Na mocy § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, płatnicy nie muszą uiszczać składek zusowskich od wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł. Do końca sierpnia 2023 r. ww. limit wynosił 300 zł, a jeszcze wcześniej – 190 zł.
Podwyższenie omawianego pułapu zwolnienia zusowskiego do 450 zł to efekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 9 sierpnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przywołany akt prawny dodatkowo przesądził o wskazaniu wprost w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, iż ozusowaniu nie podlega wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które uprawniają do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych.
Niestety ZUS od pewnego czasu bardzo restrykcyjnie interpretuje przepis, który ustanawia ww. zwolnienie z oskładkowania.
Zapoznaj się jak do wspomnianej kwestii odniósł się resort pracy.
Interpelacja
W interpelacji z grudnia 2024 r. nr 6854, wniesionej przez Pana Posła Tadeusza Tomaszewskiego w sprawie benefitów żywnościowych, wskazano, że w ostatnim czasie notujemy niepokojący i nasilający się trend: pracodawcy odchodzą od udzielania tego benefitu swoim pracownikom ze względu na zmianę interpretacji przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, której dokonał Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w 2023 r.
Tym samym ZUS nałożył na pracodawców i pracowników uciążliwe w realizacji obowiązki formalnoprawne i księgowe w postaci gromadzenia i ewidencjonowania dowodów (w postaci paragonów) przez okres 10 lat, pomimo że faktyczne brzmienie przepisu rozporządzenia nie wymaga dokumentowania wydawanych przez pracownika środków jeśli dofinansowanie odbywa się za pośrednictwem bonów, talonów, kuponów lub kart żywieniowych, których sieć punktów akceptujących jest ograniczona wyłącznie do podmiotów oferujących posiłki (placówek gastronomicznych i sklepów spożywczych). Dla pracownika oznacza to konieczność przechowywania 250 paragonów rocznie przez okres 10 lat, a dla dużego pracodawcy, zatrudniającego np. 10 tys. pracowników oznacza to konieczność gromadzenia aż 2,5 mln paragonów rocznie. W konsekwencji nowe wymagania ZUS negatywnie wpływają a często blokują zdolność przedsiębiorstw do dbania o dobrostan pracowników przez zaspokojenie ich potrzeb żywieniowych. Warto również podkreślić, że odpowiednie żywienie pracowników przekłada się na mniejsze absencje oraz wyższą wydajność, co jest korzystne nie tylko dla pracowników, ale i dla całego sektora gospodarczego w Polsce.
Przy tym należy przypomnieć, że w raporcie „Indeks Polityki Zdrowego Środowiska Żywnościowego” dla Polski wskazano na konieczność wsparcia inicjatyw promujących zdrowe odżywianie wśród pracowników, szczególnie w prywatnym sektorze, gdzie pracodawcy dobrowolnie podejmują działania w tym zakresie. Przedmiotowe rozporządzenie w swojej celowości odpowiadało na rekomendacje ekspertów, w zakresie stymulowania ulg podatkowych wspierających pracodawców promujących zdrowe, regularne żywienie. Nowa interpretacja przepisów przez ZUS, w tym wypadku jest sprzeczna z celem obowiązujących przepisów.
Wobec powyższego poseł wnoszący ww. interpelację poprosił o udzielenie odpowiedzi na pytania:
- Czy nowa interpretacja przepisów przez ZUS przeszła konsultacje społeczne z przedstawicielami pracodawców i pracowników?
- Czy ministerstwo planuje urealnienie przepisów, aby zmniejszyć bariery biurokratyczne wynikające z konieczności gromadzenia dowodów zakupu posiłków przez pracowników?
- Jaka była intencja zmiany interpretacji przepisów przez ZUS w zakresie benefitów żywieniowych? Czy ministerstwo wydawało jakiekolwiek dyspozycje lub wytyczne dotyczące interpretacji tych przepisów?
- Czy ministerstwo rozważa wydanie dyspozycji i wytycznych do ZUS, które będą wprost wspierały cel jakim jest promowanie zdrowego, regularnego odżywiania i umożliwiały pracodawcom i pracownikom korzystanie z wskazanych ulg podatkowych bez barier biurokratycznych?
Odpowiedź resortu pracy
W odpowiedzi z 13 stycznia 2025 r. na przywołaną interpelację resort pracy stwierdził:
„(…) Stosownie do art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497, z późn. zm.) dalej u.s.u.s., podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych będących pracownikami stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników nie uwzględnia się wynagrodzenia oraz zasiłków za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. Podstawy wymiaru składek nie stanowią też przychody wymienione w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728, z późn. zm.).
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 cytowanego rozporządzenia – w brzmieniu obowiązującym od 1 września 2023 r. – podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków oferowanych pracownikom bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ma w mojej ocenie charakter materialnoprawny, a nie proceduralny i nie reguluje zatem kwestii związanych z trybem i zasadami dowodzenia przez płatnika składek wyłączenia określonych kwot z podstawy wymiaru składki i jego prawidłowości. Nie reguluje więc rozkładu obowiązku dostarczania środków dowodowych, które mają wykazać, że podstawa wymiaru składek została ustalona prawidłowo z uwzględnieniem § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, tj. w szczególności, czy została ona pomniejszona o kwotę nieprzekraczającą 450 zł oraz, czy wartości, o które została ona pomniejszona, mieszczą się w kategoriach wymienionych przez ten przepis (posiłki finansowane pracownikom bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu; otrzymane przez pracowników bony, talony, kupony i karty przedpłacone uprawniające do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych).
Kwestie te regulowane są wyłącznie przez przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczące kontroli płatników składek, oraz Kodeksu postępowania administracyjnego, które mają zastosowanie do postępowania wyjaśniającego, poprzedzającego wydanie przez ZUS decyzji w sprawach spornych.
Z całokształtu omawianych przepisów – zarówno w odniesieniu do kontroli płatników składek, np. art. 87 ust. 1 pkt 3 oraz art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jak i ewentualnych następczych postępowań administracyjnych w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych, np. art. 7 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572) w zw. z art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – wynika, że ciężar udowodnienia przesłanek do zastosowania § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego spoczywa na płatniku składek. Odpowiada to przyjętej na gruncie postępowań w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych zasadzie, która wymaga od płatników i ubezpieczonych wykazywania aktywnej roli w postępowaniu dowodowym obejmującej dostarczanie środków dowodowych, potwierdzających przysługujące im uprawnienia.
W sprawach dotyczących zwolnienia przychodu uzyskanego przez pracownika z podstawy wymiaru składek, to na zainteresowanym/stronie spoczywa ciężar udowodnienia istnienia przesłanek do zastosowania § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Ma to szczególne znaczenie, jeśli wziąć pod uwagę, że – w myśl art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – rozporządzenie przewiduje wyjątki od generalnej zasady oskładkowania każdego przychodu pracowniczego.
Odnosząc się do pytania 1. wyjaśniam, że projekt rozporządzenia zmieniającego, którego przepisy weszły w życie 1 września 2023 r. był przedmiotem konsultacji publicznych i opiniowania. Pragnę jednak zauważyć, że realizacja przepisów o ubezpieczeniach społecznych, a w szczególności stwierdzanie i ustalanie obowiązku ubezpieczeń społecznych oraz wymierzanie i pobieranie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy do zakresu działania ZUS a interpretacja przepisów przez ZUS nie podlega konsultacjom społecznym z przedstawicielami pracodawców i pracowników.
W zakresie pytania 2. wyjaśniam, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jest otwarte na przeprowadzenie nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Należy jednak zauważyć, że proponowane dotychczas przez stronę społeczną (zarówno związki zawodowe, jak i organizacje pracodawców) zmiany, w opinii Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ze względu na materialnoprawny charakter przywołanego rozporządzenia dalej nie będą miały wpływu na zasady i tryb dowodzenia przez płatnika składek wyłączenia określonych kwot z podstawy wymiaru składki i jego prawidłowość. Kwestie te w dalszym ciągu będzie regulować u.s.u.s. i Kodeks postępowania administracyjnego. Przykładowo, postulowane przez stronę społeczną wprowadzenie umowy zawartej między prowadzącym placówkę a wydającym bony, talony, kupony i karty przedpłacone nie będzie przesądzać o sposobie wiarygodnego dowodzenia okoliczności, że były one faktycznie wydatkowane na cele związane z posiłkami.
Odnosząc się do pytania 3. wskazuję, że ewentualne wymieniane przez pracowników ZUS oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w kontaktach roboczych pisma nie stanowią źródła prawa i nie mogą mieć istotnego wpływu na treść i praktykę ich stosowania. Ma to szczególne znaczenie, biorąc pod uwagę, że zgodnie z art. 66 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nadzór nad zgodnością działań ZUS z obowiązującymi przepisami sprawuje minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego. Nadzór ten nie może dotyczyć spraw indywidualnych, rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnej. Nie ma również, w jego ramach, możliwości wydawania ZUS wiążących wytycznych i poleceń. Możliwości takiej nie dopuszcza art. 34a ust. 1 ustawy o Radzie Ministrów wskazując, że polecenia takie mogą być kierowane tylko do jednostek organizacyjnych, które nie posiadają osobowości prawnej (a zatem – nie do ZUS).
Rolę organu stosującego prawo w dziedzinie ubezpieczeń społecznych przepisy przypisują ZUS. Należy podkreślić, że każdy płatnik składek, zgodnie z art. 83d ust. 1 u.s.u.s., może wystąpić do ZUS o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek (na: ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych) oraz podstawy ich wymiaru. Interpretacje te, stosownie do art. 34 ust. 1-2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.), są wiążące dla ZUS i zastosowanie się do nich przez przedsiębiorcę nie może prowadzić do nałożenia na niego sankcji administracyjnych czy finansowych lub kar w zakresie, w jakim zastosował się on do uzyskanej interpretacji indywidualnej. Sytuacja taka nie może też prowadzić do obciążenia go daninami w wysokości wyższej niż ta wynikająca z uzyskanej interpretacji indywidualnej.
Wystąpienie z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji składkowej jest najlepszą drogą kwestionowania stanowiska ZUS w zakresie wykładni i praktyki stosowania przepisów dotyczących obowiązków płatników składek. W dalszej kolejności ewentualne kwestionowanie decyzji ZUS powinno odbywać się w drodze postępowania sądowego.
Odpowiadając na pytanie 4. pragnę podkreślić, że (jak wskazano powyżej) Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie może wydawać ZUS wiążących wytycznych i poleceń dotyczących interpretacji obowiązujących przepisów, niezależnie od celu ich wprowadzenia.”.
