Jak rozliczać wynagrodzenie i zwroty kosztów (w tym sanitariaty) kierowców w 2024 r. (pakiet mobilności) + kalkulator

W 2024 r. rozliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń (w tym sanitariatów) kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe wymaga przede wszystkim dogłębnej wiedzy na temat zmian wprowadzonych od 2 lutego, 1 lipca 2022 r. i 1 stycznia 2023 r. oraz nowości przewidzianych w ustawie z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 1523).

Aby wesprzeć Was w procesie właściwego sporządzania list płac w 2024 r. dla kierowców, przygotowaliśmy praktyczne kalkulatory dla pracowników i zleceniobiorców. Pozwalają one nie tylko bezbłędnie przejść od brutto do netto oraz – w drugą stronę – czyli od netto do brutto (także przy uwzględnieniu sanitariatów), ale również pokazują dokładny opis poszczególnych wyliczeń.

Składki ZUS od świadczeń kierowców

W przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód będzie wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nie powinna wchodzić kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu poza granicami Polski. Przy czym tak ustalona podstawa składkowa nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy. A zatem w 2024 r., gdy przychód kierowcy przekroczy w danym miesiącu poziom 7.824 zł, z podstawy wymiaru składek ZUS płatnicy powinni wyłączać kwotę stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień przebywania poza RP, przy czym tak ustalona podstawa składkowa nie może być niższa niż 7.824 zł.

Zaliczki na podatek

W 2024 r., zwolnione z opodatkowania są przychody ze stosunku pracy, a także umowy zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy PIT, otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, przy czym dni pobytu za granicą powinno ustalać się zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców.

Zwroty kosztów kierowcy a należności podatkowo-składkowe

Przy kierowcach „międzynarodowych” uzyskujących w 2024 r. miesięczny przychód wyższy niż 7.824 zł, oskładkowaniu nie podlegają należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:

• noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85,
• podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
• niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
• korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług, oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Wymienione wyżej należności zwolnione są ponadto z opodatkowania (i to niezależnie od wysokości osiąganego przez kierowcę przychodu).

W odniesieniu do wspomnianych świadczeń wolnych od PIT i ZUS obowiązuje reguła, w myśl której jeśli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za granicą jest krótszy niż 12 godzin, wówczas powinny one ulegać zmniejszeniu do 1/3  w przypadku pobytu do  8 godzin lub do 1/2  w przypadku pobytu ponad  8 do 12 godzin.

Wynagrodzenie płatne w dwóch ratach

Wynagrodzenie za pracę kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe, uznanego za pracownika delegowanego do celów dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, w rozumieniu krajowych przepisów państwa, na terytorium którego kierowca jest delegowany, może być płatne w dwóch ratach, w stałym i ustalonym z góry terminie:

• pierwsza rata, z dołu, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego:
  • w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę,
  • w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości przeciętnego wynagrodzenia,
• druga rata, z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później jednak niż do 21. dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Co ważne, ustawodawca przewidział, że opisane kwestie odnoszące się do składek ZUS i dwóch terminów wypłaty wynagrodzenia nie mają zastosowania do kierowców:

• wykonujących przewozy drogowe:
  • rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 3,5 tony,
  • rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 tony,
  • osób, pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą,
• prowadzących pojazdy wymienione w art. 29 ustawy o czasie pracy kierowców, w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz w art. 2 ust. 2 Umowy Europejskiej dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe ( AETR), sporządzonej w Genewie 1 lipca 1970 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 409).

Co rozumieć przez dni pobytu za granicą w kontekście rozliczeń kierowców?

Zgodnie  z art. 26h ust. 1 ustawy  o czasie pracy kierowców, do dni pobytu za granicą istotnych  z punktu widzenia zwolnienia  z oskładkowania  i opodatkowania nie zalicza się dni urlopu wypoczynkowego, okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy  z powodu choroby oraz okresu korzystania  z urlopu bezpłatnego (reguła ta funkcjonowała także przed nowelizacją, ale od 19 sierpnia 2023 r. została zapisana wprost  w przepisach).

Przez sformułowanie „za każdy dzień pobytu” użyte  w kontekście wyłączenia podatkowo-składkowego, powinniśmy rozumieć zarówno dni pracy poza granicami kraju jak i dni wolne od pracy, w których kierowca pozostaje w gotowości do świadczenia pracy, np. oczekując na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej.

Aby nie popełnić błędów przy rozliczaniu wynagrodzeń i innych świadczeń (w tym sanitariatów) kierowców w transporcie międzynarodowym, warto korzystać z naszych niezawodnych kalkulatorów:

🧮 Kalkulator Online – Kalkulator wynagrodzeń 2024 kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności) brutto na netto i netto na brutto
Kalkulator wynagrodzeń 2024 kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności) brutto na netto i netto na brutto
➪ Kliknij i Sprawdź

🧮 Kalkulator Online – Kalkulator wynagrodzeń 2024 kierowców – zleceniobiorców wykonujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności) brutto na netto i netto na brutto
Kalkulator wynagrodzeń 2024 kierowców – zleceniobiorców wykonujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności) brutto na netto i netto na brutto
➪ Kliknij i Sprawdź

Przykład

33-letni pełnoetatowy pracownik, zatrudniony na stanowisku kierowcy  w firmie transportowej z Wrocławia, otrzymał polecenie służbowe wykonania przewozu dwustronnego (bilateralnego )  w dniach od 4 do 19 stycznia 2024 r. z Polski do Portugalii,  z przejazdem przez Niemcy, Francję  i Hiszpanię. Omawiany pracownik:

• zrezygnował z uczestniczenia w PPK,
• uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu, kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki podatkowe (300 zł) oraz łącznego wynagrodzenia za styczeń w wysokości 10.650 zł brutto.

Zakładając, że na potrzeby niniejszego przykładu do rozliczeń przyjęto średni kurs euro ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania styczniowego przychodu przez ww. kierowcę na poziomie 4,6525 zł (hipotetyczna wartość), finalne rozliczenie styczniowej listy płac  w analizowanych okolicznościach powinno wyglądać jak poniżej: