Stanowiska wyposażone w monitory ekranowe – zmiany przepisów bhp – wyjaśnienia PIP

W dniu 17 listopada 2023 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2023 poz. 2367). Nowe przepisy mają w pełni zastosowanie do nowo tworzonych stanowisk pracy, natomiast stanowiska istniejące przed 17 listopada 2023 r. powinny zostać dostosowane do określonych w rozporządzeniu wymagań bhp i ergonomii w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian, tj. do 17 maja 2024 r.

Wyjaśnienia PIP

Postęp technologiczny w dziedzinie komputeryzacji, jaki miał miejsce od czasu wprowadzenia rozporządzenia w poprzednim brzmieniu, a także wyniki badań naukowych dotyczących oddziaływania pracy z monitorami ekranowymi na zdrowie pracowników, z uwzględnieniem elementów wyposażenia stanowiska pracy, doprowadziły do zainicjowania prac nad zmianą przepisów w tym obszarze.

Głównym celem wspomnianej nowelizacji przepisów w zakresie bhp była zatem konieczność dostosowania poziomu bezpieczeństwa na stanowiskach pracy z monitorami ekranowymi do rozwoju technologii.

Dodatkowo konieczne było wprowadzenie przepisów odnoszących się do pracy zdalnej, której rola w obecnych stosunkach pracy niezaprzeczalnie wzrosła. Analiza nowych unormowań tego aktu prawnego wskazuje na częściową liberalizację przepisów w nim zawartych, a także znaczącą modyfikację użytych tam pojęć. Ponadto prawodawca doregulował te kwestie, które w poprzednim brzmieniu rozporządzenia nie zostały ujęte, a w obecnych warunkach zatrudnienia, w tym ze względu na pojawienie się nowych stanowisk i zastosowań komputerów oraz rozwój techniki, okazały się istotne w aspekcie poprawy warunków pracy pracowników.

Ustawodawca dokonał przede wszystkim zmiany definicji stanowiska pracy, które obecnie oznacza przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
• krzesłem, stołem,
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Definicja ta jest zbliżona do uprzednio funkcjonującej, jednak ustawodawca zrezygnował w niej z podziału środków i urządzeń stanowiska na wyposażenie podstawowe, dodatkowe i pomocnicze, usunął też określenia takie jak stacja dyskietek jako wyposażenie podstawowe czy trackball jako wyposażenie dodatkowe stanowiska pracy. Dokonana modyfikacja jest w pełni zasadna, w szczególności z uwagi na fakt, iż wskazane urządzenia nie są już używane.

Systemy przenośne

Najistotniejszą jednak zmianą w zakresie wyposażenia stanowiska pracy wydaje się uregulowanie przez ustawodawcę zasad organizowania pracy z systemami przenośnymi. Co prawda przepisy rozporządzenia nie definiują w żaden sposób tego pojęcia, jednak bez żadnych wątpliwości można uznać, że dotyczą one m.in. pracy przy laptopach.

Zgodnie z nowo wprowadzonymi przepisami stanowisko pracy pracownika, który pracuje przy systemie przenośnym co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, powinno być wyposażone w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub
• podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika
• oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Uregulowanie wymogów obowiązujących na stanowiskach pracy wyposażonych w systemy przenośne należy ocenić pozytywnie.

Ze względu na powszechność stosowania laptopów (szczególnie po wprowadzeniu pracy zdalnej) niezbędne było odniesienie się do tych kwestii w przepisach powszechnie obowiązujących.

Dla dużej części pracodawców dostosowanie stanowisk pracy do regulacji nowego rozporządzenia będzie się wiązało z dodatkowymi kosztami, wynikającymi z konieczności zakupu uzupełniającego wyposażenia stanowisk pracy.

Warto jednak podkreślić, że unormowanie to daje pracodawcy alternatywę co do wyboru rodzaju sprzętu, jaki zapewni pracownikom. Pracodawca zdecyduje zatem, czy stanowisko pracy z systemem przenośnym zostanie wyposażone w monitor stacjonarny czy jedynie w podstawkę.

Mogą jednak pojawić się wątpliwości, na jakiej podstawie powinno się dokonywać takiego wyboru i oceny. Wydaje się bowiem, że założeniem wprowadzonych przepisów powinna być wyłącznie poprawa warunków pracy przy systemach przenośnych, z uwzględnieniem zasad ergonomii. Natomiast pozostawienie alternatywy pracodawcom może spowodować, że część z nich przy dokonywaniu wyboru uwzględni jedynie swój interes ekonomiczny. Dokonując oceny wprowadzonych regulacji, można również dostrzec potrzebę dookreślenia kwestii wyposażenia stanowiska z systemem przenośnym w dodatkową klawiaturę i mysz.

Z brzmienia omawianego przepisu nie wynika bowiem, że taki obowiązek dotyczy jedynie sytuacji, gdy pracownikowi zostanie zapewniony monitor stacjonarny. Zakładając jednak racjonalność ustawodawcy, nie wydaje się konieczne zaopatrzenie pracownika w taki sprzęt przy wyborze jedynie podstawki pod laptopa.

Pozytywnie należy ocenić usunięcie z treści rozporządzenia pojęcia systemu komputerowego. Jest ono powszechnie znane i nie budzi wątpliwości, stąd nie ma potrzeby jego regulowania. Ponadto zasadna wydaje się liberalizacja części regulacji, które wcześniej w załączniku do rozporządzenia niezwykle szczegółowo określały wymagania bhp i ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

Ustawodawca usunął między innymi wymóg pokrycia monitora warstwą antyodbiciową lub zapewnienia odpowiedniego filtru (współczesne systemy zostały wyposażone w odpowiednie zabezpieczenia), zlikwidował konieczność korzystania z oddzielnej podstawy monitora (obecnie użytkowane monitory posiadają zwykle regulację wysokości położenia ekranu), ograniczył wymagania dotyczące konstrukcji klawiatury, w szczególności jej wysokości i kąta pochylenia (wskazano, że wystarczające jest, by umożliwiała ona użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powoduje zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy).

Z aktu usunięto też szczegółowe wymagania co do wysokości stołu i kąta nachylenia oraz powierzchni podnóżka.

W trosce o oczy

Istotną zmianą wprowadzoną rozporządzeniem z 18 października 2023 r. jest również zobowiązanie pracodawcy do zapewnienia pracownikom nie tylko okularów korygujących wzrok, ale również soczewek kontaktowych, jeżeli badania przeprowadzone przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W praktyce przed tą zmianą przepisów część pracodawców korzystała już z możliwości zapewnienia pracownikom soczewek zamiast okularów, jeśli to wynikało z zalecenia lekarza medycyny pracy i potrzeb pracownika oraz wewnętrznych uregulowań w tym obszarze. Budziło to jednak wątpliwości, w szczególności w zakresie spełnienia wymagań uprzednio obowiązującego rozporządzenia, ale także np. pod względem podatkowym.

Uregulowanie tej kwestii jest spełnieniem oczekiwań obu stron stosunku pracy i należy ocenić je pozytywnie.

Warto przy tym podkreślić, że przy wprowadzaniu omawianej nowelizacji ustawodawca nie zdecydował się na doprecyzowanie zasad ustalania wysokości partycypowania pracodawców w kosztach ponoszonych przez pracowników na zakup sprzętu korygującego wzrok. Zasadne byłoby określenie sposobu wyliczania kosztów ponoszonych przez pracodawcę w tym zakresie, ewentualnie ustalenie kwoty minimalnej tych kosztów, czy wskazanie, jaki procent kwoty wydatkowanej przez pracownika powinien mu zostać zwrócony. Zasadne byłoby także określenie częstotliwości ponoszenia przez pracodawców takich kosztów oraz dopuszczenie możliwości kierowania pracowników na dodatkowe profilaktyczne badania lekarskie w przypadku, gdy stan zdrowia pracowników w tym obszarze w trakcie wykonywanej pracy się pogorszy (np. pracownik zgłosi pogorszenie wzroku).

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na treść dyrektywy nr 90/270/EWG w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (Dz.U.UE.L.1990.156.14), która wprost wskazuje na to, że pracownicy są uprawnieni do odpowiedniego badania oczu i wzroku, przeprowadzanego przez osoby o niezbędnych kwalifikacjach: przed przystąpieniem do pracy z monitorem ekranowym, następnie w regularnych odstępach czasu i w przypadku wystąpienia zaburzeń wzroku, które mogą być spowodowane pracą z monitorem ekranowym. Wielu pracodawców stosuje w tym zakresie tzw. dobre praktyki i w razie zgłoszenia przez pracowników problemów zdrowotnych, na ich wniosek, zapewnia im dodatkową opiekę zdrowotną. Niemniej byłoby dobrze, gdyby przepisy powszechnie obowiązujące przewidziały taką instytucję.

W rozporządzeniu nowelizacyjnym określono również wymogi dotyczące oświetlenia stanowiska pracy, które powinno gwarantować komfort pracy wzrokowej oraz być dostosowane do rodzaju wykonywanych prac.

Zgodnie z nowymi przepisami w tym obszarze należy ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian albo jasnych płaszczyzn pomieszczenia, a także olśnienie odbiciowe od monitora ekranowego, w szczególności przez stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie urządzeń eliminujących nadmierne operowanie promieni słonecznych padających na stanowisko pracy.

Praca zdalna

Zmiana omawianego rozporządzenia ma także kluczowe znaczenie w kontekście pracy zdalnej, wymagania dotyczące właściwego przygotowania stanowiska pracy mają bowiem zastosowanie również do stanowiska pracy zdalnej. Zgodnie z przepisem art. 67³¹ k.p. pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, określone w dziale dziesiątym, z wyłączeniem jednak obowiązków określonych w art. 208 § 1, art. 209¹ , art. 212 pkt 1 i 4, art. 213, art. 214, art. 232 i art. 233 k.p. Wskazanemu wyłączeniu podlega m.in. obowiązek osoby kierującej pracownikami organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem, określony w art. 212 pkt 1 oraz pkt 4 k.p.

Powyższe oznacza zatem, że na pracowniku wykonującym pracę zdalną ciąży obowiązek organizacji swojego stanowiska pracy w miejscu przez niego wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą.

Niemniej zgodnie z przepisem art. 67²⁴ § 1 k.p. to pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniach, regulaminie albo poleceniu;
4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

W związku z powyższym, w nawiązaniu do wprowadzonych nowym rozporządzeniem przepisów, pojawia się problem, w jakim zakresie strony stosunku pracy będą zobowiązane do dostosowania stanowiska pracy zdalnej do nowych wymogów bhp.

Bezspornie można stwierdzić, że pracodawca poniesie koszty wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w odpowiedni sprzęt komputerowy oraz jego oprogramowanie. Natomiast zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy ani biurko, ani krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej, stanowią one wyposażenie stanowiska pracy, które organizuje pracownik.

Niemniej strony mogą ustalić między sobą, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w miejscu wykonywania tej pracy np. biurka i krzesła. Jeżeli zobowiązanie to znajdzie się w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i organizacjami związkowymi, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem – wówczas stanie się obligatoryjne.

Dyskusyjna w tym zakresie pozostaje jednak kwestia wyposażenia stanowiska pracy zdalnej z systemem przenośnym (laptopem) w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz, gdy pracownik świadczy pracę na takim stanowisku co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W pierwszej kolejności należałoby tu rozstrzygnąć, czy wskazane elementy stanowią materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy, czy jedynie dodatkowe wyposażenie stanowiska pracy, decydujące o jego ergonomii. Wydaje się, że skoro laptop jest wyposażony w monitor ekranowy, klawiaturę i touchpada, stanowiące jego integralną część, pracodawca, zaopatrując w niego stanowisko pracy, zapewnia pracownikowi techniczną możliwość wykonywania pracy, tj. narzędzie pracy. Z drugiej strony jednak ustawodawca wskazał, że elementy te stanowią obecnie integralną część stanowiska pracy przy laptopie. Dlatego istnieją także teoretyczne podstawy do tego, aby uznać stacjonarny monitor ekranowy, podstawę, przenośną klawiaturę i mysz za wymagane narzędzia pracy.

W dobrym kierunku

Pomimo wątpliwości, jakie pojawiają się przy analizie treści rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r., należy uznać, że wprowadzone w nim zmiany przyczynią się do poprawy warunków wykonywania pracy przy monitorach ekranowych. Niewątpliwie są one odpowiedzią na potrzeby rynku pracy i rozwój technologiczny, obecny również w środowisku pracy. Ponadto uwzględniają one najnowsze badania naukowe oraz aktualne metody organizowania stanowisk pracy. Warto jednocześnie zauważyć, że wprowadzone rozporządzenie oznacza dla pracodawców konieczność weryfikacji wyposażenia posiadanych stanowisk pracy oraz dodatkowe koszty związane z koniecznością ich dostosowania do nowych wymogów. W związku z tym należałoby się zastanowić, czy 6-miesięczny okres na wdrożenie analizowanych przepisów nie jest zbyt krótki. Być może ustawodawca winien rozważyć wydłużenie czasu na doposażenie stanowisk pracy, zgodne ze znowelizowanymi przepisami.

Jak wskazują przedstawiciele pracodawców, faktycznym problemem może być przykładowo dostosowanie stanowisk pracy z monitorami ekranowymi w przewidziane w załączniku do rozporządzenia krzesło posiadające regulowane podłokietniki, stanowiące wyposażenie stanowiska pracy.

Źródło: PIP