Jak skorygować listę płac w razie nadpłaty wynagrodzenia (przykłady korekt + kalkulator)

Można pokusić się o stwierdzenie, że korygowanie list płac generalnie nie należy do rzeczy najłatwiejszych. Dotyczy to m.in. sytuacji, w której należy sporządzić korektę, gdy doszło do nadpłaty wynagrodzenia.

Nadpłacenie pensji niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przeliczenia listy płac, skorygowania zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej oraz podejmowania przez pracodawcę starań w celu odzyskania nadpłaconego wynagrodzenia od zatrudnionej osoby. Na szczęście nie zawsze.

Aby maksymalnie uprościć proces dokonywania korekt list płac, redakcja SerwisKadrowego.pl przygotowała dwa, bardzo użyteczne i proste w obsłudze kalkulatory wynagrodzeń, do których linki zamieszczono w niniejszym wpisie.

Nadpłata niewymagająca zgody pracownika

Stosunkowo łatwa do „wyprostowania” jest nadpłata powstała z powodu otrzymania przez pracownika w poprzednim terminie płatności wynagrodzenie za okres nieobecności w pracy, za który nie był do niego uprawniony. Na ogół dochodzi do tego wtedy, gdy absencja zatrudnionego (spowodowana np. chorobą lub urlopem bezpłatnym) przypadła po dokonaniu wypłaty pensji za dany miesiąc. W takich okolicznościach, na mocy art. 87 § 7 K.p. w najbliższym terminie wypłaty można odliczyć z wynagrodzenia podwładnego (w tym z wynagrodzenia chorobowego) kwotę, którą otrzymał mimo, iż nie miał do niej prawa z uwagi na nieobecność w pracy. Nie jest do tego potrzebna zgoda pracownika.

Zwróćmy uwagę, że gdy w omawianym przypadku chodzi o krótkotrwałą niezdolność do pracy, pracodawca nie musi korygować listy płac, albowiem odliczenia nadpłaconej pensji może dokonać z kolejnego wynagrodzenia.

Sprawdź praktyczny kalkulator do korygowania list płac w przypadku nadpłaty wynagrodzenia z poprzedniego m-ca bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika (na mocy art. 87 § 7 K.p.):

🧮 Kalkulator Online – Jak w 2024 r. rozliczać nadpłatę wynagrodzenia z poprzedniego m-ca bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika (na mocy art. 87 § 7 K.p.)
Jak w 2024 r. rozliczać nadpłatę wynagrodzenia z poprzedniego m-ca bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika (na mocy art. 87 § 7 K.p.)
➪ Kliknij i Sprawdź

Nadpłata wynagrodzenia korygowana w trybie art. 41b ustawy PIT (zwrot nadpłaty netto wraz z podatkiem)

Niestety sytuacja z korygowaniem nadpłaconego wynagrodzenia komplikuje się w sytuacji, gdy trzeba ją rozliczać w oparciu o art. 41b ustawy PIT. Taka konieczność pojawia się przykładowo wtedy, kiedy mamy do czynienia z wypłatą wynagrodzenia za pracę zamiast świadczenia chorobowego przy długotrwałej chorobie, gdy pracownik, któremu nadpłacono pensję jest niezdolny do pracy np. przez kilka kolejnych miesięcy.

W przedstawionych okolicznościach pracodawca powinien:

Krok 1. Przeliczyć listę płac po to, by uwzględniała prawidłowe kwoty wynagrodzenia i naliczeń podatkowo-składkowych.

Krok 2. Skorygować zusowskie dokumenty rozliczeniowe, co polega na wykazaniu w nich prawidłowej podstawy składek. Korektę należy sporządzić za miesiąc, w którym zakład pracy wypłacił wynagrodzenie w zawyżonej wysokości. Korygujący komplet powinien składać się z:

• raportu ZUS RCA (dotyczącego pracownika z nadpłatą), w którym pracodawca rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od prawidłowych podstaw wymiaru,
• deklaracji ZUS DRA, w której pracodawca zamieści dane dotyczące wszystkich osób ubezpieczonych (uwzględniające już skorygowane raporty).

W wyniku sporządzenia i przesłania do ZUS omawianej korekty dochodzi do wystąpienia nadpłaty składek na:

• ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
• FP, FS i FGŚP (jeśli pracodawca miał obowiązek naliczyć je od kwoty nienależnej pensji).

Nadpłacone składki ZUS zaliczy z urzędu na poczet:

• zaległych lub bieżących składek albo
• przyszłych składek, jeśli pracodawca nie ma żadnych zaległości składkowych ani też bieżących zobowiązań do zapłaty, chyba że płatnik złoży wniosek o jej zwrot.
  

Krok 3. Wystąpić do osoby, której nadpłata dotyczy, o jej zwrot lub o zgodę na piśmie na jej potrącenie z bieżącego wynagrodzenia, pamiętając, że zgodnie z art. 41b ustawy PIT, zwrotowi podlega kwota nadpłaty netto powiększona o kwotę zaliczki podatkowej wynikającej z różnicy pomiędzy zaliczką na podatek wyliczoną pierwszorazowo od wynagrodzenia uwzględniającego nadpłaconą pensję a zaliczką podatkową obliczoną od pensji już skorygowanej czyli bez nadpłaconego wynagrodzenia. W myśl ww. przepisu, jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustaleniu wysokości bieżącej zaliczki na podatek zakład odejmuje od dochodu podwładnego kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Zwróconą przez pracownika kwotę pracodawca odejmuje od jego dochodu ustalonego dla celów obliczenia zaliczki podatkowej w miesiącu, w którym zatrudniony dokonał zwrotu.

Jeśli zwracana suma przewyższa dochód osiągnięty w danym miesiącu, wówczas zakład pracy może pomniejszyć dochód z kolejnych miesięcy o wysokość powstałej różnicy – aż do pełnego rozliczenia zwrotu. Przy czym płatnik ma prawo dokonywać tego tylko w roku podatkowym, w którym pracownik zwrócił nadpłatę wynagrodzenia (i oczywiście tylko w stosunku do osób nadal u niego zatrudnionych).

Jeśli kwota zwrotu nie zostanie rozliczona przez pracodawcę w danym roku, wówczas część nadpłaty, która nie została uwzględniona przez pracodawcę, pracownik ma prawo rozliczyć samodzielnie, poprzez odliczenie jej od dochodu w składanym przez siebie zeznaniu rocznym (art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy PIT). Natomiast gdy kwota zwrotu przekracza dochód uzyskany w danym roku, podatnik może odliczyć pozostałą nadwyżkę od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych.

Konieczność samodzielnego rozliczenia dotyczy także osób, które zwróciły nadpłatę:

• po upływie roku podatkowego, w którym ją otrzymały lub
• po rozwiązaniu umowy o pracę.

Sprawdź praktyczny kalkulator do korygowania list płac w przypadku nadpłaty wynagrodzenia w trybie art. 41b ustawy PIT:

🧮 Kalkulator Online – Jak rozliczać nadpłatę wyn. za zgodą pracownika (w trybie art. 41b ustawy PIT)
Jak rozliczać nadpłatę wyn. za zgodą pracownika (w trybie art. 41b ustawy PIT)
➪ Kliknij i Sprawdź