Zwrot dopłaty do wynagrodzeń + wzór formularza rozliczenia dofinansowania z FGŚP

Każdy podmiot, który uzyskał dofinansowanie z FGŚP do wynagrodzeń i składek ZUS na mocy ustawy antykryzysowej, musi je finalnie rozliczyć. W praktyce dochodzi niekiedy do sytuacji, w których okazuje się, że część a nawet całość otrzymanych środków z FGŚP są nienależne. Wówczas zachodzi konieczność dokonania zwrotu określonej sumy środków na konto właściwego Wojewódzkiego Urzędu Pracy (WUP).

Resort pracy udostępnił kalkulatory służące rozliczeniu omawianego wsparcia „antykryzysowego”.

Przypomnijmy, że jak wynika z umowy o dofinansowanie z FGŚP, o którym mowa w art. 15g ustawy antykryzysowej, w terminie do 30 dni po upływie okresu objętego dofinansowaniem ze środków FGŚP, pracodawca składa do właściwego WUP:

• dokumenty potwierdzające prawidłowość wykorzystania środków / wsparcia z FGŚP
• dokumenty, potwierdzające zatrudnienie pracowników, na których otrzymał świadczenia z FGŚP.

Pracodawca na żądanie WUP zobowiązuje się dostarczyć:

• kopię porozumienia wprowadzającego przestój lub przewidującego obniżenie załodze wymiaru etatu,
• „Wykaz pracowników uprawnionych do świadczeń wypłacanych z FGŚP” sporządzony wg wzoru.

Pracodawca jest zobowiązany ponadto do powiadomienia WUP o istotnych zmianach okoliczności mających wpływ na wysokość wypłacanych świadczeń, w terminie 7 dni roboczych od dnia uzyskania informacji o jej wystąpieniu, w szczególności o:

• rezygnacji ze wsparcia;
• zmianie treści ww. porozumienia;
• rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem w okresie pobierania środków z FGŚP.

 

Zwrot środków

Niewykorzystana przez pracodawcę część środków stanowiących wsparcie z FGŚP podlega zwrotowi w terminie 30 dni po upływie okresu objętego dofinansowaniem ze środków FGŚP wynikającym z art. 15g ustawy antykryzysowej na rachunek bankowy WUP, z którego wypłacono te środki.

W tym samym terminie pracodawca, który:

• wykorzystał środki niezgodnie z przeznaczeniem, zobowiązany jest do zwrotu na rachunek bankowy WUP, środków w części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem;
• odmówił poddania się kontroli lub w razie faktycznej niemożności przeprowadzenia kontroli, zobowiązany jest do zwrotu całości środków wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków;
• wypowiedział umowę o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika w okresie pobierania przez pracownika świadczeń, o których mowa w art. 15g ustawy zobowiązany jest do zwrotu tej części środków, która była przeznaczona na dofinansowanie świadczeń zwolnionego pracownika wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków.

Przykładowo, jeśli przedsiębiorca, który w razie konieczności skieruje pracownika objętego przestojem ekonomicznym na kilka dni pracy, musi zwrócić część dofinansowania. Zwrot dotyczy jedynie proporcjonalnej części dofinansowania za czas, w którym pracownik wrócił do pracy. Przedsiębiorca powinien o tym fakcie powiadomić właściwego dyrektora wojewódzkiego urzędu pracy w terminie 7 dni. Zwrot środków w takim przypadku nie obejmuje odsetek ustawowych.

Konieczność zwrotu części dofinansowania z FGŚP, o którym mowa w art. 15g ustawy antykryzysowej może wystąpić np. także wtedy, gdy pracownik objęty dofinansowaniem przez część miesiąc chorował.

Zobrazujmy to przykładem:

Spółka z o.o. (która opłaca składkę wypadkową w wysokości 2%) zgodnie z umową zawartą z Dyrektorem WUP z Łodzi otrzymała za maj I transzę dofinansowania z FGŚP za pracowników, dla których zgodnie z porozumieniem zawartym z przedstawicielem załogo przewidział pracę od 1 maja w obniżonym o 20% wymiarze czasu pracy.

Jeden z pełnoetatowych pracownik objętych ww. porozumieniem wynagradzany jest stałą stawką wynagrodzenia w wysokości 3000 zł brutto.

Na mocy wspomnianego porozumienia jego stała płaca została pomniejszona o 20% tj. do poziomu 2400 zł (3000 zł – 20%).

Wysokość dofinansowania z FGŚP obliczona na omawianego pracownika powinna zostać skalkulowana jak niżej:

– połowa obniżonego wynagrodzenia brutto w związku ze zmniejszeniem wymiaru czasu pracy: 2400 zł x 50% = 1200 zł*

*(kwota ta jest niższa od 2132,59 zł czyli kwoty stanowiącej 40% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, obowiązującego na dzień złożenia wniosku o dofinansowanie: 40% x 5331,47 zł kwoty przeciętnego wynagrodzenia w pierwszym kwartale 2020 r. wynikającej z komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 12 maja 2020 r.)

– składki na ub. społeczne po stronie pracodawcy należne od kwoty dofinansowania:

• emerytalna: (9,76% x 1200 zł) = 117,12 zł
• rentowa: (6,5% x 1200 zł) = 78 zł
• wypadkowa: (2% x 1200 zł) = 24 zł
• razem: 117,12 zł + 78 zł + 24 zł = 219,12 zł

– łączna kwota otrzymanego na ww. pracownika dofinansowania: 1200 zł + 219,12 zł = 1419,12 zł.

Już po otrzymaniu przez spółkę dofinansowania z FGŚP za maj okazało się, że omawiany pracownik przedłożył zwolnienie lekarskie na 10 dni maja 2020 r., za co przysługiwało mu wynagrodzenie chorobowe. W związku z tym, kwota dofinansowania w rzeczywistości powinna w opisanym przypadku wynieść 1222,23 zł co wynika z poniższego wyliczenia:

– wynagrodzenie za pracę po pomniejszeniu o dni choroby: 2400 zł : 30 = 80 zł; 80 zł x 10 dni choroby = 800 zł; 2400 zł – 800 zł = 1600 zł;

– wynagrodzenie chorobowe:

[2400 zł – (2400 zł x 13,71%)] = 2400 zł – 329,04 zł = 2070,96 zł

2070,96 zł x 80% : 30 dni = 55,23 zł

55,23 x 10 dni = 552,30 zł;

– łącznie faktycznie należne wynagrodzenie za maj: 1600 zł + 552,30 zł = 2152,30 zł;

– połowa ww. wynagrodzenia: 2152,30 zł x 50% = 1076,15 zł

– składki na ub. społeczne po stronie pracodawcy należne od kwoty 50% wynagrodzenia pomniejszonego za chorobę czyli od kwoty 800 zł (1600 zł x 50%):

• emerytalna: (9,76% x 800 zł) = 78,08 zł
• rentowa: (6,5% x 800 zł) = 52 zł
• wypadkowa: (2% x 800 zł) = 16 zł
• razem: 78,08 zł + 52 zł + 16 zł = 146,08 zł

– łączna kwota należnego na ww. pracownika dofinansowania: 1076,15 zł + 146,08 zł = 1222,23 zł.

Jak wynika z powyższego, w przedstawionych okolicznościach spółka w przypadku opisanego pracownika powinna zwrócić WUP dofinansowanie w kwocie 196,89 zł (1419,12 zł – 1222,23 zł).

 

Przykładowy wzór Formularza rozliczenia dofinansowania z FGŚP

 

W celu złożenia formularza rozliczeniowego należy zalogować się na swoje konto na praca.gov.pl i postępować zgodnie z instrukcją.

Instrukcja procesu I Etapu rozliczenia dla podmiotów

Zgodnie z art. 17b ustawy antykryzysowej, WUP dokonują rozliczenia przekazanych uprawnionym podmiotom świadczeń dwuetapowo, w drodze:

• wstępnej weryfikacji rozliczenia otrzymanych środków na rzecz ochrony miejsc pracy z FGŚP i dokumentacji potwierdzającej wykorzystanie przekazanej pomocy zgodnie z przeznaczeniem, polegającej w szczególności na analizie jej kompletności, prawidłowości złożonych przez podmioty oświadczeń oraz weryfikacji kwot przekazanych i faktycznie wykorzystanych środków, której dyrektor WUP dokonuje w terminie 60 dni od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia i dokumentacji potwierdzającej dane zawarte w rozliczeniu,
• końcowej weryfikacji pełnej dokumentacji, potwierdzającej wykorzystanie przekazanej pomocy zgodnie z przeznaczeniem i ostatecznego zatwierdzenia przekazanego rozliczenia otrzymanych środków na rzecz ochrony miejsc pracy z FGŚP, która może zostać dokonana w okresie 3 lat od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia i dokumentacji potwierdzającej dane zawarte w rozliczeniu.

Zgodnie z umową pracodawca (Beneficjent) zobowiązany jest do rozliczenia we właściwym WUP w terminie do 30 dni od zakończenia wsparcia.

Podstawowym dokumentem inicjującym proces rozliczenia jest formularz pn. „Rozliczenie otrzymanych środków na ochronę miejsc pracy z FGŚP”. Przedmiotowy formularz zawiera tabelę z rzeczywistym dofinansowaniem na poszczególne tytuły i miesiące. Ponadto formularz zawiera szereg oświadczeń składanych przez rozliczającego pomoc. Formularz rozliczeniowy dostępny jest w formie elektronicznej w celu ułatwienia procesu rozliczenia i jest składany poprzez portal praca.gov.pl.

Do przedmiotowego formularza rozliczeniowego należy dołączyć niezbędne dokumenty pozwalające na prawidłową weryfikację wydatkowanej pomocy. Wymagane dokumenty to:

• wykaz pracowników sporządzony na dzień złożenia wniosku, w oparciu o który podmiot złożył wniosek – nie dotyczy Beneficjentów, którzy załączali wykaz na etapie wnioskowania o środki,
• wykaz pracowników, którym przekazałeś pomoc otrzymaną z FGŚP za każdy miesiąc, w którym została przyznana pomoc

• • • dla wniosków, w których wskazano jako datę wypłaty świadczenia pierwszy dzień danego miesiąca (pełne miesiące) – „15g_kalkulator_pełne_m-ce”,
    • dla wniosków, w których wskazano jako datę wypłaty świadczenia dzień inny niż pierwszy dzień miesiąca – „15g_kalkulator_niepelne_m-ce_v1_2020_08_03″,

• dokument(y) potwierdzający(e) przelewy wynagrodzeń pracowników, bądź odbiór wypłaty w gotówce (np. wyciąg bankowy) za każdy miesiąc otrzymanego wsparcia,
• zbiorcze potwierdzenie dokonania przelewu z tytułu składek ZUS za każdy miesiąc otrzymania wsparcia na kwotę nie mniejszą niż wartość składek ZUS finansowanych w ramach wniosku,
• zbiorcze potwierdzenie dokonania przelewu z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych za każdy miesiąc otrzymania wsparcia na kwotę nie mniejszą niż wartość zaliczki na podatek dochodowy, która została sfinansowana w ramach wniosku (w przypadku zakładów pracy chronionej oraz zakładów aktywności zawodowej oznacza to płatność dokonaną zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2019.1387 z późn. zm.).

Istotną czynnością do wykonania przez podmiot przed przystąpieniem do rozliczenia jest wyliczenie kwot faktycznie wykorzystanych środków na pomoc na poszczególnych pracowników, do czego służy pliki excel pn. „15g_formularz_rozliczenia_kalkulator_<numer wersji>_<data wersji>”. Przedmiotowy plik zawiera możliwość rozliczenia pomocy w zakresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy, bądź obydwu pomocy jednocześnie.

Ważne: w formularzu rozliczeniowym należy podać numer umowy, który jest tożsamy z numerem wniosku.

Każda z zawartych umów podlega odrębnemu rozliczeniu na ww. zasadach. Za okres rozliczeniowy uważa się 30 dni (jedna transza). Tak więc, jeżeli umowa była podpisana na okres 10 kwietnia – 10 lipca to należy rozliczyć wg klucza: 10.04. – 30.04.;  01.05. – 31.05.; 01.06. – 30.06. oraz 01.07 – 10.07 natomiast w przypadku gdy umowa była podpisana na 3 miesiące maj, czerwiec i lipiec to należy rozliczyć wg klucza: 01.05. – 31.05.; 01.06. – 30.06. oraz 01.07 – 31.07.

Podmiot składając rozliczenie, ponosi odpowiedzialność za prawidłowe przeliczenie otrzymanego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników. Wynagrodzenie powinno być obliczone zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Należy pamiętać, że środki FGŚP są dopłatą do kwoty wynagrodzenia ustalonego we wniosku, tak więc podmiot rozlicza się do wysokości przyznanego dofinansowania z tytułu przestoju ekonomicznego, bądź z tytułu obniżonego wymiaru czasu pracy na pracowników ujętych w wykazie sporządzonym na dzień złożenia wniosku. Niewykorzystanych środków z dofinansowania jednego pracownika nie można przeznaczyć na dofinansowanie innego pracownika, gdyż pomoc przyznana została na pracownika w ramach ochrony miejsca pracy.

Kalkulatory do rozliczenia dofinansowania z FGŚP + instrukcja jak je wypełnić

• 15g_formularz_rozliczeniowy_v1_08.07.2020.xlsx (xlsx, 15 KB)
• 15g_instrukcja_VIA-WOMPR_v2_14.10.2020_praca.gov.pl.pdf (pdf, 1,64 MB)
• 15g_kalkulator_pelne_m-ce_v3_06.10.2020.xlsx (xlsx, 2,38 MB)
• 15g_instrukcja_kalkulator_pelne_m-ce_v1_22.07.20202.pdf (199 KB)
• 15g_kalkulator_niepelne_m-ce_v2_06.10.2020.xlsx (xlsx, 3 MB)
• 15g_instrukcja_kalkulator_niepelne_m-ce_v1_2020_08_03.pdf (pdf, 273 KB)