Zleceniobiorca oddelegowany do pracy za granicą a podatek i składki ZUS

Prawidłowe sporządzenie listy płac osoby zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia, która wykonuje pracę w ramach zagranicznego oddelegowania (i w Polsce podlega zarówno opodatkowaniu jak i oskładkowaniu), wymaga nie tylko znajomości zasad naliczania zaliczek podatkowych w przypadku zleceniobiorców, ale również m.in. odpowiedniego zastosowania wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS wskazanego w przepisie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego.

Aby wesprzeć Was w rozliczaniu oddelegowanych zleceniobiorców, prócz niniejszego tekstu przygotowaliśmy specjalny kalkulator wynagrodzeń , który pozwoli uniknąć błędów przy wyliczeniach skutkujących kłopotliwymi korektami.

Zaliczka na podatek

Zaliczkę podatkową zleceniobiorcy oddelegowanego do pracy za granicą, ale podlegającego opodatkowaniu w Polsce należy rozliczyć na ogólnych zasadach, pamiętając przede wszystkim, że:

– zleceniodawca jako płatnik pobiera zaliczkę na podatek dochodowy od przychodu pomniejszonego o:

• miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 ustawy PIT oraz
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy PIT (art. 41 ust. 1 ustawy PIT);

– przy ustalaniu przychodu podlegającego opodatkowaniu zleceniobiorcy oddelegowanego do pracy za granicę (niebędącego kierowcą wykonującym przewozy międzynarodowe) nie stosuje się art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy PIT, na mocy którego wolna od podatku dochodowego jest część przychodów w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Składki ZUS

Aby ustalić finalną podstawę wymiaru składek zusowskich zleceniobiorcy oddelegowanego do pracy za granicę (podlegającego oskładkowaniu w Polsce), wymagane jest:

• zsumowanie wszystkich świadczeń podlegających ozusowaniu wypłaconych w danym miesiącu – przez przychód, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, należy rozumieć przychód ustalony zgodnie z art. 18 ust. 1, 2 i 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a zatem przy jego ustalaniu należy brać pod uwagę wszystkie wypłaty (stanowiące podstawę wymiaru składek) dokonane lub postawione do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca, bez względu na okres za jaki wypłaty te przysługują;

• porównanie osiągniętego w danym miesiącu przez oddelegowanego przychodu z kwotą prognozowanego wynagrodzenia w gospodarce narodowej – zasadę tę stosuje się niezależnie od tego, czy praca za granicą była wykonywana przez cały miesiąc czy tylko przez jego część;

• w sytuacji, gdy ww. przychód jest wyższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, wówczas osiągnięty przez zleceniobiorcę przychód pomniejsza się równowartość przysługujących w „budżetówce” zagranicznych diet za każdy dzień pobytu za granicą w okresie, za który należne jest wynagrodzenie i przyjmuje się do podstawy wymiaru składek ustaloną w ten sposób kwotę, przy czym obliczona tak podstawa nie może być niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia wynoszącego w 2024 r. 7.824 zł;

• jeśli natomiast wyznaczony przychód jest niższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, do podstawy wymiaru składek przyjmuje się przychód faktycznie uzyskany.

Jeśli w danym miesiącu oddelegowany zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie należne za dwa miesiące pracy za granicą i suma wypłaconych mu kwot będzie wyższa niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne, wtedy łączną kwotę wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu (należnego za dwa miesiące) należy pomniejszyć o kwotę diet za cały okres, za który wynagrodzenie jest wypłacane. Jeśli więc przykładowo zleceniodawca wypłaciłby więc zatrudnionemu w kwietniu wynagrodzenie za marzec i kwiecień, to wtedy powinien pomniejszyć kwotę wypłaty o równowartość diety przemnożonej przez liczbę dni przebywania w państwie oddelegowania w obu wspomnianych miesiącach. Potwierdza to chociażby interpretacja indywidualna ZUS z 8 marca 2024 r. (sygn. DI/200000/43/224/2024), w której wyjaśniono, że:

• warunkiem uwzględnienia wynagrodzenia w podstawie wymiaru składek ZUS jest jego faktyczna wypłata bądź postawienie do dyspozycji zatrudnionego;
• pracodawca ustala podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oddzielnie dla każdego miesiąca kalendarzowego pracy, uwzględniając w tej podstawie wszystkie dokonane lub postawione do dyspozycji w danym miesiącu podlegające ozusowaniu wypłaty (zgodnie z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
• w rezultacie, ustalając podstawę oskładkowania bierze się sumę przychodów z tytułu wykonywania umowy zlecenia wypłaconych w danym miesiącu i następnie pomniejsza o kwotę diet za dni pobytu za granicą, za które wynagrodzenie jest wypłacane. Jeżeli tak ustalona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie wyższa od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy to podstawą do obliczenia składek będzie ta kwota, natomiast jeżeli ustalona kwota będzie niższa od przeciętnego wynagrodzenia to podstawą od której należy obliczyć składki na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy będzie ww. przeciętne wynagrodzenie.

Specjalny kalkulator do rozliczania oddelegowanych zleceniobiorców:

Kalkulator Wynagrodzeń Jak rozliczać listę płac zleceniobiorcy oddelegowanego do pracy za granicą

Jak rozliczać listę płac zleceniobiorcy oddelegowanego do pracy za granicą

Kliknij i Sprawdź

Przykład 

34-letni mieszkaniec Pabianic, który zatrudniony jest od kilku miesięcy przez spółkę z Łodzi na podstawie umowy zlecenia, na okres od 1 kwietnia do 7 maja 2024 r. oddelegowany został do wykonania pewnych prac programistycznych do Niemiec. W czasie oddelegowania podlega on ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce. Jego wynagrodzenie za cały ww. okres wyniosło 12.000 zł  brutto (a zostało wypłacone 9 maja).   

Skoro wypłacony w maju przychód zleceniobiorcy jest wyższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia wyznaczona na 2024 r. (7824 zł), to łódzka spółka powinna zastosować w stosunku do niego § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego (przy uwzględnieniu średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu a więc z 8 maja).

Uwzględniając fakt, iż:

• wykonywana umowa zlecenia jest jedynym źródłem utrzymania i jedynym tytułem do ubezpieczeń,
• zleceniobiorca zrezygnował z uczestnictwa w PPK, zawnioskował o przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i złożył PIT-2, wskutek czego jego zaliczkę PIT należy pomniejszać o 300 zł,
• zatrudnionemu przysługują 20-procentowe koszty uzyskania przychodu

rozliczenie wynagrodzenia za dni od 1 kwietnia do 7 maja 2024 r. powinno wyglądać jak niżej: