Dokumentacja kadrowa / pracownicza (w tym składkowa i podatkowa) jest bardzo obszerna i to jak prawidłowo się z nią obchodzić jest źródłem wielu problemów i wątpliwości. Materię z tego zakresu reguluje przede wszystkim rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niestety nie wystarczy znajomość tylko tego aktu prawnego. W obszarze szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej wymagana jest także wszakże orientacja w wielu innych przepisach, zarówno tych z obrębu prawa pracy, jak i chociażby regulacji odnoszących się do zagadnień świadczeń chorobowych oraz rozliczeń płacowych.
Aby ułatwić Wam sporządzanie zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentów kadrowych i umów cywilnoprawnych, oferujemy unikalne narzędzia: „Mistrz Dokumentacji” oraz interaktywną listę kontrolną wyjaśniającą gdzie i dlaczego przechowywać dokumentację związaną z zatrudnieniem.
Podział akt osobowych
Od 21 marca 2023 r. w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przewidziany jest podział akt osobowych na 5 (w miejsce funkcjonujących w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 20 marca 2023 r. czterech) części obejmujących:
- etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),
- etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),
- etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych),
- wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych),
- dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).
Co istotne, wskutek zmodyfikowania reguł prowadzenia dokumentacji pracowniczej:
- od 21 marca 2023 r. przesądzono o:
- przechowywaniu w części B akt osobowych dokumentów o charakterze informacyjnym dotyczących kontroli na obecność w organizmie alkoholu i środków działających podobnie,
- dodaniu części E do gromadzenia dokumentów związanych z ww. kontrolą (zawierających m.in. informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli oraz wyniku tego badania);
- od 7 kwietnia 2023 r. przewidziano przechowywanie w części B akt osobowych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
10 lub 50 lat
W aktualnym stanie prawnym, w zależności od daty zatrudnienia poszczególnych osób, różny jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Szczegóły przedstawia poniższa tabela:
| Data zatrudnienia osoby, dla której prowadzona jest dokumentacja związana z zatrudnieniem: | Okres przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem |
| przed 1 stycznia 1999 r. | 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy |
| po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., gdy za zatrudnionego nie złożono raportu ZUS RIA | 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy |
| po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., gdy za zatrudnionego złożono raport ZUS RIA | 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny ZUS RIA został złożony, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres |
| po 31 grudnia 2018 r. | 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. |
10-letni okres przechowywania omawianej dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny ZUS RIA (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że zakład pracy nie musi liczyć wskazanego okresu oddzielnie dla każdego zatrudnionego, gdyż zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.
Zmiany, zmiany, zmiany…
Osoby zajmujące się sprawami kadrowo-płacowymi powinny na bieżąco śledzić zmiany dokonywane przez ustawodawcę w obszarze dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Jest to konieczne, aby prawidłowo wypełniać obowiązki z obszaru omawianej dokumentacji.
W tym miejscu warto nadmienić, iż:
– od 4 listopada 2025 r. firmy nie muszą już:
- drukować zgłoszeń ZUS ZUA, ZUS ZZA i innych, które wysłano elektronicznie;
- zbierać na nich podpisów od zatrudnionych;
- archiwizować tych papierowych kopii przez 5 lat;
– w związku z tzw. pakietem deregulacyjnym, od 12 grudnia 2025 r. obok dotychczasowej formy pisemnej (obejmującej zarówno dokument papierowy, jak i elektroniczny podpis kwalifikowany) dopuszczono postać elektroniczną jako sposób potwierdzenia, że pracownik odbył szkolenie wstępne z zakresu bhp. Jeżeli pracownik skorzysta z tej formy potwierdzenia, pracodawca ma obowiązek:
- dokonać odpowiedniej adnotacji w karcie szkolenia wstępnego,
- a także dołączyć do tej karty dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie odbycia instruktaży przez pracownika albo jego odwzorowanie.
„Mistrz Dokumentacji”
W odpowiedzi na spływające do redakcji liczne sugestie, przygotowaliśmy bardzo pożyteczne narzędzie w postaci wyjątkowego kreatora dokumentów kadrowych / pracowniczych: „Mistrz Dokumentacji”, dzięki któremu w kilka chwil:
- stworzysz umowę zlecenie, umowę o dzieło, zestaw dokumentów dla nowego pracownika lub własny wzór;
- wygenerujesz zbiorczo dokument dla wielu osób.
Największe zalety „Mistrza Dokumentacji” to:
✔ Generowanie dokumentów kadrowych (nawet dla kilku czy kilkudziesięciu podmiotów) w parę chwil
✔ Zbiorcze tworzenie dokumentów dla wielu (np. dla wybranej grupy) zatrudnionych
✔ Możliwość tworzenia własnych wzorów (dzięki unikalnemu systemowi tzw. „znaczników”)
✔ Generowanie umów o dzieło i umów zlecenia (z klauzulami RODO i ewidencją godzin pracy)
✔ Zapisywanie wszystkich lub wybranych dokumentów w formacie PDF
✔ Interaktywna lista kontrolna wyjaśniająca, gdzie i dlaczego dany dokument powinien być przechowywany
✔ Idealne narzędzie dla biur rachunkowych, kadrowców i przedsiębiorców
✔ Bezpieczne przechowywanie kopii danych (w podziale na różnych pracodawców)
✔ Kreator dokumentów tworzony przez praktyków
✔ Łatwość w obsłudze
✔ Postać pliku MS Excel z Makrami
Zainteresowana/y? Kliknij obok link do „Mistrza Dokumentacji”
Interaktywna lista kontrolna
Jednym z częstszych pytań zadawanych sobie przez osoby zajmujące się zagadnieniami kadrowo-płacowymi jest to, gdzie zgodnie z przepisami przechowywać poszczególne dokumenty wytwarzane w codziennej pracy. Czy w aktach osobowych (a jeśli tak to w której części), czy w pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, czy też może poza dokumentacją pracowniczą?
Odpowiedzi na powyższe zagwozdki daje specjalny kalkulator: Dokumentacja pracownicza (w tym składkowa i podatkowa) – lista kontrolna gdzie ją przechowywać – praktyczne narzędzie.
