Terminowość to nieodłączny obowiązek każdego działu kadr i płac. Z tego powodu – by ułatwić „pilnowanie” najważniejszych dat z punktu widzenia kadrowo-płacowego – przygotowaliśmy terminarz na marzec 2023 r.
Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na marzec 2023 r.
| 01.03.2023 | – Rozpoczęcie automatycznego zapisu do PPK osób w wieku od 18 do ukończenia 55 lat (od 1 marca 2023 r. wspomniane osoby mają możliwość ponownego składania deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK) |
| 01.03.2023 | – Nowe kwoty wolne od potrąceń realizowanych ze świadczeń należnych z ubezpieczenia społecznego, które obowiązują od 1 marca 2023 r. do 29 lutego 2024 r. – przykładowo w przypadku sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności niealimentacyjnych wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi, kwota wolna od zajęć została podniesiona z 980,19 zł do poziomu 1.125,26 zł – skorzystaj z kalkulatora do wyliczeń potrąceń z zasiłków |
| 06.03.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za luty 2023 r. przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe |
| 15.03.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za luty 2023 r. przez płatników posiadających osobowość prawną |
| 15.03.2023 | – Przekazanie wpłat do instytucji finansowej prowadzącej PPK, obliczonych i pobranych od wynagrodzeń wypłaconych w lutym 2023 r. |
| 20.03.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za luty 2023 r. przez płatników innych niż osoby prawne i jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe |
| 20.03.2023 | – Opłacenie zaliczek na podatek od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w lutym 2023 r. przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej, służbowego stosunku pracy, z działalności wykonywanej osobiście, w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło umów o dzieło (PIT-4) |
| 20.03.2023 | – Opłacenie zryczałtowanego podatku pobranego od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w lutym 2023 r. od przychodów zatrudnionych osób podlegających zryczałtowanemu opodatkowaniu (PIT-8A) |
| 20.03.2023 | – Złożenie deklaracji PFRON za luty 2023 r. (DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b) oraz wpłata wyliczonej kwoty na PFRON |
| 27.03.2023 | – Przekazanie do PFRON dokumentów dotyczących dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za luty 2023 r. (Wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P oraz formularzem INF-O-PP lub INF-O-PR) |
| 31.03.2023 | – Przekazanie formularzy ZUS ZSWA za 2022 r., które składa się w celu zgłoszenia okresów pracy, w których pracownik wykonywał prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Obowiązek w tym zakresie dotyczy płatników, którzy mają obowiązek prowadzenia ewidencji ww. pracowników i opłacają za nich składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. |
| 31.03.2023 | – Ostateczny termin wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzw. trzynastki, za 2022 r. w „budżetówce” (i innych podmiotach stosujących te same reguły wypłacania trzynastek) – skorzystaj z kalkulatora do wyliczania trzynastek |
Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac
Ponadto, w marcu, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:
- pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);
- sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);
- dokonać weryfikacji:
- ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
- limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
- okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
- zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
- łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
- zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
- przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.
Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo
Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, a zatem może on odmówić jego uwzględnienia. W szczególności pracodawca ma prawo odmówić jego uwzględnienia, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Należy jednak zauważyć, że odmowa uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną okazjonalną nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego. Zgodnie bowiem z art. 183a § 1 Kodeksu pracy pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie m.in. warunków zatrudnienia, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio, z ww. określonych przyczyn. Natomiast zgodnie z art. 183d Kodeksu pracy osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.
Wśród pracodawców pojawiają się obawy, że pracownicy mogą składać wnioski o okazjonalną pracę zdalną zamiast wybierać przysługujące im dni urlopowe, w tym urlop na żądanie. I tu pojawia się pytanie: czy celem uniknięcia takich sytuacji pracodawca może zasugerować pracownikowi, że nie udziela mu zezwolenia na okazjonalną pracę zdalną, ale zamiast tego może w tej samej dacie udzielić mu urlopu?
MRiPS udzielając odpowiedzi na tak sformułowane pytanie wskazało, iż uprawnienie pracownika do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej nie jest uzależnione od wykorzystania przez tego pracownika urlopu wypoczynkowego, w tym tzw. urlopu na żądanie. Podkreślenia wymaga odmienny cel obu instytucji prawnych. Urlop wypoczynkowy jest bowiem szczególnego rodzaju uprawnieniem pracownika opisanym jako coroczny, płatny, nieprzerwany okres ustawowego zwolnienia pracownika od obowiązku świadczenia pracy u danego pracodawcy, przysługujący pracownikowi w celu wypoczynku i regeneracji sił, w wymiarze określonym przepisami prawa pracy i w czasie ustalonym przez pracodawcę (por. W. Muszalski, K. Walczak (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 13, Warszawa 2021 – Legalis). Natomiast istotą pracy zdalnej okazjonalnej jest umożliwienie pracownikowi wykonywania pracy w miejscu przez niego wskazanym (innym niż zakład pracy) w sytuacjach uzasadnionych potrzebami tego pracownika, np. w razie konieczności opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny.
Stosownie do art. 6733 § 1 Kodeksu pracy, dodanego nowelizacją, praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku zmiany pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego, pracownikowi u kolejnego pracodawcy będzie przysługiwało prawo do pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze niewykorzystanym u dotychczasowego pracodawcy. Zaś w przypadku, w którym pracownik nie skorzysta z pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy bądź podejmie pracę w trakcie roku kalendarzowego, przysługuje mu pełen wymiar pracy zdalnej okazjonalnej.
Odnosząc się do kwestii dowodowych w zakresie wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej wykorzystanego przez pracownika, należy zauważyć, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862), w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy. Zatem informacja o wymiarze wykorzystanej przez pracownika pracy zdalnej okazjonalnej powinna znaleźć się w ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy przygotowanego według pomocniczego wzoru świadectwa pracy, stanowiącego załącznik do ww. rozporządzenia
Ustawa o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej została uchylona przez ustawę z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2022 r poz. 2305), która weszła w życic 23 kwietnia 2022 r. Na podstawie tej ustawy, odprawę od pracodawcy otrzymuje tylko pracownik powołany do terytorialnej służby wojskowej. Jednocześnie ustawa o obronie Ojczyzny rozróżnia zasadniczą służbę wojskową i terytorialną służbę wojskową.
Wyłączenie z podstawy wymiaru składek odpraw wypłaconych pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej straciło zatem nie tylko swoje umocowanie ustawowe, ale stało się również bezprzedmiotowe ze względu na wskazanie przez ustawodawcę osób powołanych do terytorialnej służby wojskowej jako jedynych uprawionych do wspomnianej odprawy. Odprawy wypłacane osobom powołanym do terytorialnej służby wojskowej, zarówno pod rządami uchylonej ustawy o powszechnym obowiązku obrony, jak i pod rządami obowiązującej obecnie ustawy o obronie Ojczyzny – nie korzystały z wyłączenia z podstawy wymiaru składek.
Co nas czeka w najbliższym czasie
Dwa dni wolnego z okazji oddania krwi
W aktualnym stanie prawnym, w okresie trwania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii honorowemu dawcy krwi, który oddał krew lub jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, przysługuje m.in. płatne zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddał krew lub jej składniki, oraz w dniu następnym.
Co ważne, ustawodawca chce, aby przywilej korzystania z dwóch dni zwolnienia od pracy przez honorowego dawcy krwi, funkcjonował „na stałe”, a więc aby nie był on już powiązany z wprowadzeniem stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Tak ma być po wejściu w życie uchwalonej przez Sejm ustawy o Krajowej Sieci Onkologicznej (a więc po 14 dniach od ogłoszenia jej w Dz.U.).
Przy czym Senat chce usunięcia przepisów, które honorowym dawcom krwi dają „na stałe” prawo do dwóch dni wolnego, gdyż zmianę tą do ustawy o publicznej służbie krwi Sejm wprowadził przy okazji prac nad ustawą o Krajowej Sieci Onkologicznej, co zdaniem Senatorów stanowi naruszenie zasad legislacji.
Praca zdalna na nowych zasadach
W dniu 6 lutego 2023 r. w Dz.U. pod poz. 240 opublikowano ustawę z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która przenosi do K.p. na stałe uregulowania dotyczące pracy zdalnej. Wejście w życie jej uregulowań odnoszących się do pracy zdalnej ustawodawca przewidział na 7 kwietnia 2023 r., co oznacza, że od tego dnia zdalne wykonywanie obowiązków służbowych może odbywać się wyłącznie w oparciu o nowe przepisy. Więcej o tej kwestii przeczytać możesz klikając chociażby w ten link.
Wskaźniki / parametry kadrowo-płacowe na marzec 2023 r. (kalkulator)
Kliknij w poniższy kwadrat oznaczony trzema liniami i wybierz interesujące Cię informacje.
