Wyliczanie wynagrodzenia w razie podwyżki w trakcie miesiąca oraz absencji chorobowo-urlopowych jest dość skomplikowaną sytuacją, z którą niejednokrotnie muszą radzić sobie specjaliści z działów kadr i płac. W takich okolicznościach trzeba rozstrzygnąć:
- jak skalkulować pensję za okres przed i po podwyżce oraz
- w jaki sposób obliczyć kwotę potrącenia płacy za dni nieobecności w pracy.
Skorzystaj z wyjątkowych kalkulatorów: wyliczającego potrącenie za czas nieobecności pracy i wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca: Obliczanie kwoty pomniejszenia wynagrodzenia za okres nieobecności w pracy oraz obliczającego wynagrodzenia w miesiącu zmiany wysokości pensji w trakcie miesiąca
Płaca przed i po podwyżce
Powszechnie obowiązujące przepisy nie regulują kwestii tego, jakich wyliczeń należy dokonać celem ustalenia wynagrodzenia przysługującego za miesiąc, w którym miała miejsce podwyżka płacy określonej stałą miesięczną stawką. Analizując to zagadnienie, można posiłkować się stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy (GIP) wyrażonym w piśmie z 6 kwietnia 2009 r. (sygn. GPP-471-4560-24/09/PE/RP) dotyczącym kalkulowania pensji po zmianie wymiaru czasu pracy w ciągu miesiąca.
W myśl wspomnianego wyżej pisma, w opisanych okolicznościach powinniśmy zastosować odpowiednio § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Przy czym do przeliczeń należałoby wykorzystać tylko te wskazówki zawarte w przywołanym przepisie, które prowadzą do wyznaczenia stawki godzinowej. Mając już tą stawkę (w kwocie przed i po podwyżce), powinniśmy przemnożyć ją przez liczbę godzin przepracowanych podczas jej obowiązywania.
Przekładając przedstawione wyjaśnienia na praktykę, udzielenie odpowiedzi na pytanie: „jak obliczać wynagrodzenie w razie podwyżki w trakcie miesiąca” sprowadza się do:
- podzielenia pensji przysługującej pracownikowi przed modyfikacją warunków zatrudnienia przez liczbę godzin, które przypadały do przepracowania przez cały miesiąc;
- pomnożenia otrzymanej stawki godzinowej przez liczbę godzin faktycznie wypracowanych w okresie obowiązywania pensji przed podwyżką;
- podzielenia kwoty miesięcznej płacy po podwyżce przez liczbę godzin, przypadającą do przepracowania przez cały miesiąc;
- obliczenia iloczynu skalkulowanej stawki godzinowej i liczby godzin przepracowanych w okresie, gdy pracownikowi należała się płaca już podwyższona;
- zsumowania kwoty wyliczonej za pracę przed i po zmianie warunków zatrudnienia.
Wyliczanie kwoty potrącenia pensji za absencje w miesiącu podwyżki
W przypadku nieobecności w pracy, za okres których pracownik jest uprawniony do świadczeń chorobowych lub za okres, których nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za pracę (np. urlop bezpłatny lub nieobecność nieusprawiedliwiona) wynagrodzenie ustala się zgodnie z dyspozycją § 11 i § 12 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. Przy czym, co niezmiernie ważne, za podstawę do obliczenia jednostkowego obniżenia pensji należy przyjąć „miesięczną stawkę” obowiązującą w dacie wystąpienia konkretnej absencji.
Przykład
Pełnoetatowemu pracownikowi wykonującemu swe obowiązki służbowe w podstawowym systemie czasu pracy, od 18 września 2017 r. podwyższono miesięczne wynagrodzenie zasadnicze z poziomu 4.000 zł brutto do kwoty 4.500 zł. W dniu 6 września korzystał on z urlopu bezpłatnego, natomiast w okresie od 14 do 20 września przebywał na zwolnieniu lekarskim.
Uwzględniając powyższe informacje, skalkulowanie wrześniowego wynagrodzenia wyglądać powinno następująco:
1. wynagrodzenie za okres od 1 do 17 września (przed podwyżką):
4.000 zł : 168 godz. czasu nominalnego = 23,81 zł,
23,81 zł x 88 godz. do przepracowania w okresie od 1 do 17 września (8 godz. x 11 dni) = 2.095,28 zł;
2. wynagrodzenie za okres od 18 do 30 września (po podwyżce):
4.500 zł : 168 godz. = 26,79 zł,
26,79 zł x 80 godz. do przepracowania w okresie od 18 do 30 września (8 godz. x 10 dni) = 2.143,20 zł;
3. kwota pomniejszenia wynagrodzenia za urlop bezpłatny z 6 września:
4.000 zł (stara stawka pensji obowiązująca w dniu 6 września) : 168 godz. = 23,81 zł,
23,81 zł x 8 godz. urlopu bezpłatnego = 190,48 zł;
4. kwota pomniejszenia wynagrodzenia za chorobę od 14 do 20 września:
4.000 zł (stara stawka pensji przypadająca na czas choroby w okresie od 14 do 17 września) : 30 = 133,33 zł x 4 dni choroby = 533,32 zł,
4.500 zł (nowa stawka pensji obowiązująca w okresie choroby do 18 do 20 września) : 30 = 150 zł x 3 dni choroby = 450 zł,
533,32 zł + 450 zł = 983,32 zł;
5. łączne wynagrodzenie za pracę należne we wrześniu 2017 r.:
2.095,28 zł + 2.143,20 zł – 190,48 zł – 983,32 zł = 3.064,68 zł.
W opisanej sytuacji pracownikowi należy się jeszcze świadczenie chorobowe za 7 dni wrześniowej niedyspozycji zdrowotnej.
A co w przypadku urlopu wypoczynkowego wykorzystywanego w miesiącu podwyżki?
Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym okresie pracował. A zatem przy podwładnych otrzymujących stałe składniki pensji, nie ma potrzeby wydzielania z nich wynagrodzenia urlopowego. Nie trzeba więc dokonywać dodatkowych przeliczeń w związku z płatnym wypoczynkiem. Wystarczy wypłacić zatrudnionemu stałe elementy płacy w wysokości należnej w miesiącu korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego.
