać wynagrodzenie pracownika w ujęciu rocznym (pobór podatku)
➪ Kliknij i Sprawdź

Kalkulator Wynagrodzeń pracownika w ujęciu rocznym uwzględniający zmiany przewidziane od 1 lipca 2022 r. (zerowy PIT):

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń pracownika w ujęciu rocznym (zerowy PIT)
Jak od lipca 2022 r. rozliczać wynagrodzenie pracownika w ujęciu rocznym (ulga dla młodych / ulga na powrót / ulga dla podatników z co najmniej 4 dzieci / ulga dla pracujących seniorów)
➪ Kliknij i Sprawdź

Poniżej rozliczenie kwoty 3.010 zł brutto na liście płac z zastosowaniem reguł obowiązujących od lipca do grudnia 2022 r. (przy założeniu, że pracownik nie jest uczestnikiem PPK, złożył PIT-2 oraz uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu):