W Dzienniku Ustaw z 2025 r. pod poz. 1409 opublikowano ustawę z 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Uwalnia ona przede wszystkim od obowiązku drukowania i przechowywania przez 5 lat zgłoszeń do ubezpieczeń zusowskich. Data wejścia jej w życie to 4 listopada 2025 r.
Zbędne obowiązki
W stanie prawnym obowiązującym do 3 listopada 2025 r. płatnicy powinni:
- drukować przesłane do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń (np. na formularzu ZUS ZUA);
- przekazywać ww. dokument do podpisu osoby zatrudnionej;
- przechowywać omawianą wersję drukowaną przez 5 lat.
Wyczekiwane zmiany
Wskazane wyżej obowiązki od dawna były krytykowane jako generujące zbędne koszty (papier, druk), stwarzające ryzyko naruszenia RODO i przede wszystkim – dublujące dokumentację, która i tak istniała już w systemach ZUS i płatników.
Na szczęście od 4 listopada 2025 r. firmy nie muszą już:
- drukować zgłoszeń ZUS ZUA, ZUS ZZA i innych, które wysłano elektronicznie;
- zbierać na nich podpisów od zatrudnionych;
- archiwizować tych papierowych kopii przez 5 lat.
Co warto zrobić w świetle przedmiotowej nowelizacji przepisów
Płatnicy wskutek rzeczonej modyfikacji przepisów powinni:
- zaktualizować wewnętrzne zasady, które np. przewidują procedurę zbierania podpisów na papierowych drukach zgłoszeniowych do ZUS;
- zrobić porządki w dokumentacji – wszystkie papierowe zgłoszenia do ZUS, które do tej pory były gromadzone, można bezpiecznie zniszczyć (pamiętając oczywiście o tym, aby zrobić to zgodnie z zasadami RODO!).
- zawsze upewniać się, że posiadają cyfrowe dowody wysłania zgłoszeń do ZUS.
