Kto przy pracy zdalnej zapewnia podstawkę pod laptopa lub dodatkowy monitor?

Niniejszy wpis odpowiada na pytanie: Kto powinien zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie podstawkę pod laptopa lub dodatkowy monitor?

W sytuacji gdy, to pracodawca zapewnia pracownikowi do pracy laptop, tablet itp. – to także pracodawca powinien zapewnić urządzenia dostosowujące ten sprzęt do wymagań ergonomii. Natomiast, w sytuacji gdy pracownik wykorzystuje do pracy swój sprzęt prywatny (laptop, tablet) to sprzęt ten powinien uwzględniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy, w tym zasady ergonomii, a zatem w tej sytuacji to pracownik powinien dostosować sprzęt prywatny do obowiązujących wymagań.

Z dniem 17 listopada 2023 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wprowadzone zmiany polegają m.in. na dostosowaniu przepisów rozporządzenia do aktualnych rozwiązań technologicznych. W załączniku do rozporządzenia wskazano konkretne rozwiązania, jakie należy zastosować w przypadku stosowania na stanowisku pracy systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – w takiej sytuacji stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Jednocześnie do obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej należy:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycie innych kosztów niż ww. koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ 1 i 2 Kodeksu pracy, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4 Kodeksu pracy, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie Kodeksu pracy;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 215 Kodeksu pracy zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii – laptop lub tablet wykorzystywany do pracy przy wprowadzaniu danych, sporządzaniu dokumentów, faktur, itp. bez zastosowania dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury zasad tych nie uwzględnia.

Ponadto strony (pracownik i pracodawca) mogą także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy (m.in. uwzględniających zasady ergonomii). W takim przypadku, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

W związku z powyższym, w zależności od poczynionych zgodnie z ww. przepisami Kodeksu pracy ustaleń dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej oraz w związku ze zmianą przepisów ww. rozporządzenia pracodawcy i pracownicy powinni zweryfikować poszczególne stanowiska pracy zdalnej, a w przypadku gdy analiza wykaże, że nie spełniają one obowiązujących wymagań należy podjąć stosowne działania w celu ich dostosowania.

Źródło: PIP