Czas pracy w podróży służbowej

Osobom zajmującym się tematyką kadrowo-płacową niemałych problemów przysparza rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej. Pochylając się nad tą kwestią należy przede wszystkim pamiętać, iż:

• czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy;
• pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy od momentu stawienia się w wyznaczonym czasie w zakładzie pracy lub w innym miejscu, w którym praca ma być wykonywana, do upływu określonego czasu pracy albo później, jeśli pracownik został zobowiązany do pracy w godzinach nadliczbowych;
• poza okresem, kiedy pracownik faktycznie świadczy pracę na rzecz pracodawcy, do czasu pracy wlicza się również niektóre okresy niewykonywania pracy.

W kontekście delegacji, do czasu pracy zalicza się wyłącznie:

• faktyczny okres wykonywania procesu pracy w trakcie delegacji czyli np. zadania będącego celem wyjazdu na polecenie pracodawcy / przełożonego,
• czas samego podróżowania (przejazdu) jeśli w jego trakcie wykonywana była praca lub przypadał on w obowiązujących pracownika godzinach pracy, zgodnie z ustalonym rozkładem (harmonogramem) czasu pracy (por. wyrok SN z 21 września 1982 r., sygn. akt I PR 85/82 oraz wyrok SN z 27 października 1981 r. (sygn. akt I PR 85/81, OSNC 1982/5-6/76).

Przykład

Spółka z o.o. wysłała w jednodniową podróż służbową 2 pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym, pracujących poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00. Podwładni podróżowali samochodem firmowym, który prowadził jeden z nich (posiadający w tym zakresie odpowiednie uprawnienia i badania). Delegacja trwała od 7.00 do 18.30, a praca w czasie jej trwania świadczona była w miejscowości docelowej od 9.00-17.00.

W opisanej sytuacji, do czasu pracy zaliczeniu podlega:

• tylko 9 godzin (od 8.00 do 17.00) – w przypadku pracownika, który w trakcie przejazdów był pasażerem,
• 11,5 godziny czyli cały okres delegacji – w odniesieniu do pracownika, który pełnił obowiązki kierowcy podczas przejazdów.

Zwróćmy uwagę, że jeżeli pracownik dla odbycia podróży służbowej w celu wykonania zadania wynikającego z umowy o pracę korzystał z własnego pojazdu samochodowego, to czas poświęcony na tę podróż przypadający poza rozkładowe godziny pracy nie podlega wliczeniu do czasu pracy, chociaż pracownik pełni w tym czasie dodatkowe obowiązki kierowcy, ponieważ podstawowym celem podróży służbowej jest wykonanie konkretnych zadań wynikających z umowy o pracę, czas omawianego przejazdu nie jest kontrolowany, a użycie własnego środka lokomocji służy również wygodzie pracownika (wyrok SN z 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79).

Wyjaśnienia PIP

Zgodnie z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego czasem pracy jest czas podróży służbowej pracownika przypadający na jego normalne godziny pracy. Natomiast nie jest traktowany jako czas pracy czas podróży służbowej mającej miejsce poza normalnymi godzinami pracy i nie jest taka podróż służbowa rozliczana jako praca w godzinach nadliczbowych (wyrok z 27 października 1981 roku, sygn. I PR 85/81, wyrok z 23 czerwca 2005, sygn. II PK 265/04).

Omawiając rozliczanie czasu pracy podczas podróży służbowej warto wspomnieć jak rozliczany jest czas pracy pracowników odbywających podróż służbową samochodem osobowym. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, jeśli pracownik odbywa podróż służbową samochodem osobowym, którym kieruje i jednocześnie wiezie pasażera – innego pracownika –  który również odbywa podróż służbową, to czas podróży służbowej pracownika – kierowcy rozliczany jest jako czas pracy, a czas pracy pracownika pasażera nie jest rozliczany jako czas pracy, chyba że przypada na normalne godziny pracy tego pracownika (wyrok z 4 kwietnia 1979 roku, sygn. I PRN 30/79).

Dodać należy, że jeśli pracownik odbywający podróż służbową samolotem, promem, pociągiem itp. wykonuje telefony służbowe lub przygotowuje prezentacje na potrzeby pracodawcy to taką podróż służbową należy traktować jako czas pracy pracownika, nawet jeśli przypada czas tej podróży służbowej poza normalnymi godzinami pracy tego pracownika, gdyż zwyczajnie świadczy on pracę. W takim przypadku najprawdopodobniej wystąpią godziny nadliczbowe i pojawi się konieczność zrekompensowania tych godzin odpowiednim wynagrodzeniem lub czasem wolnym w odpowiednim wymiarze przewidzianym przez Kodeks pracy.

Sytuacja z ustalaniem czasu pracy w delegacji nieco się komplikuje, jeżeli do pracownika zastosowanie ma ruchomy rozkład czasu pracy tzn. jeżeli pracownik normalnie rozpoczyna pracę w określonym przedziale czasowym np. między godziną 7 a 9 rano. Z pomocą w rozstrzygnięciu tej kwestii przychodzi nam resort pracy. W ocenie resortu pracy podróż służbowa przypadająca na tzw. „widełki” w których pracownik rozpoczyna codziennie pracę jest czasem pracy (stanowisko Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z 30 listopada 2016 roku).

Źródło: PIP

A zatem jak wyznaczać czas przepracowany przy tzw. ruchomym czasie pracy?

W przypadku pracowników korzystających z tzw. ruchomego czasu pracy, w którym określony jest pewien przedział czasowy rozpoczynania i kończenia pracy (zgodnie z art. 140¹ K.p.), do czasu pracy nie należy zaliczać okresów przejazdu do miejsca wykonywania obowiązków w podróży służbowej przypadającego przed rozpoczęciem wyznaczonego pracownikowi przedziału rozpoczynania pracy.

Natomiast za czas pracy trzeba uznawać:

• czas przejazdu przypadający w ramach godzin objętych wspomnianym przedziałem oraz
• godziny przejazdu wykraczające poza ten przedział w wymiarze nieprzekraczającym w sumie 8 godzin liczonych od 1 godziny przedziału.

Przykład

Pełnoetatowy pracownik korzystający pracujący w tzw. systemie ruchomego czasu pracy, obowiązki służbowe może rozpoczynać między godz. 8.00 a 9.00 i w związku z tym kończy je po 8 godzinach czyli w przedziale od 16.00 do 17.00. Jego wyjazd w podróż służbową:

• przed 8.00 oznacza, że czas przejazdu należy zaliczyć do czasu pracy dopiero od godz. 8.00,
• o godz. 9.00 jest równoznaczny z tym, że czas pracy trzeba liczyć właśnie od tej godziny,
• po godz. 9.00 oznacza, że podróżowanie powinniśmy traktować jako czas pracy od momentu faktycznego wyjazdu.

Inaczej jest przy pracownikach mobilnych

Innego podejścia w kontekście ustalania czasu pracy przy wyjazdach służbowych wymagają tzw. pracownicy mobilni, czyli tacy, którzy ze względu na specyfikę pracy i zakres swoich obowiązków służbowych stale się przemieszczają po określonym terytorialnie miejscu pracy. Zgodnie z orzecznictwem SN, przejazdy odbywane przez takich pracowników w ramach wykonywania wyznaczonych im zadań są traktowane jako czas pracy. Przykładowo w wyroku SN z 3 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 107/08, OSNP 2010/11-12/133) wyjaśniono, że: „Czas pracy w rozumieniu art. 128 K.p. rozpoczyna się od wyjazdu z mieszkania pracownika handlowego w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy, a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania; czas ten obejmuje również powrót do mieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego.”.

Podobnie stwierdzono w wyroku SN z 11 sierpnia 2015 r., sygn. akt III PK 152/14: „Czasem pracy (art. 128 § 1 KP) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Z tego punktu widzenia jest więc obojętne, jakim środkiem transportu pracownik się przemieszcza (własnym, dostarczonym przez pracodawcę, czy publicznym), jak również czym się zajmuje w czasie przejazdu (prowadzi samochód, świadczy pracę możliwą do wykonania w czasie przejazdu, czy też odpoczywa). Za czas pracy może być również uznany czas poświęcony na wykonywanie obowiązków pracowniczych w miejscu zamieszkania pracownika, jeżeli nie ma on zorganizowanego przez pracodawcę żadnego miejsca („biura”), które mogłoby być traktowane jako filia siedziby pracodawcy.”.

Naruszenie odpoczynku dobowego

Jeśli czas poświęcony na przejazdy odbywane w delegacji narusza ustaloną w Kodeksie pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie. Akcentuje to wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04, uwypuklający, że: „Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej (oraz ewentualnego pobytu w tej miejscowości) nie jest pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlega wliczeniu do jego normy (nie może być od niej „odliczony”), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy ma w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia o tyle, o ile uszczupla limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.