30 września to ważny termin dla pracodawców. Jest to wszakże data, do której pracodawcy mają w obowiązku udzielić zaległych urlopów wypoczynkowych pracownikom. Niedopełnienie tego obowiązku jest wykroczeniem, za które grozi mandat karny w wysokości od 1.000 zł do nawet 30.000 zł.
Zasady a praktyka
Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo. Niestety w praktyce często z przeróżnych przyczyn leżących zarówno po stronie pracodawcy jak i zatrudnionych osób są problemy z udzielaniem należnego wypoczynku. Część pracujących nie lubi brać dni wolnych, inni gromadzą urlop na wszelki wypadek, są też tacy, którzy liczą na wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystane na czas wolne w razie rozstania z pracodawcą. Bywa, że jest to skutek długotrwałego zwolnienia lekarskiego czy przerwy w pracy związanej z macierzyństwem. Są także sytuacje, gdy pracodawca świadomie blokuje skorzystanie przez pracowników z prawa do przysługującego im wypoczynku.
Pracodawca nie ma możliwości zamienienia w trakcie zatrudnienia (nawet na wniosek pracownika) zaległego urlopu na ekwiwalent pieniężny. Pracownikowi, który jak wiemy nie może zrzec się prawa do urlopu, przysługuje wspomniane świadczenie pieniężne wyłącznie z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W drodze wyjątku, podmiot zatrudniający nie musi wypłacać ekwiwalentu, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawca po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.
Aby nie dopuścić do nadmiernej kumulacji urlopu wypoczynkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca jest zobligowany do udzielenia niewykorzystanego urlopu za dany rok najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy czy tzw. 4 dni na żądanie. Te 4 dni nie muszą być udzielone do września kolejnego roku, lecz można ich udzielić w terminie późniejszym, uzgodnionym z pracownikiem. Na powyższe zwróciła uwagę Państwowa Inspekcja Pracy w piśmie Departamentu Prawnego PIP, znak GPP-110-4560-170/08/PE.
Termin udzielenia zaległego urlopu uznaje się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie jego wykorzystywanie najpóźniej 30 września.
PIP i sądy za „przymusem urlopowym”
Państwowa Inspekcja Pracy w komunikacie zamieszczonym na stronie internetowej www.pip.gov.pl przypomina, że najlepiej wspólnie zaplanować dogodny dla obu stron stosunku pracy termin wykorzystania zaległego urlopu. Jeżeli jednak nie jest możliwe porozumienie w tym względzie, to zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyroki Sądu Najwyższego: z 25 stycznia 2005 r. sygn. akt I PK 124/05; M.P.Pr 2006/3/119 oraz z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07, OSNP 2009/17-18/229).
To, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wbrew jego woli, potwierdza także odpowiedź MRPiPS z 9 listopada 2016 r. na interpelację nr 6830 w sprawie niewykorzystania zaległego urlopu (znak: K8INT6830)
Przedawnienie urlopu wypoczynkowego
W myśl art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Co ważne:
- rozpoczęcie biegu ww. terminu następuje albo z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 K.p.), bądź najpóźniej z końcem września roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38);
- bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.
Przykładowo niewykorzystany, w związku z długotrwałą chorobą, urlop za 2023 r. przedawni się po 30 września 2027 r.
Najlepiej wystosować do pracownika pismo
Gdy zbliża się wrzesień i pracownicy mają niewykorzystany urlop z zeszłego roku, zaleca się skierowanie do nich pism z informacją o liczbie „zaległych” dni urlopowych i konieczności ich wykorzystania. Poniżej przykładowy wzór takiego pisma:
Informacja o niewykorzystanym urlopie wypoczynkowym z zeszłego roku
Informuję, że do chwili obecnej nie wykorzystała/nie wykorzystał* Pani/Pan* pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok…….
Na dzień sporządzenia niniejszego pisma, pozostało Pani/Panu* do wykorzystania …….. dni tego urlopu.
W związku z powyższym, jest Pani / Pan* proszona/y o złożenie wniosku o ……… dni zaległego urlopu najpóźniej do dnia ……………… r.
W razie braku złożenia wspomnianego wniosku o zaległy urlop we wskazanym powyżej terminie, pracodawca do końca III kwartału br. jednostronną decyzją wyznaczy Pani/Panu* termin wykorzystania tej części urlopu, która powinna być udzielona do 30 września br.
