W praktyce płacowej często przychodzi mierzyć się z zagadnieniem: jak rozliczać pod względem składek ZUS i podatku premie i świadczenia pozapłacowe należne za okresy urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego i za okresy pobierania świadczeń chorobowych.
Niniejszy tekst rozwiewa wątpliwości z tej materii.
Rozliczenie premii i świadczeń pozapłacowych należnych za okresy urlopów związanych z rodzicielstwem oraz pobierania świadczeń chorobowych różni się zasadniczo w zakresie składek ZUS i podatku dochodowego. Kluczowe znaczenie ma to, czy dane świadczenie przysługuje za okres faktycznego świadczenia pracy, czy za okres nieświadczenia pracy z powodu tych urlopów lub choroby.
Rozliczenie w zakresie składek ZUS
1. Świadczenia należne za okres urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego
Przebywanie na tych urlopach lub pobieranie zasiłku macierzyńskiego stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, inny niż stosunek pracy. W tym okresie pracownik nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę.
W konsekwencji, premie, nagrody i świadczenia pozapłacowe (np. pakiety medyczne, ubezpieczenie grupowe, karty sportowe), do których pracownik ma prawo wyłącznie za okres przebywania na tych urlopach, nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS z tytułu stosunku pracy. Prawo do nich nie wynika z okresu świadczenia pracy, lecz z faktu korzystania z urlopu.
Warunek: Jeśli pracownik łączy urlop rodzicielski z wykonywaniem pracy na zasadach określonych w Kodeksie pracy, wówczas podlega ubezpieczeniom z obu tytułów. W takiej sytuacji świadczenia pozapłacowe przysługujące za okres łączonej pracy w całości wchodzą do podstawy wymiaru składek ZUS.
2. Świadczenia należne za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłków (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, rehabilitacyjnego)
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są składniki wynagrodzenia (w tym świadczenia pozapłacowe), do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania ww. świadczeń, jeżeli wynika to z postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.
- Zwolnienie dotyczy tylko świadczeń o charakterze roszczeniowym (np. stała premia, dodatek stażowy, pakiet medyczny, jeśli regulamin gwarantuje jego finansowanie podczas choroby). Pracownik musi mieć prawo do ich wypłaty, a nie mogą one zależeć od uznania pracodawcy.
- Warunkiem koniecznym jest odpowiedni zapis w wewnętrznych przepisach płacowych. W przypadku braku takiego zapisu, wartość świadczenia przysługującego w okresie choroby stanowi podstawę wymiaru składek ZUS.
- Zwolnienie ma zastosowanie także do zleceniobiorców, jeśli prawo do świadczenia wynika z ww. aktów.
3. Metoda obliczeń przy częściowym okresie absencji
Jeśli pracownik przebywał na urlopie lub chorował przez pełny miesiąc, cała kwota świadczenia jest zwolniona z oskładkowania. Natomiast jeśli absencja obejmowała tylko część miesiąca, kwotę świadczenia zwolnioną z oskładkowania oblicza się proporcjonalnie. Pracodawca może zastosować jedną z dwóch metod (najlepiej, aby wybór metody był określony w przepisach wewnętrznych):
- Metoda 1: Pełną miesięczną wartość świadczenia dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnoży przez liczbę dni absencji.
- Metoda 2: Pełną miesięczną wartość świadczenia dzieli się przez 30 i mnoży przez liczbę dni absencji.
Od pełnej kwoty świadczenia odejmuje się obliczoną wartość części zwolnionej. Różnica stanowi podstawę wymiaru składek ZUS.
Przykład obliczeniowy – dodatek stażowy podczas częściowej choroby: Pracownik ma prawo do dodatku stażowego w kwocie 600 zł miesięcznie, również w czasie choroby (zapis w regulaminie). W lipcu (31 dni) przebywał 10 dni na zwolnieniu lekarskim.
- Metoda 1: (600 zł / 31 dni) * 10 dni = 193,50 zł (część zwolniona). Podstawa składek ZUS od dodatku: 600 zł – 193,50 zł = 406,50 zł.
- Metoda 2: (600 zł / 30) * 10 dni = 200 zł (część zwolniona). Podstawa składek ZUS od dodatku: 600 zł – 200 zł = 400 zł.
4. Premie i nagrody za okres świadczenia pracy
Jeżeli premia lub nagroda przysługuje za okres faktycznego wykonywania pracy, to podlega oskładkowaniu na ogólnych zasadach, nawet jeśli została wypłacona w okresie, gdy pracownik przebywał na urlopie macierzyńskim lub chorował.
Rozliczenie w zakresie podatku dochodowego (PIT)
W przepisach podatkowych nie ma odpowiednika zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego.
Oznacza to, że cała wartość premii, nagród i świadczeń pozapłacowych, które stanowią przychód ze stosunku pracy, podlega opodatkowaniu PIT, niezależnie od tego, czy przysługują za okres pracy, czy za okres urlopu/choroby. Dotyczy to zarówno świadczeń pieniężnych, jak i niepieniężnych (ich wartość określa się według cen rynkowych).
Podsumowanie kluczowych zasad:
- ZUS dla urlopów rodzicielskich/wychowawczych: Świadczenia należne za okres nieświadczenia pracy z tych tytułów – zwolnione.
- ZUS dla choroby/zasiłków: Świadczenia należne za ten okres – zwolnione, ale tylko jeśli pracownik ma do nich roszczeniowe prawo wynikające z przepisów wewnętrznych.
- PIT: Wszystkie wymienione świadczenia jako przychód z pracy – zawsze opodatkowane.
Wygenerowano przez Kadry-Place-AI.pl
