Ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną a składki ZUS i podatek PIT

Zgodnie z art. 67[25] Kodeksu pracy, ekwiwalent pieniężny lub ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT. W efekcie, świadczenia te nie powinny być wliczane też do podstawy wymiaru składek zusowskich.

Kodeks pracy mówi o braku przychodu…

Przywołany wyżej przepis kodeksowy stanowi, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT.

… interpretacje podatkowe także

Fiskus w wydawanych interpretacjach potwierdza, że przykładowo dokonywany przez pracodawcę zwrot kosztów zakupu sprzętu / narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej nie stanowi dla pracownika przysporzenia majątkowego. To samo dotyczy wypłacanego przez zakład pracy ekwiwalentu / ryczałtu za korzystanie przez zatrudnionego przy świadczeniu pracy zdalnej z własnego sprzętu czy zużycie Internetu lub energii elektrycznej. Tak stwierdza np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 stycznia 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.887.2023.1.DJ).

Słuszność przedstawionego poglądu Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej również w interpretacji indywidualnej z 17 stycznia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1032.2023.1.MJ), w której wskazano, że: „(…) niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy. Zatem jednorazowe dofinansowanie, które wypłacają Państwo pracownikowi świadczącemu pracę zdalną na wyposażenie stanowiska pracy w biurko oraz ergonomiczne krzesło, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (…), a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. (…)”.

Brak przychodu = brak składek ZUS

Jeśli ekwiwalent pieniężny lub ryczałt za pracę zdalną nie jest przychodem w rozumieniu regulacji ustawy PIT, wówczas w konsekwencji, świadczenia te nie powinny być wliczane też do podstawy wymiaru składek zusowskich. Potwierdzenie tego znajdujemy chociażby w interpretacji indywidualnej ZUS z 17 grudnia 2024 r. (sygn. DI/100000/43/891/2024), podkreślającej, że dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek zusowskich, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania tychże składek, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Wszystko w granicach rozsądku 

Mimo, iż fiskus póki co nie podchodzi nazbyt rygorystycznie do kwestii określania przez pracodawców wysokości ekwiwalentu / ryczałtu za pracę zdalną (na co wskazują wydawane interpretacje), to jednak należy pilnować tego, by kwota wspomnianych świadczeń nie odbiegała znacząco od faktycznych kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy „na odległość”. W przeciwnym wypadku omawiane należności, np. w trakcie kontroli ZUS lub urzędu skarbowego, mogą zostać zakwestionowane i potraktowane jako dodatkowe przysporzenie zatrudnionego, podlegające zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.

Z uwagi na powyższe:

• przy ustalaniu wysokości przedmiotowych należności trzeba wziąć pod uwagę w szczególności: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych (art. 67²⁴ 5 Kodeksu pracy);
• kwota ryczałtu powina odpowiadać przewidywanym wydatkom ponoszonym przez pracownika w związku ze zdalnym wypełnianiem poleceń służbowych (art. 67²⁴ 4 Kodeksu pracy);
• zaleca się odpowiednio precyzyjnie określić w dokumentach wewnątrzzakładowych sposób kalkulowania ww. świadczeń, co pozwoli w razie potrzeby na udowodnienie prawidłowości przyjętej metody wyliczeń;
• dobrą praktyką jest, aby ekwiwalent/ryczałt przyznawać w formie „dniówki”, czyli za każdy dzień zdalnej realizacji obowiązków służbowych, lub – w przypadku ustalenia stałej miesięcznej stawki – pomniejszać ją o dni nieświadczenia pracy „na odległość” (np. z racji dni przepracowanych w siedzibie pracodawcy albo absencji związanych z urlopami bądź chorobą).

Stosowanie się do przedstawionych wytycznych zminimalizuje ryzyko ewentualnych sporów z fiskusem i ZUS.